Hoe ziet het tenderteam van de toekomst eruit?

Bidteams of tenderteams: de teams die een cruciale rol spelen bij het inschrijven op aanbestedingen en het winnen van contracten. Steeds meer AI en automatisering doen hun intrede in het werkproces, maar wat betekent dat voor het tenderteam van de toekomst? In dit artikel gaan we dieper in op de samenstelling, rollen en vaardigheden die je nodig hebt.

Bidteams, tenderteams, inschrijfteams: wat zijn het precies?

Voordat we de toekomst in gaan, kijken we naar wat deze teams precies doen. 

Het doel van het bidteam is om de beste voorstel te creëren die voldoet aan de eisen en verwachtingen van de klant. Dit proces vereist een grondige analyse van de aanbestedingsdocumenten, het identificeren van de belangrijkste vereisten en het ontwikkelen van een strategie om aan deze vereisten te voldoen.

Vaardigheden van een bidteam

Een gebalanceerd bidteam maakt het verschil tussen winst en verlies. Daarom moet je in jouw bidteam zoeken naar deze winnende vaardigheden:

1. ‘Haar op de tanden’: 

Het vermogen om elkaar effectief aan te spreken, stimuleren of motiveren op momenten dat dat nodig is. Als je team elkaar kent en benaderd op de manier die per persoon werkt kun je veel makkelijker planningen naleven.

2. Projectmanagementvaardigheden: 

Structuur is misschien wel de belangrijkste eigenschap die je nodig hebt in jouw bidteam.  Het vermogen om het proces realistisch te plannen en deadlines na te leven is van groot belang.

3. Aanbestedingskennis:

Aanbestedingsprocedures zitten vol met regels en richtlijnen. Voor een succesvol voorstel moet je precies weten hoe het structureel goed benaderen van die procedures werkt. Bovendien helpt ervaring de rust de bewaren en doelgericht bezig te blijven.

4. Schrijfkennis:

Tenderschrijven is een vak apart en het vraagt een specifieke set vaardigheden. 

Een goed geschreven voorstel benadrukt niet alleen de unieke waardepropositie en behoeften van de klant, het laat de lezer ook achter met jouw voorstel als top-of-mind oplossing.

5. Inhoudelijke kennis:

Je hebt kennis nodig over hoe jouw product gemaakt, levering gedaan, of dienst geleverd wordt. Als dit niet direct aanwezig is in jouw tenderteam, moet je zorgen voor duidelijke systemen om kerninformatie over jouw aanbod centraal beschikbaar te maken.

6. Strategisch inzicht:

Je wilt niet alleen jouw aankomende tender te winnen, maar ook de volgende. Strategisch inzicht helpt bij het identificeren van kansen, het navigeren door uitdagingen en het positioneren van je aanbod volgens de doelstellingen van de klant. Soms komt dit vanuit jouw organisatie, maar tender adviesbureau's zoals House of Tenders zijn een goed alternatief.

7. Onderzoeksvaardigheden: 

Het bidteam moet in staat zijn om grondig onderzoek te doen naar de aanbestedende partij, de markt, de concurrentie en andere relevante factoren. Deze informatie dient als basis voor een sterke voorstel.

8. Creativiteit:

Om onderscheidende waarde te creëren voor jouw aanbod heb je creativiteit nodig. Dat betekent dat je eruit springt en ook oplossingen die buiten het gebaande pad ligt aandraagt.

9. Werken met AI:

AI veranderde in 2023 al de aanpak van RFP's en aanbestedingen met een aantal opties. Dat betekende voor IBM al genoeg om in de komende jaren 7,800 banen binnen het bedrijf in te laten vullen door AI en dus niemand meer aan te nemen (Reuters). In 2024 zullen de veranderingen door AI en automatisering voor het eerst drastische impact hebben op bidteams. 

Om het maximale uit de toekomstige manier van werken en tools in bidmanagement te halen, moét je kunnen werken met AI. Dat betekent vakkundig prompten, de juiste tools kennen en gebruiken, maar ook de veiligheidsrisico’s onder de knie hebben. 

Het bidteam: wie doet wat?

Een bidteam bestaat uit verschillende rollen. Hieronder bespreken we een aantal van de belangrijkste rollen binnen een bidteam:

Bid Director

De Bid Director heeft de algehele verantwoordelijkheid van de overkoepelende strategie van de hele bid afdeling van traject tot traject. Om jouw beste aanbod te creëren moet je namelijk van bid naar bid ontwikkelen. 

Daarnaast zorgt de Bid Director ervoor dat het voorstel op tijd en met zo hoog mogelijke kwaliteit wordt ingediend.

‍

Bid Manager

Een bid- of tendermanager stelt de planning op, zorgt dat deze gevolgd wordt en dat alle taken voldoen aan de hoogste kwaliteitsstandaarden. Hij is op de hoogte van de details van elke aanbesteding en werkt samen met management aan een strategie om de tender te winnen. Daarnaast zorgt hij voor effectieve communicatie tussen de nodige afdelingen en het bidteam. 

Tekstschrijver

Met een goede schrijver geef je een sterke inschrijving vorm, want deze rol raakt ieder aspect van de inschrijving. Daarbij vertaalt hij de strategie en andere input naar overtuigende teksten.

Subject matter experts (SMEs)

De subject matter experts zijn specialisten op het gebied van de inhoudelijke aspecten van de inschrijving. Vaak weten zij veel van bijvoorbeeld het product, klant, of de omgeving waarin het contract zich afspeelt. Zij leveren de technische kennis en input die nodig is om een geloofwaardige inschrijving op te stellen.

Voorbeelden van SMEs zijn:

• Calculators
• Product owners
• Technische experts
• IT-consultants
• Duurzaamheids specialisten
• Legal
• Operations
• Bid analist
• Sales support

Minder afhankelijk van Subject Matter Experts

“Mijn technische collega hoeft nu geen stuk tekst te schrijven over bijvoorbeeld drijfveren. Ik vraag het aan Altura AI, die genereert een antwoord, dat pas ik een beetje aan en daar hoeft mijn collega alleen nog maar akkoord op te geven of feedback.” 

• Marloes van der Liende, Tendercoördinator GMB

Omdat je met AI zoekt naar de onderwerpen die je al eens hebt behandelt, raadpleeg je minder subject matter experts voor je teksten. Dat scheelt niet alleen jou, maar ook jouw collega’s erg veel tijd. Omdat zij zich niet hoeven te verdiepen in de situatie, om te begrijpen wat je nodig hebt. 

Laat jouw bidteams voorstellen  anders managen 

In een studie van Harvard en Boston Consulting Group (computing.co.uk) kwam naar voren dat consultants van BCG significant productiever en beter werken met hulp van AI. Ze konden 12,5% meer taken afronden, waren 25% sneller en produceerden ook 40% hogere kwaliteit.

Indrukwekkende cijfers voor een studie die alleen over generieke AI oplossingen draait. Stel je voor dat er een AI oplossing is die specifiek voor Bidmanagement is ingericht. Zoals Altura.

Nu je weet wat jouw organisatie nodig heeft en hoe je jouw bidteam het beste inricht, is het tijd de opties te overwegen. Daarbij is Altura, bidmanagement software met geavanceerde AI-tools en projectmanagement, een waardevolle toevoeging aan jouw team. 

Altura biedt een datagedreven aanpak voor bidmanagement, toegankelijk zonder diepgaande data-analyse kennis, en centraliseert je processen in één gebruiksvriendelijke omgeving. Ontdek hoe jouw bidteam versterkt en met AI integraties nog efficiënter maakt.

Het bidteam van de toekomst: de perfecte mix

Een goed bidteam beschikt over een aantal belangrijke vaardigheden in de vorm van: een leider die het team kan motiveren en projectmanagement dat structuur aanbrengt. Daarnaast heeft een effectieve manier om informatie te krijgen over de aanbestedende dienst en de creativiteit om daarmee te differentiëren.

Het onderzoek van Harvard en Boston Consulting Group wijst uit dat het bidteam dat het beste met AI werkt tot wel 40% betere kwaliteit kan creëren in hun inschrijving. Daarmee is het meteen een toonaangevende eigenschap in het toekomstige succes van jouw tenders. Kies dus voor de juiste tools om jou te ondersteunen, maar zorg ook dat jouw team er klaar voor is.