Je hoort de belofte overal. Upload je tenderdocumenten, voeg je oude proposals toe, en laat AI het nieuwe voorstel schrijven. Klinkt geweldig. Maar als je ooit een complex proposal hebt geschreven, weet je dat het zo niet werkt.
De afgelopen jaren hebben wij bij Altura met tientallen bidteams samengewerkt. En wat we keer op keer zien is dit: een sterk proposal schrijven gaat niet alleen over beantwoorden wat de aanbestedende dienst vraagt. Het gaat over de vraag áchter de vraag.
De nuance die AI niet kent.
Neem een simpel voorbeeld. Twee tenders vragen allebei: "Beschrijf hoe u omgaat met incidentmanagement." Dezelfde vraag, toch?
Niet echt. Bij de ene schrijf je voor een klant waar je al drie jaar mee samenwerkt. Ze kennen jullie werkwijze. Ze willen zien dat jullie hebben geleerd van dat incident vorig jaar, en wat jullie sindsdien anders doen. Bij de andere betreed je een nieuwe markt. Daar laat je zien dat je hun sector echt begrijpt, en waarom jouw aanpak bij hun context past.
Zelfde vraag. Totaal ander antwoord. Dat verschil zit niet in een document of een database, maar in het hoofd van de bidmanager.
De belangrijkste input voor een winnend proposal.
Het gaat om de relatie met de klant. Om kennis over lopende samenwerkingen en over wat vorige keer wel of niet werkte en waarom. Om hoe je jezelf strategisch wil positioneren. Niet alleen wat je kan leveren, maar hoe je het wil verkopen.
Die nuance stop je niet in een standaard AI proposal writing prompt of workflow. Het is opgebouwde kennis, gesprekken met collega's, een gevoel voor wat deze klant nodig heeft. Dat is precies wat bidmanagers en proposal writers zo goed maakt in hun vak.
En ja, vraag AI om dat voorstel te schrijven op basis van oude proposals en de huidige uitvraag, en je krijgt een antwoord. Maar het is gemiddeld en generiek antwoord. Vervolgens ben je alsnog uren bezig om het te finetunen naar iets dat daadwerkelijk bij deze specifieke situatie past.
Als iedereen AI proposals laat schrijven, klinkt iedereen hetzelfde.
Dit is misschien wel het belangrijkste punt. AI is getraind om patronen te herkennen en te reproduceren. Dat levert nette teksten op, maar geen onderscheidende teksten.
En juist in aanbestedingen draait alles om differentiatie. Waarom jullie? Waarom nu? Waarom op deze manier? Die vragen beantwoord je met strategie, niet met tekstgeneratie.
Kun je tools als Copilot of Claude gebruiken om te schrijven? Absoluut. Ze maken een alinea scherper, checken een formulering, zetten sneller een eerste versie neer. Maar wees kritisch op wat eruit komt. Want wat AI je geeft is een gemiddelde van alles wat het eerder heeft gezien. En gemiddeld is niet wat een tender wint.
Waarom wij bewust een andere richting kiezen.
Bij Altura hebben we zelf ook een tool die een eerste output kan genereren op basis van je bronnen. Dat kan handig zijn als startpunt. Maar ik geloof er niet in dat dát het verschil maakt. Het verschil zit niet in wie de mooiste alinea genereert. Het zit in wie het beste begrijpt wat er gevraagd wordt, en daar het slimste antwoord op formuleert. Dat is en blijft het werk van bidteams en proposal writers.
De afgelopen maanden heb ik samen met ons productteam en onze engineers gewerkt aan iets waar ik inmiddels heilig van overtuigd ben: als je bidteams écht wil helpen, moet je ze tijd teruggeven. Niet door het schrijven over te nemen, maar door alles eromheen sneller en slimmer te maken.
Dat is waar onze nieuwe product ‘AI workflows’ op gericht zijn. Sneller begrijpen wat een tender vraagt. In minder tijd overzicht hebben van alle eisen. Risico's eerder spotten. De juiste verduidelijkingsvragen formuleren. Zodat bidteams hun energie kunnen steken in waar ze het beste in zijn: de strategie en het overtuigende verhaal dat een tender wint.
Ik ben trots op de richting die we hebben gekozen, en ik ben enorm enthousiast over wat er de komende weken aankomt. We zijn nog lang niet klaar, maar we zitten op het juiste spoor!
Schrijf je in voor de nieuwsbrief
Schrijf je in voor tips, trucs en ander bidmanagement nieuws!
Ontdek de kracht van automatisering in 30 minuten.
We lopen je door een live bid op jouw eigen tenderdocumenten.
