Bidfood, een van de grootste leveranciers voor de foodservice-industrie, verwerkt jaarlijks 30 tot 40 aanbestedingen voor National Accounts & Health & Care*. Deze processen zijn cruciaal voor hun succes, met een gemiddelde winrate van 40-50%. Toch stonden Kasper van Donkersgoed, Sr. Proposal Manager en Femke Uelderink, Proposal Manager, bij Bidfood, voor enkele uitdagingen: het stroomlijnen van de processen, zoals het pre tender proces en een inefficiënte productmatching.
Sinds de implementatie van Altura heeft Bidfood aanzienlijke stappen gezet om deze uitdagingen aan te pakken en een solide basis gelegd voor verdere groei. “Je moet soms gewoon nieuwe dingen proberen, en ik wilde gewoon iets met AI gaan doen." Lacht Kasper.
De uitdaging: efficiëntie winnen in een complexe omgeving
Een van de grootste uitdagingen voor Bidfood was omnummeren—het proces waarbij klantuitvragen zoals "zongedroogde tomaten in olijfolie" worden gematcht aan het eigen assortiment. Kasper legt uit: “Ons aanbod is niet hetzelfde als dat van bijvoorbeeld onze concurrenten, maar we moeten het toch matchen met wat gevraagd wordt. Dat was altijd een handmatig proces, foutgevoelig en enorm tijdsintensief.”
De omvang van het probleem wordt pas echt duidelijk bij de cijfers: per aanbesteding moeten er tussen de 100 tot 3000 artikelen worden gematcht. Handmatig kan een medewerker slechts 30 artikelen per uur verwerken. Dit betekent dat één enkele bid al snel een volledige werkweek in beslag kan nemen.
Pre-tender uitdagingen en de zoektocht naar een oplossing
Naast de tijdsintensieve productmatching, liepen Kasper en zijn team tegen andere obstakels aan:
- Verspreide data: Documenten en informatie waren verdeeld over losse documenten, wat leidde tot inefficiëntie.
- Pre-tender complexiteit: Klanten willen vaak maatwerk, maar het gebrek aan een gestroomlijnd proces bemoeilijkte een efficiënte voorbereiding. "Je wilt klanten geven wat ze écht nodig hebben, maar dat wordt soms lastig door de manier waarop data en processen nu zijn georganiseerd," legt Kasper uit.
Kasper wist dat handmatige processen niet langer houdbaar waren en begon gericht te zoeken naar een oplossing die verder ging dan alleen digitalisering. Hij wilde een AI-tool die kon helpen om bidmanagementprocessen, zoals omnummeren en kwalificaties, te versnellen en te stroomlijnen. Dat leidde hem naar Altura. “Ik was op zoek naar technologie die niet alleen tijd bespaart, maar ook de foutgevoeligheid minimaliseert en ons helpt bij het beoordelen van kansen.”
De oplossing: een geïntegreerd platform voor structuur en gemak
Bidfood koos voor Altura vanwege de mogelijkheden om documentatie, productmatching en samenwerking te stroomlijnen. Het platform biedt een compleet ecosysteem dat het hele aanbestedingsproces ondersteunt.
"Onze processen waren voorheen verspreid over verschillende documenten. Nu centraliseert Altura alles, van pre-tender met het New Business team tot evaluatie. Dit biedt niet alleen structuur, maar ook vooral gemak." - Kasper, Sr. Proposal manager, Bidfood
Een proces gebouwd op efficiëntie en data
Het pre-tender bord binnen Altura geeft Bidfood een centrale plek voor alle activiteiten, wat zorgt voor een gestructureerde aanpak en betere samenwerking tussen New Business en Proposal. Evaluatiegesprekken worden uitgevoerd, waardoor inzichten uit eerdere bids worden hergebruikt om nieuwe kansen te vergroten.
Door gebruik te maken van tools zoals de Proposal Search en Document Chat kan het team informatie snel ophalen en delen, wat niet alleen tijd bespaart maar ook zorgt voor consistente kwaliteit in alle offertes.
Stap 1: Signaleren en kwalificeren
Het New Business-team van New Business Team signaleert een nieuwe aanbestedingskans en maakt een project aan in Altura. Vervolgens vullen ze het pre-tender kwalificatiemodel in om te beoordelen wat al bekend is en welke informatie nog ontbreekt. Dit proces biedt een eerste inzicht in de haalbaarheid en strategische waarde van de kans.
“Het implementeren van Altura was heel gemakkelijk en door goede begeleiding en uitleg, konden we er al snel zelfstandig mee aan de slag.” - Kasper, Sr. Proposal manager, Bidfood
Stap 2: Taken en samenwerking
Na de eerste kwalificatie wordt de opportunity overgedragen aan het proposalteam. Zij voeren een tweede, meer gedetailleerde kwalificatie uit. Daarnaast gebruiken ze de Document Chat om snel specifieke informatie uit tenderdocumenten te halen.
Wanneer alle voorbereidende informatie compleet is, begint het team met het schrijven van het voorstel. waarbij tools zoals de Proposal Search worden ingezet om eerdere relevante stukken te vinden. Hierbij wordt sinds kort geëxperimenteerd met de Proposal Writer, een nieuwe tool die helpt bij het efficiënter opstellen van offertes.
Stap 3: Finance en productmatching
Het Finance-team speelt een cruciale rol in deze stap. Zij gebruiken Altura’s Product Matcher om de klantuitvragen te koppelen aan het eigen assortiment.
- Automatisering: De Product Matcher kan binnen seconden artikelen herkennen en matchen.
- Handmatige input: Voor producten die niet automatisch worden herkend, kost het handmatig matchen gemiddeld één minuut per item.
- Tijdbesparing: Waar handmatig matchen vroeger dagen duurde, levert de automatisering nu een enorme tijdwinst op, vooral bij bids met 100-3000 artikelen.
Producten worden gematcht met klantuitvragen via Altura’s tools, waardoor fouten worden geminimaliseerd.
Stap 4: Voorstel en evaluatie
Het proposalteam werkt het voorstel uit en markeert het project als voltooid. Daarna wordt evaluatiefeedback toegevoegd in Altura om lessen te trekken en toekomstige bids te optimaliseren. Dit gestructureerde evaluatieproces zorgt ervoor dat waardevolle kennis consistent wordt hergebruikt.
De belangrijkste Altura-features voor Bidfood
1. Centrale documentopslag
“Altura biedt ons één plek voor alle documenten, wat ons werkproces vergemakkelijkt,” zegt Kasper.
2. Kwalificatiemodel
Het pre-tender & opportunity kwalificatiemodel geeft Bidfood gestructureerd inzicht in kansen en risico’s. Het customer success team van Altura heeft geholpen met het maken van het template. Met Altura heeft Bidfood nu een twee-staps kwalificatie model ingebouwd. Alle informatie over de kwalificatie staat direct gelinked aan de juiste tender en project zodat ze niet meer moeten zoeken.
3. Productmatching met AI
Dankzij Altura’s geavanceerde tools kan het Finance-team nu sneller en nauwkeuriger klant uitvragen matchen met het eigen assortiment, wat tijd en fouten bespaart. “De tool kan binnen een seconde meer dan 50 producten matchen die voorheen minimaal 2 minuten handmatig per artikel kostten. Per aanbesteding, met 100 tot 3000 artikelen, bespaart dit het team uiteindelijk dagen aan werk. ”
4. Document Chat
Met deze tool kan het team tijdens het proces direct relevante informatie ophalen uit de tender. “Voorheen moest ik lang door de tenderdocumenten zoeken en lezen. Nu zoekt de chatbot in tender documenten naar mijn gevraagde informatie.” voegt Femke toe. “Met de Document Chat zoek ik direct naar wat ik nodig heb, en binnen seconden heb ik een antwoord. Dit maakt het dagelijkse werk eenvoudiger en sneller."
5. Proposal search
De Proposal Search is Bidfood’s complete contentbibliotheek binnen Altura, waarin eerdere offertes en relevante documenten overzichtelijk beschikbaar zijn. Hierdoor kan het team direct de juiste content hergebruiken in nieuwe voorstellen. “Het is fijn dat we niet telkens opnieuw het wiel hoeven uit te vinden,” zegt Femke. “Altura biedt functionaliteiten die mij helpen in het dagelijkse proces. Waar we voorheen telkens opnieuw moesten beginnen, biedt Proposal Search ons nu toegang tot een complete bibliotheek met eerdere voorstellen. Het vinden en hergebruiken van content bespaart veel tijd.”
De eerste resultaten: structuur en efficiëntie
Bidfood heeft met de implementatie van Altura al belangrijke stappen gezet richting een gestroomlijnd en efficiënter aanbestedingsproces. Kasper deelt: “Ik ben blij met hoe Altura nu is neergezet. Al onze projecten staan erin, van pre-tender tot evaluatie, en dat biedt meer structuur dan voorheen.”
De voordelen die Altura nu al biedt:
- Beter overzicht: Altura centraliseert alle processen, van pre-tender, kwalificatie tot evaluatie, waardoor Bidfood een compleet beeld heeft van elke aanbesteding en alle aanbestedingen die lopen tegelijkertijd.
- Pre-tender fase: De hele pre-tender fase van het new business team staat gestructureerd in Altura. Er is nu een proces met gestandaardiseerde stappen en een kwalificatiemodel.
- Efficiëntie in productmatching: Dankzij de Product Matcher bespaart het team significant tijd bij het koppelen van klantuitvragen aan het assortiment. Voorheen een arbeidsintensief proces, nu een geautomatiseerde oplossing.
- Strategische besluitvorming: Het geïntegreerde kwalificatiemodel helpt Bidfood om kansen beter te beoordelen en onderbouwde beslissingen te nemen.
- Gebruiksgemak: Tools zoals Proposal Search en Document Chat maken dagelijkse taken eenvoudiger, waardoor het team zich kan richten op het creëren van kwalitatieve voorstellen.
Kasper ziet verdere mogelijkheden om Altura nog beter te benutten: “Ons doel is om nog nauwer samen te werken met New Business, zodat we gezamenlijk het maximale uit Altura halen. Het systeem is nu volledig ingericht om ons te ondersteunen, en ik kijk uit naar de resultaten die we met deze samenwerking kunnen bereiken.”
Met Altura heeft Bidfood een solide basis gelegd om alles rondom bid management in één plek te krijgen en het gemak en daardoor efficiëntie te vergroten.
*voor Europese aanbestedingen gelden andere cijfers
