We spraken Marloes van der Liende Tendercoördinator bij GMB over hun proces met Altura AI. Ze gebruiken het nu sinds augustus 2023.
Proces vóór Altura AI
GMB, een bedrijf gespecialiseerd in waterveiligheid, waterkwaliteit, bio-energie en industriële bouw & infra, stond voor een uitdaging met hun oude bidmanagement proces. We spraken Marloes van der Liende, Tendercoördinator van GMB over hun ervaring met Altura.
GMB gebruikte Sharepoint voor het opslaan van oude voorstellen. Deze 4 uitdagingen had het bidmanagement team bij het zoeken naar teksten en informatie:
Tijdrovend
Zoeken naar de juiste informatie uit vorige tenders in een eigen database en het handmatig openen van verschillende mappen kostte veel tijd. Ook kon GMB maar 1 document tegelijkertijd doorzoeken met de CTRL+F functie.
Moeilijk vinden van informatie
Omdat GMB alleen kon zoeken op exacte woorden en geen verwante woorden, was informatie lastig te vinden. Vooral omdat collega's verschillende termen gebruikten, zoals 'verbinden' voor bijvoorbeeld 'samenwerken'.
Handmatig werk
Het uploaden van plannen en het toewijzen van tags/metadata aan teksten en oude voorstellen was arbeidsintensief. Het werd vaak vergeten of uitgesteld, omdat het te veel werk was. Als teksten of plannen niet goed werden geregistreerd, was informatie niet vindbaar. En ging veel informatie verloren.
Onnodig storen van collega’s
“Waar staat informatie X?” degene die plannen schrijven werden voortdurend bevraagd en gestoord.
"Als collega’s teksten of oude voorstellen verkeerd in onze kennisbank stopten of vergaten metadata toe te voegen, was het onmogelijk om tekst te vinden op basis van trefwoorden, dit was erg frustrerend."
- Marloes van der Liende, Tendercoördinator GMB
Oplossing: de bid content bibliotheek van Altura AI
GMB koos voor Altura AI om dit op te lossen. De oplossing voor hen was de Proposal Search tool - een bid content bibliotheek waar je snel en eenvoudig hoogwaardige tekststukken of informatie uit oude voorstellen vindt.
Resultaten met Altura AI
GMB werkt nu 2 maanden met Altura AI en hun bid content bibliotheek en ziet direct resultaten:
Tijdsbesparing
GMB bespaart 50% van hun tijd op het zoeken naar teksten of informatie uit oude voorstellen.
Verbeterde vindbaarheid
Het team hoeft niet meer te raden welk woord andere collega’s hadden gebruikt. Ze kunnen nu intuïtief zoeken naar het juiste stuk in verschillende documenten omdat AI inschat welke informatie bij elkaar hoort. GMB vindt nu documenten en teksten sneller en makkelijker. Geen frustratie meer.
Vergeten teksten worden gebruikt
Omdat GMB uit herinneringen op zoek moest naar relevante informatie, werden bruikbare teksten van jaren geleden vergeten. Tekst uit een voorstel van 4 jaar geleden werd succesvol ingezet voor hun meest recente inschrijving.
Documenteren is minder foutgevoelig
Doordat ze geen tags of metadata meer hoeven toe te voegen aan teksten of documenten maakt het team van GMB geen fouten meer en raakt niks meer verloren.
Automatisch teksten genereren
Doordat het team nu gerichte vragen kan stellen in hun bid content bibliotheek, wordt automatisch een tekst gegenereerd uit hun vorige voorstellen. Zo krijgen ze direct antwoord op specifieke vragen. De antwoorden kunnen ze gelijk doorsturen naar collega’s voor input.
Minder druk met dezelfde teksten schrijven
Voor het gebruik van Altura AI gebeurde het vaak dat tenderschrijvers bij technische collega’s input nodig hadden over bijvoorbeeld hun drijfveren en teamrollen. Omdat zij hier vaak minder enthousiast over zijn, werd dit regelmatig uitgesteld.
Nu kan de bid content bibliotheek het stuk tekst genereren en hoeven ze dus niet meer te wachten op input. Dit stuk wordt direct naar de collega’s opgestuurd waardoor ze 25% van hun tijd besparen.
Doordat technici zich nu alleen hoeven te focussen op het technische plan, wat ze leuker vinden en waar ze beter in zijn, zet GMB ze effectiever in binnen de tender.
Daarover zegt Marloes het volgende:
"De vindbaarheid is sterk verbeterd: we kunnen nu zoeken op basis van wat we denken, zonder exacte woorden uit de documenten te gebruiken.”
Altura AI’s Proposal Search bespaart GMB significante tijd en hierdoor schrijven ze betere tekstvoorstellen.
