De Ultieme Bidmanagement Gids: kwalificatie

Een salesmanager van een middelgroot bouwbedrijf wil inschrijven op een tender voor een groot infrastructureel project. De achterliggende reden is natuurlijk dat hij zijn target wil halen. Hoewel de bidmanager weet dat de winkans laag is en het project niet in de forecast is opgenomen, besluit je organisatie toch mee te doen.

De bidmanagementafdeling heeft weken lang gewerkt aan het voorstel. Jullie organisatie heeft experts ingehuurd en flink wat overuren gemaakt. Terwijl winbare kansen nietsvermoedend aan jullie neus voorbij zijn gegaan. Wat zonde zeg.

Uit de praktijk weten we dat dit vaak voorkomt. Bidmanagers hebben geen tegenwicht in de bid/no-bid beslissing. Terwijl zij juist bepalend zouden moeten zijn in de bid/no-bid, niet het opportunisme van een salesmanager. 

Met een stevige kwalificatie kunnen bidmanagers overtuigender zijn in de bid/no-bid. Je hebt dan een duidelijk beeld van waarom jullie wel of niet moeten meedoen en wat er voor nodig is om deze te winnen. We weten dat dit in de praktijk niet vaak genoeg gebeurt.

Ben je klaar voor een andere aanpak van de kwalificatie in bidmanagement? Een die ervoor zorgt dat je organisatie stopt met inschrijven op niet winbare kansen. Lees deze gids nauwkeurig.

We leggen uit hoe je:

• Geautomatiseerd nieuwe kansen signaleert.
• Een scherpe checklist maakt voor de eerste screening.
• Een tender samenvatting maakt. 
• Een bid analyseert voor Legal, Operations en Sales. 
• Financiële risico’s controleert. 
• Een datagedreven bid/no-bid beslissing neemt. 
• Een passende bid/no-bid template maakt en kwantificeert. 
• Overtuigt in de bid/no-bid met een kwalificatierapport. 
• De threshold van de bid/no-bid bepaalt. 

‍

Een stap voor stap gids in de fase kwalificatie.

‍
Stap 1: Kansen vroegtijdig signaleren = winrate verhogen

Stel je voor: je bid team heeft een voorsprong op de concurrentie. Ze zien strategische kansen en handelen adequaat. Terwijl de concurrent aanklopt voor een kennismakingsgesprek, zit jullie salesmanager al aan zijn derde kop koffie. 

Dit kan alleen met vroegtijdige forecast, waardoor je strategisch vooruit kunt plannen en resources optimaal kunt benutten

De tender is op de mat gevallen en jullie zijn helemaal voorbereid.

In dit hoofdstuk ontleden we technieken en tools voor een efficiënte signalering.

1.1 Spotten van kansen & voorselectie

Kansen signaleren begint met de verzameling van aanbestedingen uit openbare bronnen, zoals Tenderned en TED (Tenders Electronic Daily). Ook de RfP’s die via e-mail binnenkomen, worden meegenomen. Het is de taak van tendermanagers om met aangebrachte filters behendig door het oerwoud van kansen te navigeren en nauw samen te werken met sales om elke kans kort te evalueren na de analyse van het tenderdocument.

Automatiseer en personaliseer signaleren met Altura

Personaliseer en automatiseer signaleren met tools van Altura: ‘Nieuwe kansen’ en ‘Zoekprofielen’. Zo mis je geen enkele kans en verhoog je de winrate.

Nieuwe kansen

Door geavanceerde algoritmen en AI te gebruiken, scannen we voortdurend bronnen zoals overheidsdatabases en industrie publicaties. Je krijgt realtime-updates van de nieuwste kansen die aansluiten bij jullie commerciële doelstellingen.

Zoekprofielen

Personaliseer zoekopdrachten voor je organisatie met ‘Zoekprofielen’ van Altura. Stel specifieke criteria in, zoals: industrie, projectgrootte en locatie. Alle relevante kansen zijn beschikbaar in een overzichtelijk dashboard.

Door de constante verwerking van datagedreven inzichten, kun je strategieën verbeteren en de winkans verhogen.

Tendermanagers anders inzetten

Grote commerciële organisaties hebben vaak een of twee tendermanagers (of sales support) die de hele dag kansen bekijken en een voorselectie maken. 

Je kunt hun kennis beter gebruiken, maar dit vereist een andere kijk op bidmanagement.

Moderne bidmanagement organisaties gebruiken tools en technologie om dit administratieve werk te automatiseren, zodat tendermanagers hun kennis kunnen inzetten voor strategisch werk.

Stap 1.2 Controleer de forecast

Bij het binnenkomen van een kans, controleer je eerst of deze in de forecast staat. Als dat zo is, heb je al een sterke strategie gemaakt en is sales op de koffie geweest.

In een ideale wereld staat elke kans in de forecast. Als dat niet het geval is, moet je ten minste enige klantbewerking hebben gedaan. Iedereen weet dat klantbewerking in grote mate de kans op succes bepaalt. Toch wordt deze criteria niet vaak genoeg meegenomen in de bid/no-bid beslissing.

Stap 1.2 Begin met de eerste screening van de binnenkomende kans

De criteria voor een eerste screening variëren afhankelijk van de markt waarin je opereert. Stel: je organisatie opereert in afvalverwerking, dan is een screening maken een piece of cake. Elke gemeente moet namelijk afval verwerken. Maak een lijst van alle gemeenten en streep ze af.

Er vanuit gaande dat jouw commerciële organisatie niet opereert in de afvalverwerking, moet je meer vooronderzoek voor de bid/no-bid beslissing doen.

Stap 1.3 Maak een checklist voor de eerste screening

Afhankelijk van de markt waarin je opereert, variëren de criteria voor een eerste screening. Voor sommige industrieën, zoals afvalverwerking, is dit eenvoudig. Voor andere sectoren is meer vooronderzoek nodig. 

Maak een gedetailleerde checklist die factoren zoals geografische locatie, type industrie, omvang van de opdracht, en strategische relevantie omvat. Dit helpt de organisatie zich te concentreren op de meest veelbelovende bids en de winkansen te beoordelen.

‍

‍

4 elementen in effectieve samenvatting voor stakeholders 

Een effectieve samenvatting voor stakeholders bevat 4 elementen. De scope: technische functionele vereisten van het bid plus wensen of voorkeuren van de klant. De samenvatting identificeert risico's, zoals technische uitdagingen of resource beperking. Voorwaarden die jullie niet wensen te accepteren, terms and conditions, regelingen omtrent prijsaanpassingen, aansprakelijkheid en andere juridische risico's.

Zo ziet een effectieve samenvatting eruit:

‍

Gebruik AI-tools zoals Altura's AI-summary om dit proces te versnellen en consistentie te waarborgen.

Nooit meer handmatig een tender samenvatting typen of analyseren met Altura

Uit de praktijk weten we dat samenvattingen en document analyses vaak inconsistent zijn. Ze variëren sterk in kwaliteit.

Documenten handmatig scannen om relevante informatie te vinden is een eentonig werk. Bidmanagers maken fouten en het proces wordt vertraagd.

Altura AI maakt automatisch samenvattingen en neemt de handmatige screening uit handen. Deze tool is ook te gebruiken voor juridische screenings. 

‍

Stap 2: Analyseer het bid voor Legal, Operations en Sales

In dit stadium van de kwalificatie wil je een diepgaande analyse uitvoeren van het bid om juridische risico's te identificeren, de haalbaarheid en resource planning te evalueren, en de strategische afstemming met klantverwachtingen te waarborgen. 

Bidmanagers scannen zorgvuldig elk belangrijk document om geen enkel detail te missen, wat veel tijd en moeite kost. Ze identificeren belangrijke criteria, mogelijke tegenstrijdigheden en analyseren elk aspect van de aanbesteding tot op de letter nauwkeurig.

Organiseer onderstaande informatie:

• Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.
• Selectiecriteria en het programma van eisen.
• Gunningscriteria.
• Financiële overwegingen.

Dit vereist een zorgvuldige afweging van geschiktheidseisen, selectiecriteria en financiële overwegingen. Gelukkig zijn hiervoor weer automatiseringsmogelijkheden.

Compliance en risicoanalyse

Controleer of je organisatie kan voldoen aan de wet- en regelgeving en de algemene inkoopvoorwaarden van de klant. Een grondige analyse op deze gebieden zorgt voor een goed geïnformeerde beslissing over deelname aan een kans.

• Compliance: controleer of je organisatie kan voldoen aan alle wettelijke vereisten en regelgeving.
• Algemene inkoopvoorwaarden: analyseer de voorwaarden zoals "wat als X gebeurt, wat als Y gebeurt". Kun je deze risico’s accepteren?
• Conceptcontract: beoordeel of de klantvoorwaarden acceptabel zijn voor je organisatie.
• Verwerkersovereenkomst: zorg ervoor dat je op de juiste manier omgaat met klantdata en dat je voldoet aan de vereisten voor gegevensverwerking.

Met deze aanpak neem je een goed gefundeerde beslissing over de deelname en de haalbaarheid van de kans.

Analyseer of jullie het bid echt willen doen

Wees zeker van je zaakje en controleer of de kans aansluit bij de kerncompetities en strategische doelen van jullie organisatie. Het hele bedrijf moet pontificaal achter elke deelname staan.

Neem deze 3 vragen kort door voor je het bid uitvoerig behandeld in het bid/no-bid template:

1. Past de aanbesteding bij de kerncompetenties van je organisatie? some text
   • Overweeg of je bedrijf de vaardigheden en middelen heeft om aan de eisen van de kans te voldoen.
2. Willen we deze klant koppelen aan onze organisatie? some text
   • Analyseer de reputatie en waarde van de potentiële klant voor je organisatie.
3. Past de aanbesteding bij de strategische doelen die je hebt gesteld? some text
   • Evalueer of de bid aansluit bij de lange termijn doelen en strategieën van je organisatie​.

Stap 3: Neem de bid/no-bid beslissing

Deze beslissing wordt nog te vaak genomen op basis van een onderbuikgevoel. Dat is verleden tijd met een datagedreven aanpak. Voordat je deze aanpak implementeert in de bidmanagementafdeling, evalueer het bid/no-bid template dat jullie gebruiken.

Is deze al jaren onveranderd? Dan is de vervaldatum duidelijk verstreken. Neem de bid/no-bid stevig onder handen.

3 criteria voor een bid/no-bid

Wij hebben klanten die bid/no-bid beslissingen nemen met behulp van 200 vragen, terwijl andere het beperken tot slechts 5. De grootte van je template hangt echt af van wat jouw organisatie nodig heeft en hoe complex je het proces wilt maken.

Aan welke kant van de medaille sta je? 

Hoe dan ook, deze 3 criteria uit het APMP-model moeten in je bid/no-bid template terugkomen:

1. Willen we het?some text
   • Strategische fit en winkans: Beoordeel hoe goed de kans past bij de strategische doelen van je organisatie en de kans op succes. Analyseer eerdere successen en de relatie met de klant. 
2. Kunnen we het uitvoeren?some text
   • Technische en operationele capaciteiten: Beoordeel of je organisatie de technische en operationele capaciteiten heeft om het project uit te voeren. Bepaal of extra middelen of partners nodig zijn en wat de kosten daarvan zijn​.
3. Kunnen we het winnen?some text
   • Concurrentieanalyse: Analyseer de concurrentie en bepaal wat jouw organisatie uniek maakt. Gebruik historische data en vergelijkbare voorstellen om je kansen te evalueren​.

Registreer alle antwoorden voor analyse doeleinden

Vergeet niet om de antwoorden te loggen. Voor het herevalueren van de bid/no-bid - inderdaad, processen moeten continu verbeterd worden in bidmanagement. Tijdens elke evaluering identificeer je meer en meer patronen die verbetering vereisen en jullie winkans blijven vergroten. 

Voorbeelden van leerdoeleinden zijn:

• Evalueren waarom bepaalde bids succesvol bleken of niet.
• Inzicht krijgen in hoe goed je strategieën scoren.
• Verbeteren van je concurrentieanalyse en marktpositionering​.

Download het bid/no-bid template van APMP

Heb je geen template? Download het APMP-template. Bouw deze uit naar eigen inzicht.

Onthoud dat de bid/no-bid beslissing in verhouding moet staan met de tender en de hoeveelheid tijd die het kost om afwegingen te nemen.

Vermijd deze valkuilen in de bid/no-bid beslissing

Vermijd opportunisme, neem altijd datagedreven beslissingen. Een negatief gunningsbesluit kost al snel € 30.000. Geld dat je beter had kunnen besteden aan kansen met een hogere winkans.

Organisaties die aan te veel bids meedoen, zonder goede kwalificatie, lijden op den duur verlies en raken gefrustreerd. Focus alleen op bids met een hoge winkans.

Verbeter het bid/no-bid template continu

Houd je bid/no-bid beslissingen up-to-date en doeltreffend. Volg een net zo gestructureerde benadering voor de evaluatie van je template, als de bid/no-bid zelf. Uit de evaluatie vloeien: sterke en zwakke punten van je template.

Hoe doe je dat?

1. Plan elk kwartaal een reviewronde met alle commerciële teams.
2. Analyseer de prestatiegegevens. Doe dat aan de hand van je KPI’s. Deze zijn objectief en weerspiegelen direct de effectiviteit van je template.
3. Voer een win/loss analyse uit. Dit vergroot jullie begrip over factoren zoals prijsstelling, concurrentieanalyse en klantfeedback. 

Vervolgen identificeer je verbeterpunten en wil je de criteria van de template herzien. Voeg eventueel nieuwe criteria toe, verwijder of wijzig criteria die hun waarde zijn verloren. Pas de weging van verschillende criteria aan om te reflecteren welke factoren het meeste invloed hebben op het succes van een bid. Zorg ervoor dat de kritiekste aspecten zwaarder wegen in de beslissing.

Misschien weet je het inmiddels, maar we benadrukken het nogmaals: log alles. Ook de versiegeschiedenis van alle wijzigingen in de bid/no-bid template. Houd transparantie te allen tijde hoog in het vaandel.

Communiceer tevens alle aanpassingen en verbeteringen naar de stakeholders. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe en waarom de template is aangepast, wat bijdraagt aan een consistente en effectieve toepassing.

Stap 4: Overtuig in de bid/no-bid, maak en visualiseer een kwalificatierapport

De nieuwe manier van bidmanagement zet bidmanagers eindelijk in het zonnetje. Ze kunnen eindelijk hun expertise en scherpe blik op de markt toelichten met data.

Doe dat met een kwalificatierapport. Hierin verwerk je alle resultaten uit het bid/no-bid template en verantwoord je naar stakeholders of jullie voor het bid moeten gaan of niet.

Zo maak je een kwalificatierapport

Bepaal eerst de kwalificatiecriteria

1. Strategische fit:
   • Hoe goed past de kans bij de strategische doelen van je organisatie?
2. Prijs fit:
   • Is de prijsstelling competitief en haalbaar?
3. Capability fit: 
   • Hebben we de juiste vaardigheden en middelen om het project uit te voeren? Dit onderdeel heb je als het goed is ook onderzocht in je strategie. Mocht je dit niet hebben gedaan, lees onze eerste Bid Management Gids over strategieën ontwikkelen.
4. Concurrentie: 
   • Wie zijn de concurrenten en wat zijn hun sterke en zwakke punten?
5. Winkans: 
   • Wat is de geschatte kans om de kans te winnen, gebaseerd op historische data en eerdere successen?
6. Capaciteit en resource fit: 
   • Kunnen we het project daadwerkelijk uitvoeren met de huidige middelen en personeel? some text
     • Bijvoorbeeld, als je een brug moet bouwen, maar geen bouwvakkers hebt, is dit een belangrijk punt om te overwegen​.

Lees de Bid Management Gids over strategieën ontwikkelen hier.

Maak een risicoanalyse

1. Financiële risico’s: 
   1. Wat zijn de potentiële financiële risico’s, inclusief kostenoverschrijdingen en budgetbeperkingen?
2. Contractuele risico’s: 
   1. Wat zijn de juridische risico’s, zoals aansprakelijkheid en naleving van contractvoorwaarden?
3. Operationele risico’s: 
   1. Welke operationele uitdagingen kunnen zich voordoen, zoals vertragingen in de levering of technische problemen? 
   2. Voorbeelden hiervan kunnen zijn leveringsproblemen of een gebrek aan technische expertise.

Besluitvormingscriteria

Een goed gestructureerd scoringssysteem resulteert in een objectieve beoordeling van de verschillende aspecten van kansen. Het helpt bij het kwantificeren van de risico’s en voordelen, waardoor de bid/no-bid wordt genomen op basis van data.

Scoringssysteem

• Beoordeel de financiële haalbaarheid van het project. 
• Analyseer de juridische risico’s en de naleving van contractvoorwaarden. 
• Evalueer de operationele haalbaarheid en technische capaciteiten. 
• Overweeg de strategische fit en klantrelaties. 

Door deze criteria systematisch te scoren, kun je een weloverwogen bid/no-bid beslissing nemen die jullie kansen op succes maximaliseert en risico’s minimaliseert.

Neem een voorlopige bid/no-bid beslissing en neem de stakeholders mee over het besluit. 

Bepaal de threshold van de bid/no-bid

Wat is een threshold?

Een threshold in de bid/no-bid is de vooraf bepaalde grenswaarde die bepaalt of een kans verdere navolging verdient of niet. Deze drempelwaarde gebruik je om kansen te kwalificeren en te beoordelen aan de hand van een template of checklist. 

Verfijn de threshold

Analyseer de data uit eerdere kwalificaties en verfijn hiermee de threshold. Hierdoor ben je op de hoogte van de factoren die bijdragen aan jullie succes. 

Bidmanagers weten als geen ander dat je door een datagedreven, gestructureerde aanpak de kans op succes vergroot. Goed kwalificeren resulteert in bid/no-bid beslissingen voor kansen met de beste fit. 

Verfijn de threshold op precies dezelfde wijze als de bid/no-bid template. Verzamel data, voer analyse uit en identificeer patronen, pas criteria aan op basis van bevindingen, test en herzie.

‍

‍

‍