Het evalueren van je tenderproces: een niet te onderschatten stap in inschrijvingen. Pas als je weet hoe je scoort en samenwerkt, verbeter je. 

Door het tenderproces te evalueren krijg je inzicht in eventuele fouten en successen. Weet wat wel/niet werkt.

Herken je dit? Het evalueren komt uit de losse pols of je team evalueert helemaal niet. Daarnaast kost het tijd om een template te maken. Toch biedt het gebruik van een vast template verschillende voordelen.

De 5 voordelen van een vast evaluatie template:

1. Consistentie: Elke beoordelaar gebruikt dezelfde criteria om inschrijvingen te evalueren.

2. Efficiëntie: Bespaar tijd. Het beoordelen gaat makkelijker en sneller. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.

3. Objectiviteit: Subjectieve beoordelingen krijgen weinig kans omdat de beoordeling vastgestelde criteria heeft.

4. Transparantie: Iedereen weet op welke criteria de inschrijving wordt beoordeeld.

5. Compliance: Waarborg de naleving van procedures en regelgeving bij het evalueren van het tenderproces.

Stappen om je tenderproces te evalueren

1. Verzamel alle relevante documenten: Aanvraag, ingediende inschrijving, feedback van de aanbesteder en andere documenten in het inschrijfproces.

2. Invullen Tenderproces Evaluatie template: Individueel of samen met het tenderteam.

3. Evalueer met het team: Plan genoeg tijd in om met het tenderteam de ingevulde Tenderproces Evaluatie template(s) door te nemen. Beoordeel de offerte, het aanbestedingsproces en de samenwerking van het team.

4. Analyseer de feedback: Wat zijn de verbeterpunten? Welke sterke punten kunnen bij de volgende inschrijving extra benadrukt worden?

5. Leer van de ervaring: Maak een actieplan om het volgende inschrijfproces sterker te maken.

Hoe gebruik je de Tenderproces Evaluatie template?

Vul per tender onderdeel in welke positieve en verbeterpunten je hebt ervaren in het proces. Geef een cijfer van 1 tot 5.

Het tenderproces evalueer je op criteria:‍

Strategisch: Hoe hebben we de strategie bepaald en uitgedacht?

Tactisch proces: Hoe hebben we onze strategie uitgevoerd?

Resources: Hadden we de juiste informatie, mensen, documenten en tools tot onze beschikking?

Inhoudelijk: Hadden de stakeholders de juiste inhoudelijke kennis?

‍Achtergrond en context: Was de juiste context en achtergrondinformatie beschikbaar?‍

Interne samenwerking: Hoe werd intern samengewerkt door verschillende mensen en teams?‍

Data: Hebben we optimaal gebruikgemaakt van de data?

‍Eindresultaat: Zijn we tevreden met het eindresultaat?

Het Tenderproces Evaluatie template is gemakkelijk in gebruik. Evalueer het tenderproces grondig en met deze vast structuur.

Download het template bovenaan de pagina en krijg zo inzicht in de verbeterpunten voor de volgende aanbesteding.