De Ultieme Bidmanagement Gids voor pre-bid

Als je meer tijd zou hebben in bidmanagement, waar zou je die tijd dan aan besteden? Juist, de strategie.

Zo maak je een strategie en forecast voor tenders en RfP’s

Voor commerciële organisaties die hun bidmanagementafdeling naar een hoger niveau willen tillen, zijn een actieplan, een nauwkeurige forecast en een strategie per account nodig. Maar dit gebeurt in de praktijk vaak niet.

Elke maand organiseert Altura een Masterclass in de Jaarbeurs in Utrecht, geleid door de beste bidmanagement experts van Nederland. Tijdens deze bijeenkomsten komen bidprofessionals samen om te leren en te netwerken. 

Bij ons event over AI in bidmanagement hoorden we een bidmanager zeggen: ‘Wauw, als ik zoveel tijd kan besparen door automatisering, dan ga ik die tijd besteden aan de pre-bid fase.’ 

De pre-bid, oftewel, het strategisch beïnvloeden en forecasten van bids, is de onderbelichtste fase in het bidproces. 

Deze Masterclass inspireerde het team van Altura om de Bidmanagement Gids: fase pre-bid te schrijven. Aan de hand van inzichten en feedback van bidmanagers. 

In deze gids geven we instructies en voorbeelden, van commerciële strategische doelstellingen stellen, naar forecasting en een strategie per account bepalen. Zodat jij eindelijk je pre-bid goed kunt doen. We bouwen je pre-bid in 3 stappen:

Stap 0: Leg de basis voor een commerciële strategie en gebruik dit voor je bidmanagement strategie.

Stap 1: Bouw een forecast van tenders en RfP’s.

Stap 2: Creëer een strategie per account van je forecast.

Stap 0: de basis – op deze manier maak je een commerciële en bidmanagement strategie

Om de pre-bid fase goed neer te zetten heb je eerst een commerciële strategie nodig. Voor de gehele commerciële organisatie en aansluitend voor de bidmanagementafdeling. Deze strategie schetst de route voor het behalen van commerciële doelstellingen. Bidmanagement teams kunnen met een uitgewerkte strategie hun inspanningen richten op de meest winstgevende verticals en klanten. Zonder een duidelijke koers van de commerciële organisatie tasten ze in het duister.

Focus inspanningen om doelen te behalen

Waar past bidmanagement dan thuis in de commerciële strategie? De bidmanagementafdeling kun je zien als de kofferbak van je strategie. Als je deze afdeling niet optimaal benut, ben je niet goed voorbereid op de reis die voor je ligt. Zonder een duidelijke strategie en uitvoerige analyses verspil je inspanningen aan bids waarvan de winkans bij voorbaat laag is.

In 2 stappen een SWOT-analyse voor een beter begrip van je strategische positie in bidmanagement

Om te beginnen met een commerciële strategie moet je eerst reflecteren op het verleden. Maak een SWOT-analyse om je strategische positie te begrijpen en te verbeteren.

Voor het bouwen van je bidmanagement strategie heb je 3 pilaren nodig vanuit de commerciële strategie. Hier gaan we nu dieper op in.

Deze 3 pilaren uit de commerciële strategie heb je nodig om je bidmanagement strategie te bepalen

Pilaar 1. Onderzoek van tender intensiteit van de branche.

Formuleer antwoorden op de volgende vragen:

• Hoe afhankelijk is jullie branche van tenders? 
• Wat zijn de verhoudingen van publieke en private partijen?
• Wat zegt de trend over de tender intensiteit? Groeit het? Daalt het?

Pilaar 2. Maak de sales data inzichtelijk en ontdek kansen in jullie funnel. Bereken de grootste groeikansen per vertical.

• Neem de specifieke kenmerken van de branche en die van je organisatie in overweging. Willen jullie je marktaandeel uitbreiden in de desbetreffende branche? Is daar veel investering voor nodig?
• Wil je omzetdoelen focussen op new business of existing business?
• Bepaal op welke verticals jullie willen focussen voor het komende jaar.
• Selecteer top target accounts (prospects).

Pilaar 3. Omzetdoelstellingen per commercieel team bepalen.

Marketingteam:

• Lead generatie
• Kwaliteit van leads
• Campagne ROI

Salesteam:

• Verkoop doelstellingen
• Conversion rate
• Klantretentie

Bidmanagementteam:

• Omzet vanuit bids
• Winrate
• Aantal Ingeschreven bids
• Bid/no-bid ratio

Deze pilaren van de commerciële strategie leggen het fundament voor je bidmanagement strategie. Heeft je organisatie deze niet of kun je de strategie niet vinden? Zorg ervoor dat je de commercieel directeur aanspreekt om dit samen te maken.

De bidmanagementafdeling moet weten welke verticals je wilt chasen om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen. Daarnaast is de afdeling gebaat bij een duidelijk budget voor externe inhuur, zoals zzp'ers of consultancy- en beheer van de resource allocatie – resource management.

Maar op welke manier sluit de strategie van de bidmanagementafdeling en de salesafdeling het beste aan op de commerciële strategie? Je moet hiervoor een systematische vertaalslag maken. We leggen precies uit hoe je dat kunt doen.

Zo maak je een bidmanagement strategie aan de hand van 6 pilaren

In de commerciële strategie heb je meetbare doelen gesteld, zodoende kunnen bidmanagement teams aan de slag.

Dit zijn de 6 pilaren van bidmanagement

Wat belangrijk is om te onthouden: bidmanagement is een afgeleide van sales. Ze stellen sales in staat om deals te sluiten. Zonder bidmanagement rijdt sales blind op bids af.

Effectieve presales zorgen voor een goed begrip van de klantbehoeften, waardoor bidmanagement samen met sales inschrijft op bids met de grootste winkans.

1. Doelstellingen 

Definieer duidelijke en meetbare doelstellingen voor zowel bidmanagement als sales. Bepaal omzetdoelstellingen en winrate doelstellingen. 

Dit is de belangrijkste stap in je strategie: omzetdoelstellingen concretiseren voor de bidmanagementafdeling. Zoals, bijvoorbeeld:

New business

• € 20 M uit nieuwe klanten.
• € 5 M uit nieuwe sectoren.

Existing business

• € 3 M uit bestaande klanten.
• € 2 M uit contractverlengingen.

Geografische doelstellingen

• € 20 M uit Europese aanbestedingen.
• € 15 M uit Nederlandse aanbestedingen.

Product- of dienstspecifieke doelstellingen

• € 3 M uit IT-diensten.
• € 15 M uit adviesdiensten.

Bepaal deze doelstellingen aan de hand van 2 principes:

Winrate
Je organisatie moet alleen willen inschrijven op bids die een hoge winrate hebben. Opportunisme gaat je tegenhouden om de juiste bids te winnen en te groeien in bidmanagement. Niet langer inschrijven op bids die je niet kunt winnen en die niet aansluiten bij jullie doelen.

Verleden inschrijvingen
‍Kijk naar het verleden en leer hiervan. Een basale vraag, maar een belangrijke: waar winnen jullie de beste (met de hoogste omzet) en makkelijkste bids? Zet hier op in.

2. Stel KPI’s vast en doelstellingen per KPI’s

KPI's stellen de activiteiten van de bidmanagement in staat om substantieel bij te dragen aan de commerciële strategie. Deze inzichten zorgen ervoor dat je geïnformeerde beslissingen neemt over resource-allocatie en proceswijzigingen. Bepaal ook per KPI het doel.

De 8 KPI’s voor bidmanagement zijn:

• Winrate
  • Het percentage gewonnen bids vergeleken met het totaal aantal ingediende bids.
• Doorlooptijd
  • De productiviteit van de afdeling, gemeten in de tijd die nodig is om een bid te voltooien.
• Bid/no-bid rate:
  • Het percentage van kansen dat wordt gekwalificeerd voor een bid versus die welke worden afgewezen.
• Return on Investment (ROI)
  • De verhouding tussen de kosten van het bidproces en de waarde van gewonnen contracten.
• Kwaliteit van bids
  • Gemeten door interne beoordelingen of feedback van klanten.
• Omzetgroei
  • De toename in omzet als gevolg van gewonnen bids.
• Winstmarges
  • Het verschil tussen de geschatte en werkelijke winstmarge op gewonnen projecten.
• Klanttevredenheid
  • Feedback van klanten over het bidproces en de geleverde voorstellen.

3. Strategische verticals en accountselectie

Verticals

‍Bepaal op welke verticals bidmanagement gaat focussen. Het moet duidelijk zijn op welke branches en type organisaties jullie willen focussen. Bepaal uit je data waar jullie de hoogste winrates en scores op behalen. Hierdoor kun je duidelijk zeggen dat een focus vertical bijvoorbeeld wordt: ‘Alle gemeenten met 100.000 inwoners in de randstad’. De verticals worden bepaald door bid en sales.

Target accounts

Identificeer en selecteer de waardevolste accounts die de grootste impact kunnen hebben op je bedrijfsdoelen. Deze stap kun je doen in je strategie voor bidmanagement of tijdens de forecast, daar leggen we uit hoe je een goede account lijst maakt.

Prioriteer deze verticals en accounts op basis van hun potentieel.

4. Resource-allocatie en capaciteitsplanning

Efficiënte middelen
‍Zorg voor de juiste toewijzing van middelen, zoals personeel en budget, om de kansrijkste bids te ondersteunen.

Capaciteitsplanning
Plan capaciteit om ervoor te zorgen dat je team in staat is om meerdere bids tegelijk te managen zonder kwaliteitsverlies.

Team analyse
Test hier je Bid Maturity Level.

5. Procesoptimalisatie en technologie

Geautomatiseerde processen
‍Maak gebruik van technologie en automatisering om handmatige en repetitieve taken te verminderen, waardoor je team zich kan richten op strategische taken.

Tools
‍Gebruik geavanceerde tools voor bidmanagement en sales zoals Altura, om efficiëntie en inzichten te vergroten. Wil je weten hoe het precies werkt in Altura? Plan een gesprek met ons team.

6. Samenwerking en communicatie

Interne afstemming
‍Zorg voor nauwe samenwerking tussen bidmanagement, sales, marketing en andere commerciële afdelingen om een uniforme en coherente strategie te ontwikkelen. 

Feedbackloops
‍Creëer feedbackloops om continue verbetering te bevorderen en ervoor te zorgen dat inzichten uit eerdere bids worden toegepast op toekomstige bids.

‍
Gebruik nu data-inzichten en maak je data strategie

Data maakt je bidmanagement succesvol. We weten dat data vaak onderbenut is. Geen zorgen. We hebben een proces voor je uitgeschreven voor de implementatie van een datagedreven manier van werken in bids. 

Lees hier hoe je in 6 stappen naar datagedreven bidmanagement toewerkt.

Cheat sheet voor datagedreven bidmanagement

Op deze 18 manieren verzamelt bidmanagement automatisch data. Die data kun je gebruiken om een forecast te maken en voor de strategiebepaling. Dit overzicht is gemaakt in samenwerking met Mark de Bruijn. Download de cheatsheet hier.

Deze 4 verschillende soorten data in bidmanagement zijn doorslaggevend voor je strategie

1. Openbare data 

Aanbestedingen vereisen veel openbare informatie. Essentieel voor bidmanagement is kennis van deze data:

• De aankondigingen van de overheid.
• Toegekende contracten
• Markt- en sectorrapporten
• Openbare regelgeving

2. Performance data 

Na deelname aan een aanbesteding ontvang je gedetailleerde prestatiegegevens, inclusief informatie over concurrenten. Analyseer deze data naast jouw voorstel om verschillen in expertise, ervaring of prijs te ontdekken:

• Gunningsbesluit
• Afwijzingsgesprek

3. Kwalificatie data 

Door nauwkeurig bij te houden waarom je voor bid of no-bid kiest, leer je of je kanseninschatting accuraat is. Analyseer no-bids om verbeterpunten te ontdekken:

• Bid/no-bids
• Productfeedback
• Klantcontact

4. In-Procesdata 

Je ontvangt per tekst en kwaliteitscriterium feedback van de aanbestedende dienst. 

Naast numerieke data is kwalitatieve data cruciaal. Houd het volgende bij:

• Voorafgaande klantgesprekken
• Afwijzingsgesprek
• Klantretentie en feedback

Zo bepaal je welke verticals de beste fit hebben en maak je accountlijsten 

Bepaal welke industrieën en markten de beste fit hebben met je organisatie, de volgende fase in de concretisering van je commerciële strategie. Doe dat aan de hand van deze 3 principes:

1. Marktanalyse
   • Onderzoek welke sectoren de hoogste tender intensiteit hebben en waar de grootste budgetten beschikbaar zijn.
   • Analyseer markttrends en groeipercentages binnen verschillende industrieën om te bepalen welke verticals het meest veelbelovend zijn voor jullie organisatie.
2. Concurrentieanalyse
   • Kijk naar de prestaties van concurrenten in verschillende verticals om te begrijpen waar ze succesvol zijn en waar mogelijke kansen liggen voor jouw organisatie.
3. Interne sterktes
   • Overweeg in welke sectoren je bedrijf sterke competenties en ervaringen heeft, neem dit mee als potentieel vertical.

Maak accountlijsten per vertical (publiek en privaat)

Nadat je de belangrijkste verticals hebt geïdentificeerd, is de volgende stap het opstellen van accountlijsten. Dit zijn lijsten van potentiële bedrijven en organisaties die jullie als klanten willen, binnen de verticals die jullie genoemd hebben in de strategie, zowel in de publieke als de private sector.

Publieke markt (tenders):

• Overheidsinstanties.
• Onderwijsinstellingen en zorgorganisaties.
• Infrastructuurprojecten.

Private markt (RfX’s):

• Grote bedrijven en multinationals die regelmatig grote contracten uitschrijven via Request for Proposals (RfP), Request for Quotes (RfQ), en Request for Information (RfI).
• Onderzoek bedrijven binnen de gekozen verticals die mogelijk behoefte hebben aan je producten of diensten, zoals IT, consultancy, of productie.

Creëer accountlijsten vanuit een lookalike audience

Een effectieve manier om accountlijsten te creëren is door gebruik te maken van een lookalike audience. Deze methode helpt je om eenvoudig accountlijsten samen te stellen door te analyseren welke accounts het grootste omzetpotentieel hebben, gebaseerd op je eerdere succesvolle bids.

Analyseer oude klanten
‍Begin met een grondige analyse van je oude klanten die je hebt gewonnen via een tender of RfP. Identificeer wat deze klanten gemeen hebben, zoals:

• Organisatiegrootte
• Doelstellingen
• Pijnpunten
• Budget of omzet

Identificeer gemeenschappelijke kenmerken
‍Gebruik de informatie uit je analyse om gemeenschappelijke kenmerken te identificeren. Dit helpt je om een duidelijk profiel te schetsen van je ideale klant.

Dat gaat er zo uitzien: Scholen in de randstad met minimaal 500 kinderen, kleine gemeente voor 50.000 inwoners of bijvoorbeeld in de private sector banking met minimaal 10.000 werknemers. 

Creëer een account lijst
Gebruik de gemeenschappelijke kenmerken om een lookalike audience te creëren. Dit zijn potentiële klanten die vergelijkbaar zijn met je bestaande succesvolle klanten. Zo gaat dat eruit zien:

• Top 50 scholen in de Randstad met minimaal 500 kinderen
• Top 20 Kleine gemeenten met 50.000 inwoners
• Alle private sector banking met minimaal 10.000 werknemers

Gebruik Altura's analysefunctie om te zien wat concurrenten doen en hoe dit jouw business beïnvloedt.

Dit zijn de veelvoorkomende valkuilen van een bidmanagement strategie

Gebrek aan focus
‍Als je te veel sectoren of accounts target, worden je resources minder goed verspreid en zijn je inspanningen minder effectief.

Onvoldoende data-analyse
‍Baseer altijd beslissingen op gedegen data-analyse en marktonderzoek. Een menselijke fout zit in een klein hoekje.

Gebrekkige samenwerking
‍Zorg voor een nauwe samenwerking tussen sales en bidmanagement. Sales en bidmanagement moeten regelmatig marktinzichten en klantinformatie met elkaar delen.

‍
Stap 1: Forecasting in 4 stappen voor RfQ’s, RfP’s, RfI’s en (onderhandse) aanbestedingen 

Een bidmanager kan zich flink frustreren om de forecast. Waarom? Vaak wordt de forecast keurig in een Excelsheet gemaakt, waar vervolgens niemand naar omkijkt. 

Zonder een betrouwbare forecast ben je als een kapitein zonder kompas. 

Het is belangrijk dat de afdelingen van het bidmanagement en sales team goed samenwerken voor het maken van een forecast. Bidmanagement komt – idealiter  –  4 jaar en minimaal 2 jaar voor een project afloopt bij sales in de lucht. 

Ze geven een seintje, sales moet aan de slag om informatie op te halen en te weten wanneer het bid eraan komt. Dit wordt allemaal opgeslagen in de bid management software en die geeft een reminder wanneer jullie aan de bak moeten.

In 4 stappen een nauwkeurige forecast maken per account

Vanuit je accountlijsten ga je onderzoek doen om een forecast te bouwen. Dit doe je door deze 4 stappen te doorlopen:

1. Desk research
2. Organisatie research
3. Verwerk de inzichten 
4. Monitoring

Forecast voor onderhands vs. bovenhands

Het maken van een forecast verschilt niet groot in de publieke tot private sector (aanbestedingen vs. RfP’s). Het enige grote verschil is dat aanbestedingen elke 4 jaar opnieuw op de markt gepubliceerd worden. 

Hierdoor kun je in Altura een forecast automatisch maken op basis van deze gegevens voor tenders. Daarnaast zijn er natuurlijk nog aanbestedingen die je alleen kunt forecasten door gesprekken te voeren. 

Kortom, stuur sales op de koffie!

Stap 1: Desk research

Voer deskresearch uit om inzicht te krijgen in openbare gegevens over wat er in het verschiet ligt. Dit omvat:

Analyse van inkoopbeleid
Begrijp de algemene aankoopstrategieën en richtlijnen voor de accounts.

• Trendrapporten
  Identificeer markttrends en technologische ontwikkelingen.
  ‍
• Regelgeving
  Houd rekening met relevante wet- en regelgeving.
  ‍
• Toekomstige kansen
  ‍Identificeer welke opdrachten er aan komen en wanneer.

Stap 2: Organisatie research

Stuur het salesteam op de account lijst af om gesprekken met klanten te voeren. Zo kom je erachter welke bids eraan komen en begrijp je de behoeften van de klant. Dit omvat:

• Toekomstige kansen
  ‍Identificeer welke opdrachten er aan komen en wanneer.
  ‍
• Klantbehoeften
  Begrijp de specifieke uitdagingen en doelen van de klant.
  ‍
• DMU (Decision Making Unit)
  Map de interne besluitvormingsstructuur van de klant.
  ‍
• Voorbeelden en kansen
  Identificeer waar de klant tegenaan loopt en welke kansen er zijn voor aankomende RfP’s, RfI’s, RfQ’s en onderhandse aanbestedingen.

Stap 3: Verwerk de informatie

Verzamel en verwerk de verkregen informatie om een voorlopige lijst van potentiële kansen te maken. Dit omvat:

• Lijst van kansen
  ‍Stel een gedetailleerde lijst samen van bijvoorbeeld alle potentiële kansen, inclusief verwachte publicatiedata, deadlines en vereisten.
  ‍
• Forecast in bidmanagement software
  ‍Voer alle details in je systeem, zoals Altura, inclusief deadlines, vereisten en toegewezen teamleden.
  ‍
• Strategie per account en kans
  ‍Ontwikkel een specifieke strategie voor elke kans, inclusief verantwoordelijkheden en doelstellingen. In het volgende hoofdstuk leggen we uit hoe je dit doet
  

Stap 4: Monitoring

Zorg voor regelmatig overleg en aanpassingen op basis van nieuwe informatie en veranderende omstandigheden. Dit omvat:

• Delen van informatie
  Deel relevante informatie in een standaard template en log deze in je CRM of Altura.
  ‍
• Aanpassingen
  Pas de forecast aan op basis van feedback en nieuwe gegevens.
  ‍
• Langetermijnplanning
  ‍Maak voorspellingen minimaal 12 maanden vooruit, met een voorkeur voor 2 tot 4 jaar voor contractafloop.

Moderne bid experts gebruiken Altura voor hun forecasting‍

Met Altura weet je precies welke aanbestedingen er aankomen. In het systeem maak je gebruik van een overzichtelijk dashboard met toekomstige inschrijfkansen.

Je bepaalt zelf wanneer je een melding ontvangt van projecten die aflopen. Of dat nu zes maanden, twee jaar of vier jaar van tevoren is. Handig als je de kriebels krijgt van stoeien met Excel-sheets. 

Bovendien zet Altura de herpublicaties van aanbestedingen direct in je agenda, zodat je nooit een belangrijke deadline mist.

Wil je weten hoe het precies werkt in Altura? Plan een gesprek met ons team.

Dit zijn veelvoorkomende valkuilen van forecasting

Toegegeven, het opstellen van een nauwkeurige forecast kost tijd en kan complex zijn. In de praktijk zien we dat veel organisaties worstelen met het hebben van nauwkeurige data of het adequaat gebruiken ervan. Dat komt door twee slordigheden:

1. Niet goed loggen van data

Een veelvoorkomende valkuil is het niet goed loggen van data. Zonder een goed gestructureerd en overzichtelijke data overzicht, wordt het moeilijk om informatie snel en efficiënt te vinden, ook realtime samenwerking is dan een uitdaging. Update dus je systeem met de forecast en strategie per account.

2. Te veel focus op technische specificaties

Daarnaast kan te veel focus op technische specificaties in gesprekken met klanten leiden tot het missen van bredere zakelijke en strategische doelen. Dit beperkt je vermogen om een volledig beeld te krijgen van de behoeften.

Stap 2: Ontwikkel een strategie per account

Herken je dit? Tijd en middelen worden verspild aan bids die achteraf kansloos bleken, terwijl de echte kansen aan je neus voorbij zijn gegaan. 

Nadat je een goede forecast hebt gebouwd voor je accountlijsten en weet welke bids in de toekomst liggen, maak je voor de bids van die accounts een strategie. 

Zonder een duidelijke accountstrategie is de bidmanagementafdeling en de beïnvloeding niet genoeg van commerciële waarde. 

Consistente aanpak voor aanbestedingen en RfP’s

Hoewel de specifieke details per klant kunnen variëren, blijft de kernstrategie per account consistent voor zowel aanbestedingen als RfP’s. Dit betekent dat je dezelfde methodologie en best practices toepast om hoogwaardige, winnende voorstellen te creëren, ongeacht het type verzoek.

Bidmanagement faciliteert de accountstrategie 

Bidmanagers fungeren als de facilitator in het proces. Zij coördineren dat sales samenkomt om de input te geven over de accounts.

Ze verzamelen de benodigde informatie, analyseren en verwerken het in de bid management software om later bij de proposal stap verder te gaan.

Accountstrategie in 2 stappen

Een accountstrategie wordt altijd gemaakt aan de hand van 2 principes. Houd je aan deze principes:

Desk research

• Voer deskresearch uit om inzicht te krijgen in inkoopbeleid, trendrapporten, en relevante wetten en regelgeving.
• Identificeer langdurige trends en marktontwikkelingen.

Organisatie research

• Stuur sales erop af om gesprekken met de klant te voeren. Zij moeten de klantbehoeften begrijpen die achter de vraag liggen.
• Map de interne organisatie van de klant - DMU.

De hoeksteen van een accountstrategie: de DMU

De hoeksteen van een accountstrategie is de DMU – de belangrijkste besluitvormers. Leer de dynamiek en interacties binnen de DMU begrijpen, voor een op maat gemaakte positionering van je producten of diensten.

Analyseer de besluitvormingsprocessen

• Begrijp hoe beslissingen worden genomen binnen de organisatie van de klant.
• Identificeer de belangrijkste criteria waarop beslissingen worden gebaseerd.
• Analyseer de interne dynamiek en politiek binnen de klantorganisatie.

‍

Bouw een account strategie met deze 4 pijlers 

Nu je de basis hebt van je account, de DMU, maak je nu de accountstrategie aan de hand van onderstaande 4 pijlers.

(A) Pijnpunten van de klant

Stap 1: waar loopt de klant tegenaan?

• Begin met het in kaart brengen van de obstakels en problemen. Deze kunnen variëren van inefficiënte processen tot het niet behalen van strategische doelstellingen.

Stap 2: wat zijn de ‘echte’ problemen?

• Stel verdiepende vragen om de onderliggende oorzaken van de zichtbare problemen te achterhalen. 
• Dit kan bijvoorbeeld zijn dat een klant moeite heeft met het naleven van regelgeving, terwijl het daadwerkelijke probleem ligt in een gebrek aan interne middelen of expertise.

Stap 3: de vraag achter de vraag:

• Het is belangrijk om niet te stoppen bij de eerste antwoorden die je krijgt. Door door te vragen en te analyseren, kun je de werkelijke pijnpunten blootleggen. 
• Bijvoorbeeld: een klant kan aangeven dat ze moeite hebben met tijdige projectoplevering. De onderliggende oorzaak kan echter een gebrek aan effectieve projectmanagementtools of onvoldoende training van het personeel zijn.

(B) Doelstellingen van de klant

Na het identificeren van de pijnpunten van de klant, is de volgende stap het bepalen van hun doelstellingen. Dit helpt om te begrijpen waar de klant naar streeft en hoe je product of dienst kan bijdragen aan het behalen van deze doelen. 

Het is belangrijk om zowel de organisatorische doelstellingen als de persoonlijke doelen van belangrijke stakeholders te achterhalen. Hier zijn concrete stappen om dit te bereiken:

Stap 1: begrijp de strategische doelen van de klant

• Praat met klantvertegenwoordigers om hun strategische doelen en prioriteiten te begrijpen. Vraag door naar de onderliggende motieven en uitdagingen. 
• Bijvoorbeeld, een bouwbedrijf kan moeite hebben om aan duurzaamheidseisen van de overheid te voldoen, wat een belemmering vormt voor hun projecten.
• Vergeet niet dat mensen zelf ook doelstellingen hebben. Willen ze bijvoorbeeld een jongere doelgroep aanspreken? Misschien moet het voorstel er dan fris en jong uitzien, wat dat laat zien dat jullie de klant snappen.

Stap 2: analyseer bedrijfsdocumenten en openbare bronnen

• Raadpleeg jaarverslagen, nieuwsartikelen, en industriestudies om aanvullende inzichten te verkrijgen over de klant en hun marktpositie. 
• Bijvoorbeeld, als een bank niet voldoet aan hun omzetdoelen, kan dit te wijten zijn aan inefficiënte processen of verouderde technologieën.

(C) Capability

‍
In deze stap bepaal je wat jullie als organisatie leveren. Ontwikkel een goed begrip van de functionele en de non-functionele vereisten van de klant. 

Waar wil je in tegemoet komen? In sommige gevallen neem je in deze afweging een risico, waardoor je jezelf van de concurrentie onderscheidt. Speel strategisch in op de vereisten, laat zien dat je bereid bent om mee te denken met de klant.

Stap 1: begrijp de vereisten

• Identificeer de specifieke functionele vereisten van de klant, zoals technische specificaties.
• Begrijp de non-functionele vereisten, zoals duurzaamheid en compliance.

Stap 2: maak weloverwogen keuzes

• Beslis welke productfeatures en diensten jullie aanbieden.
• Onderbouw deze keuzes met duidelijke argumenten en gegevens in je voorstel.

Stap 3: bied oplossingen

• Beschrijf in de strategie hoe je oplossingen bijdragen aan het overwinnen van de specifieke pijnpunten en het behalen van de klantdoelstellingen. Bijvoorbeeld, als een bedrijf moet verhuizen, benadruk hoe je projectmanagementdiensten de verhuizing soepel en efficiënt kunnen laten verlopen.
• Onderbouw je argumenten met concrete gegevens en voorbeelden. Als een klant worstelt met duurzaamheid, toon dan aan hoe je technologie hun energieverbruik kan verminderen en hoe dit hen helpt te voldoen aan overheidsdoelstellingen.

(D) Competitie‍

Een grondige concurrentieanalyse laat zien waar jullie product of dienst beter presteert dan de concurrentie. Dit inzicht vormt de basis voor een overtuigend voorstel. Dit stuk wordt vaak over het hoofd gezien, maar is dus juist extra belangrijk.

Stap 1: identificeer de concurrentie

• Analyseer wie de belangrijkste concurrenten zijn voor dit account. Is de concurrentie al binnen bij de klant met andere producten of diensten? Dan moeten jullie flink onderscheid maken.

Stap 2: vergelijk sterke en zwakke punten

• Vergelijk de sterke en zwakke punten van jouw product met die van de concurrentie.
• Identificeer unieke verkoopargumenten (USP's).

Stap 3: bepaal de concurrentiestrategie

• Formuleer een strategie om de sterke punten van je product te benadrukken en de zwakke punten van de concurrentie uit te lichten.
• Gebruik bestaande relaties met de klant om strategische voordelen te benutten.
• Is je organisatie (of de concurrent) al binnen bij de klant met een ander product? Stel: De concurrent levert al printers aan de gemeente Maastricht. Hoe groot schat je de kans dat je organisatie hiervoor het papier kan aanleveren?

De beste accountstrategie is van A, naar B, via C – houd D goed in het achterhoofd.

Als je goed onderzoek doet en plannen maakt, voorkom je de verspilling van tijd en middelen aan bids met een lage winkans. Consistentie in aanpak, zowel voor aanbestedingen als RfP’s, helpt bij het creëren van winnende voorstellen. Bidmanagers zijn de facilitators. Ze verwerken en coördineren de input van sales in bidmanagement om een sterk voorstel te ontwikkelen. 

Een alles in één oplossing met Altura

Kies voor Altura als de complete oplossing om je bidmanagementafdeling te optimaliseren, zonder extra middelen in te zetten. Ons full-cycle bid managementsysteem automatiseert handmatige taken, zodat bidteams meer tijd kunnen besteden aan strategische activiteiten.

Moderne bidmanagementorganisaties vertrouwen op Altura voor het managen, opstellen en optimaliseren van voorstellen, waardoor ze meer tenders en RfP's winnen. Daarnaast biedt Altura effectieve documentanalyse en geïntegreerde planningstools die de efficiëntie verhogen.

Plan vandaag nog een gratis, persoonlijke demo met een van onze vertegenwoordigers en ervaar zelf de voordelen.

‍