Bidmanagement: optimaliseer jouw inschrijvingen op aanbestedingen

Aanbestedingen zijn een belangrijke bron van inkomsten voor veel bedrijven. Het is een consistente manier om waardevolle contracten binnen te halen en nieuwe klanten te werven. Een goed bidmanagementproces kan het verschil maken tussen de held en de schlemiel bij het verdelen van de contracten. 

In dit artikel zullen we de verschillende aspecten van bidmanagement bespreken en tips geven om jouw inschrijvingen op aanbestedingen te optimaliseren.

Bidmanagement vs tendermanagement: wat zijn de verschillen? 

Bidmanagement en tendermanagement zijn twee termen die vaak door elkaar worden gebruikt. Dat is logisch, want ze hebben beide te maken met het indienen van een aanbieding. Toch hebben ze elk hun eigen specifieke betekenis en toepassing. 

Bidmanagement

Bidmanagement is een proces dat zich richt op het voorbereiden en indienen van een inschrijving voor een aanbesteding. Het omvat het verzamelen van relevante informatie, het opstellen van een gedetailleerd voorstel en het presenteren van de inschrijving aan de klant. 

Het doel van bidmanagement is om de beste inschrijving te creëren die voldoet aan de eisen en verwachtingen van de klant. Dit proces vereist een grondige analyse van de aanbestedingsdocumenten, het identificeren van de belangrijkste vereisten en het ontwikkelen van een strategie om aan deze vereisten te voldoen.

Tendermanagement

Tendermanagement daarentegen is een breder concept dat het gehele proces van het beheren van aanbestedingen omvat. Het begint met het identificeren van potentiële aanbestedingen die passen bij de expertise en capaciteiten van een organisatie. Dit omvat het evalueren van de behoeften van de klant, het begrijpen van de markt en het identificeren van kansen.

Vervolgens gaat het tendermanagementproces verder met het selecteren van de meest geschikte aanbestedingen om op te reageren. Dit omvat het beoordelen van de haalbaarheid, het analyseren van de concurrentie en het bepalen van de slagingskansen. 

Ten slotte omvat tendermanagement ook het indienen van de inschrijvingen, het onderhandelen over contractvoorwaarden en het beheren van het hele proces tot aan de gunning van het contract. 

Een effectief tendermanagementproces vereist een grondige kennis van de markt,  begrip van de behoeften van de klant en een op data gebaseerde strategische aanpak. Het vereist ook de juiste ontwikkeling van jouw bidteam, sterke coördinatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen een organisatie, zoals sales, marketing, juridische zaken en projectmanagement. 

Door een gestructureerde aanpak te volgen en gebruik te maken van best practices, kan een organisatie haar kansen op het winnen van aanbestedingen vergroten en haar concurrentiepositie versterken.

Het verschil

Hoewel bidmanagement en tendermanagement beide te maken hebben met het indienen van een aanbieding, verschillen ze in hun reikwijdte en doelstellingen. 

Bidmanagement richt zich specifiek op het voorbereiden en indienen van een inschrijving, terwijl tendermanagement het bredere proces van het beheren van aanbestedingen omvat. 

Beide processen zijn essentieel voor organisaties die willen deelnemen aan aanbestedingen.

Waar moet je op letten bij aanbestedingen?

Als je wilt slagen bij het indienen van inschrijvingen op aanbestedingen, zijn er verschillende factoren waar je rekening mee moet houden. 

Begrijp de aanbestedingsdocumenten

Ten eerste lees je de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig. Daarin staan tenslotte de eisen waaraan jouw inschrijving moet voldoen en de criteria waarmee deze wordt beoordeeld.

Voldoe aan eisen en (kwaliteits)criteria

Breng technische specificaties, kwaliteitsnormen en eventuele certificeringen die vereist zijn in kaart. Door deze één voor één af te strepen zorg je ervoor dat jouw inschrijving aan alle vereisten voldoet.

Vervul jouw klant’s behoeftes

Uiteindelijk moet je erachter komen waarom de klant zijn vragen stelt en welke lange termijn doelen hij heeft. Met die kennis maak jij de inschrijving die perfect aansluit bij de behoeften van de klant. Dit is waar je de rest van de markt aftroeft en de verwachtingen van jouw (dan) opdrachtgever overtreft.

Benut je tenderhistorie

Om een dieper begrip van de klant op te bouwen, documenteer je eerdere aanbestedingen en de uitkomsten. Deze documenten sla je op in jouw bid content bibliotheek. Dan ga je zelf aan de slag met data in de vorm van dashboards, of je kiest ervoor om dit door toepassing van bidmanagement software te doen. Daarmee krijg je inzicht in de voorkeuren en prioriteiten van de klant, evenals de sterke en zwakke punten van je concurrenten. 

Zoek de interactie

Ga actief in gesprek met de klant en blijf vragen stellen. Met open en transparante communicatie krijg je het snelst begrip van hun behoeften en verwachtingen.

Ken jouw markt

Naast het begrijpen van de klant, is het ook van belang om de markt waarin je opereert goed te kennen. Wat zijn jouw sterke en zwakke punten ten opzichte van jouw concurrenten? Door een grondige concurrentieanalyse uit te voeren, kun je inzicht krijgen in de marktdynamiek en strategieën ontwikkelen om jezelf te positioneren als de beste keuze voor de klant.

Manage met structuur

Het indienen van een inschrijving is niet alleen een kwestie van kennis en inzicht. Structureer jouw aanpak nauwlettend met een duidelijke planning, plus overzichtelijk eigenaarschap. Stel deadlines, wijs verantwoordelijkheden toe en zorg voor duidelijke communicatie en een single-source-of-truth binnen het team.

Om jouw structuur zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten, vindt Wouter van Tienhoven CP van APMP. Dat betekent, steeds minder meningen:

Geef jezelf tijd

Reserveer voldoende tijd en middelen voor het opstellen van de inschrijving. Dit betekent vaak dat je vroeg moet beginnen en voldoende tijd moet nemen om alle benodigde informatie te verzamelen en te verwerken. 

Je kunt jezelf ook tijd teruggeven door het gebruik van AI in jouw bidmanagement. 

Veel aspecten om mee te winnen

Er zijn dus verschillende aspecten waar je op moet letten bij aanbestedingen: het begrijpen van de aanbestedingsdocumenten, het kennen van de behoeften van de klant, het analyseren van de markt en het hanteren van een gestructureerde projectmanagementaanpak zijn allemaal essentieel. Door aandacht te geven aan die factoren, vergroot je jouw kansen op slagen.

Klik hier voor meer informatie over de best practices van bidmanagement.

Verschillende aanbestedingsprocedures

Europees

Europese aanbestedingen uit alle landen van de EU worden gepubliceerd via Tenders Electronic Daily (TED). In het algemeen zijn er binnen de EU de volgende contractmogelijkheden voor aanbestedingen:

Openbare procedure

De meest gebruikte procedure. Alle geïnteresseerde partijen dienen een inschrijving in voor de gepubliceerde aankondiging. Na de inschrijvingsfase worden alle inschrijvingen geëvalueerd en de opdracht gegund.

Niet-openbare procedure

Geïnteresseerde partijen dienen een aanvraag tot deelname in. De aanbestedende dienst nodigt vervolgens hun partijen van voorkeur uit om in te schrijven.

Procedure voor sociale en andere specifieke diensten

Sommige diensten met een bijzondere aard (gezondheidszorg, cultuur of onderwijs) hebben soms minder strikte regels nodig om rekening te houden met de situatie.

Mededingingsprocedure met onderhandeling

In deze trajecten worden inschrijvende partijen uitgenodigd om meer inspraak te geven. Het doel hiervan is om de inschrijvingen te verbeteren voor de gunning.

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging

In dit type traject worden er onderhandelingen gevoerd met specifieke partijen, zonder bekendmaking. Dit gebeurt vaak bij noodgevallen, of bij gebrek aan inschrijvers.

Concurrentiegerichte dialoog

Complexe opdrachten waarbij de aanbestedende dienst wil leren hoe de markt het beste aan de eis kan voldoen. Nadat de afstemming met de markt wordt er een uitvraag ontwikkelt en worden specifieke inschrijvers uitgenodigd.

Prijsvraag

Hierbij wordt er een ‘prijs’ uitgelooft voor een ontwerp of ontwikkelplan. Die inzending kan dan weer een basis vormen voor een contract.

Concessieovereenkomst

Hierbij exploiteert een partij met goedkeuring van een aanbestedende dienst een dienst. Dan maken zij gebruik van, bijvoorbeeld infrastructuur zoals parkeergarages, om er inkomsten uit te halen.

Innovatiepartnerschap

De aanbestedende diensten ontwikkelt samen met een of meerdere marktpartijen een innovatief product, dienst of werk.

Nationaal

In Nederland vind je tenders op Tenderned, Aanbestedingskalender of Mercell (voorheen Negometrix). Daarbij heb je de volgende contractmogelijkheden:

Enkelvoudige onderhandse procedure

Er wordt één partij uitgenodigd voor het indienen van een offerte. Vaak gebruikt bij kleine opdrachten, of als er specifieke redenen zijn om maar één partij te contacteren.

Meervoudige onderhandse procedure

Een beperkt aantal partijen wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen. Zo kan een aanbestedende dienst onderhandelen met meerdere partijen zonder een openbare aankondiging.

Nationale openbare procedure

Alle geïnteresseerde binnenlandse partijen zijn welkom om een inschrijving in te dienen bij interesse op de gepubliceerde aankondiging. International partijen worden vaak uitgesloten of maken alleen bij gebrek aan binnenlandse alternatieven kans.

Nationale niet-openbare procedure

Een niet-openbare procedure, maar dan op nationaal niveau.

Inschrijvingen optimaliseren doe je zo

Om jouw inschrijvingen sterker te maken moet je dieper durven kijken dan jouw aanbod en pricing. Vaak betekent het een herstructurering van jouw processen, om doortastend te veranderen. Om dat te doen begin je met de volgende stappen.

Stap 1: Werk met de juiste bid- en tenderdata

Als je nog niet met het bijhouden van data bent begonnen, maar aanbestedingen wel serieus neemt, is er een duidelijke eerste stap. Door de structuur en consistentie van aanbestedingen, is de data die je eruit haalt erg betrouwbaar. Bovendien is er door de omvang van de inschrijf trajecten veel data om van te leren. Hierop kan jouw organisatie zijn commerciële data strategie bouwen.

Als je data al wel hebt geïmplementeerd, maar je afvraagt hoe je er nog meer mee kunt doen. Is het belangrijk te kijken naar de status van je data management en die af te wegen tegen jouw beoogde bidmanagement ontwikkeling.

Stap 2: Stel het optimale bidteam samen

Je geeft bij het indelen van jouw bidteam prioriteit aan het samenbrengen van doelgerichte mensen, die weten hoe je een deadline moet nakomen. Voor overduidelijke redenen. 

Als die basis er ligt, weet je dat er ook een strakke planning moet liggen om na te leven. Dat is waar je als eerste in investeert: een procesbewaker met haar op zijn tanden en de leiderschapskwaliteiten om structuur uit te zetten voor jouw team.

—

Quote Karel Koppens

“Er moet iemand zijn die knopen doorhakt, mensen aanspreekt op het moment dat ze planningen niet nakomen, of mensen scherp houdt op de kwaliteit van het project.” 

—

Vervolgens ga je vak specifieker kijken naar de kwaliteiten die je nodig hebt. Dan heb je, volgens Karel, iemand nodig die gewend is om teksten te schrijven binnen een tender omgeving. Dat is een ambacht apart.

Vervolgens heb je input nodig van jouw sales organisatie. Maar dit moet je doen door een funnel van één of enkele personen. Zodat je overzicht behoudt.

Als laatste moet je ervoor zorgen dat tijdens het tendertraject genoeg capaciteit is van de kennisbronnen in jouw organisatie. Zodat je wanneer het erop aankomt geen tijd verliest aan het aantal revisierondes dat uitloopt door overbezetting.

Stap 3: Maak gebruik van bid- of tendermanagement software

We snappen dat het logisch klinkt vanuit onze mond. Maar wij zijn niet de enige die het vinden. Bidmanagement software is de toekomst. Zeker in de tijd van AI kun je in een volwassen bidmanagement organisatie niet meer met een handmatig proces, wat je in excel bijhoudt aan komen.

Bidmanagement geeft je een single-source-of-truth voor al jouw documenten en projecten. Die scherp je vervolgens per traject aan op basis van verzamelde data van gunningsbessluiten, bid/no-bid beslissingen en andere directe bronnen. 

Daarnaast biedt het een overzichtelijk proces en samenwerking door de gespecialiseerde projectmanagement omgeving voor tenders en RFP’s. Deze is ondersteund met AI functies, die jouw team tijd en capaciteit teruggeven door tijdrovende handmatige taken voor je te doen.

Alles wat rest is tender software en AI op de juiste manier combineren.

Stap 4: Analyseer historische bids en bids van concurrenten

Je kunt alleen weten waar jij op uitblinkt door jouw eigen prestaties af te zetten tegen de prestaties van de markt. Dat is soms gecompliceerd, omdat je niet altijd in de keuken kunt kijken bij andere inschrijvers. 

Omdat je maar beperkt data krijgt toegespeeld, moet je hier alles uitknijpen wat je kunt. Dat klinkt ingewikkeld. Maar data gebruiken in bidmanagement hoeft niet moeilijk te zijn.

Daar zijn tegenwoordig uitstekende toepassingen voor, die data automatisch voor je in dashboards presenteren. Zonder dat jij daar zelf in spreadsheets of business intelligence software mee aan de slag hoeft.

Stap 5: Monitor jouw resultaten en optimaliseer waar nodig

Er zijn veel verschillende manieren om te optimaliseren in bidmanagement. Mark de Bruijn had het eerder in de Bidcast met ons over de directe waarde van tijdsbesparing voor de kwaliteit van je inschrijving.

“Bepaalde basiswerkzaamheden kun je automatiseren, zodat je je kunt richten op de relevante zaken. Je wint tender niet door simpelweg in te schrijven, de klant wil meer. Dat meer bieden doe je dan in die tijd die je meer beschikbaar hebt.”

• Mark de Bruijn - Lead Bid & Proposal Centre | CM.com

Om erachter te komen waar jij jouw ontwikkelbudget moet beleggen weeg je af op welke factoren jouw bidorganisatie achterblijft. Dit weeg je af tegen waar je naartoe wilt groeien op het gebied van tenders. 

Hoe kies je de juiste bid- of tendermanagement software

Niet voor iedere organisatie is de keuze voor een complete bidmanagement software het waard. Sterker nog. Wij vertellen klanten met regelmaat dat de volledige versie van Altura voor hen niet de juiste keuze is. Er zijn namelijk wat factoren die je moet afwegen voordat je aan die bidmanagement software begint.

Om de juiste keuze te maken vind je hieronder 8 punten waar je op wilt letten:  

• Jouw keuze is niet zomaar gemaakt, maar met een weloverwogen proces en na het uithoren van verschillende bronnen.

• Jouw keuze maakt je klaar voor de toekomst en zorgt ervoor dat je alle implementatie van bijvoorbeeld AI naadloos implementeert.

• Jouw software-aanbieder heeft de middelen klaar om jou een goede start te geven met onboarding.

• Jouw software ondersteunt minstens jouw huidige CRM integratie (of neemt het in zijn geheel over) en heeft een koppeling naar zo veel mogelijk andere systemen waar je al mee werkt.

• Jouw hele team werkt in de software, dat geeft overzicht in management en coaching. Zowel voor jou, als voor drukbezette collega’s, die vaak ook andere rollen vervullen.

• Jouw verwerking en evaluatie van data verloopt vlekkeloos met het platform. Hoe meer en makkelijker een software jouw data toepast, hoe verder het jou gaat brengen.

• Jouw communicatie tussen afdelingen, directors en stakeholders wordt door de software ondersteund. Rapporten en dashboards helpen bij het overbrengen van een duidelijke boodschap. 

Aan de slag met het bidmanagement platform van Altura

De meest toegankelijke manieren om jouw bidmanagement te optimaliseren zijn hierboven allemaal genoemd. Met suggesties uiteenlopend van het professionaliseren van jouw team, jouw resultaat evaluatie en de verwerking van jouw data als vaandeldragers. Het is je vast opgevallen dat wij software als grote factor zien in de toekomst van bidmanagement. Dat doen we met een reden en we laten je graag zien waarom wij denken dat ons platform jou gaat helpen. Interesse? Plan dan een kennismaking.