GMB, gespecialiseerd in waterveiligheid, waterkwaliteit, bio-energie en industriële bouw & infra, liep tegen uitdagingen aan met hun oude bidmanagementproces. Jeroen van der Meer (teamleider Projectbureau) en Karina Wilting (productmanager) merkten dat het proces inefficiënt was en concurreren steeds lastiger werd.
De uitdaging: Blijven concurreren op de arbeidsmarkt
Het tenderteam van GMB werkt met vier tot vijf vaste specialisten en een wisselend aantal inhoudelijke experts per aanbesteding. “Als je kijkt hoeveel mensen er informatie aanleveren, dan zit je zo op 10 mensen per tender,” vertelt Karina. De doorlooptijd van een tender was zes tot zeven weken, waarin alles – van bid/no-bid beslissingen tot de uiteindelijke indiening – zorgvuldig gecoördineerd moest worden. “Tot vorig jaar zaten we op een winrate van 40% ongeveer,” zegt Jeroen.
Ondanks dat het proces al best strak was, was er wel nog winst te behalen in de efficiëntie. “Werk wat voor ons niet zo van toegevoegde waarde is, willen we het liefste uit ons werkproces zien te filteren,” zegt Jeroen. “De arbeidsmarkt is krap en met een klein tenderteam wil je ook kunnen groeien en blijven concurreren op de markt, oftewel meer tenderen. Dan wil je niet constant bezig zijn met randzaken. Hoe richt je een team zo efficiënt mogelijk in? We wilden met GMB naar slimmer, sneller en digitaler werken.”
De overstap naar Altura
De slimme AI-gedreven tools sloten perfect aan bij hun behoeften: minder tijd verspillen aan repetitieve taken en meer focus op strategische keuzes en kwalitatief sterke inschrijvingen. “We kwamen er al snel achter, dat we met Altura steeds minder dom typwerk hoeven te doen, daar worden we heel erg blij van.” Het lukt ze steeds beter om werk uit te filteren wat niet van toegevoegde waarde is.
De implementatie kende een rustige start. “In het begin moesten we wennen aan de manier van werken, maar zodra we echt met Altura aan de slag gingen, zagen we direct de voordelen,” zegt Jeroen van der Meer, Teamleider Projectbureau. Het tenderteam leerde al snel hoe ze optimaal gebruik konden maken van de software, met ondersteuning van het customer success team van Altura. “Dat we nu aan alle knoppen tegelijk draaien, zorgt ervoor dat we kwalitatief betere plannen kunnen maken.” Naar de toekomst is het ook interessant voor nieuwe medewerkers: "Mensen vinden het gewoon leuk om innovatief bezig te zijn,” zegt Jeroen.
Het werkproces met Altura
Signaleren van nieuwe kansen
“Nieuwe kansen komen direct binnen in Altura vanuit TenderNed, wat een grote tijdsbesparing oplevert. Voorheen moest een collega dagelijks TenderNed controleren, relevante kansen selecteren en documenten downloaden en uploaden. Nu verzamelt Altura automatisch alle relevante informatie in één overzicht, inclusief bijbehorende documenten,” legt Karina uit. "Dit elimineert de noodzaak om meerdere platforms handmatig te controleren en verhoogt de efficiëntie aanzienlijk.”
Binnen Altura werkt GMB met twee borden: 'Verwacht' en 'Actief'.
- Het 'Verwacht'-bord helpt bij het strategisch plannen van toekomstige projecten. Hier worden kansen gestructureerd weergegeven in tijdsvakken (0-6 maanden, 6-12 maanden, etc.), zodat beter inzicht ontstaat in wat er op de lange termijn aankomt.
- Het 'Actief'-bord wordt gebruikt om lopende tenders te beheren en de voortgang te monitoren.
Voorheen werd dit overzicht in Excel bijgehouden, wat arbeidsintensief was en minder overzicht bood. Hoewel er nog een aanvullende Excel-planning wordt gebruikt voor omzet- en tijdsprognoses, verwacht GMB dat Altura deze functionaliteit in de toekomst volledig zal overnemen.
Daarnaast biedt Altura de mogelijkheid om automatische datageneratie te combineren met handmatige aanpassingen.
"We werken nu vanuit één bron en kunnen beter onderbouwde beslissingen nemen." - Karina Wilting, productmanager, GMB
Analyse en samenvatting van de tender
Ook de tendermanagementdocumenten worden automatisch gegenereerd, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en het beslisproces sneller verloopt.
Vroeger moest GMB eerst kiezen of ze gingen voor de tender voordat ze de informatie konden verzamelen die ze nodig hadden. Met Altura kunnen ze nu eerst de juiste informatie genereren om beter onderbouwd een keuze te maken. “Voorheen deden we er 2 dagen over om een samenvatting en analyse te maken, nu kost het ons nog geen minuut,” zegt Jeroen
"Met Altura besparen we 16 uur per tender aan de documenten analyse en samenvatting, dat is twee volle werkdagen. Die tijd kunnen medewerkers nu besteden aan andere waardevolle werkzaamheden." - Jeroen van der Meer, Teamleider Projectbureau, GMB
Efficiëntere besluitvorming
Een belangrijk onderdeel van het werkproces volgens Karina, is het signaleren van interessante projecten. Alle potentiële projecten komen eerst op het 'Signaleren'-bord. Vanuit hier wordt, op basis van overleg tussen verschillende afdelingen, bepaald welke tenders de moeite waard zijn om op te pakken. "Dit proces is nu een stuk efficiënter omdat Altura direct de relevante documentatie en analyses klaarzet,” aldus Karina. Jeroen voegt toe: “In het verleden zaten we weleens aan een tender te schrijven waarvan we wisten: nou, die gaan we toch niet winnen. Met Altura hebben we veel meer draagvlak om niet voor deze tenders te gaan, omdat we gewoon zien dat het geen goede kans is.“
Schrijven van stukken
Ook het terugvinden van eerdere teksten is met de Proposal Search enorm verbeterd. Waar medewerkers voorheen in SharePoint lang moesten zoeken naar eerdere EMVI-teksten, kan nu met een paar klikken de juiste informatie worden gevonden. “Sharepoint werkte wel goed genoeg, maar haalde je compleet uit je schrijfproces. Je was soms twee uur bezig met zoeken, en aan het einde van de dag vroeg je je af: wat heb ik nou eigenlijk gedaan?” zegt Karina. Dit kostte niet alleen tijd, maar was ook frustrerend. Nu vinden ze snel de juiste voorbeelden, wat het werk een stuk efficiënter en leuker maakt.
"Altura vermindert de administratieve last enorm en maakt ons werk overzichtelijker en efficiënter." – Karina Wilting, productmanager, GMB
De impact: tijdwinst, overzicht en werkplezier
Met deze verbeteringen heeft Altura ervoor gezorgd dat GMB minder tijd kwijt is aan administratieve taken en zich meer kan richten op strategische keuzes en projectacquisitie. “Geen dom typwerk meer voor ons.” zegt Jeroen. Sinds ze gebruik maken van Altura winnen ze twee op de drie tenders. Dit waren er voorheen een stuk minder.
Resultaten op een rij:
- Automatisering van repetitieve taken: Het TMD-formulier wordt nu automatisch gegenereerd, waardoor tenderteams niet meer handmatig documenten hoeven te doorzoeken en over te typen. “Waar we voorheen 16 uur handmatig door de tender documenten moesten om inzichten en details eruit te halen, doen we nu hetzelfde werk maar dan in een één minuut,” legt Jeroen uit.
- Sneller en slimmer teksten hergebruiken: Met Proposal Search vinden medewerkers direct de juiste referenties en teksten over bijvoorbeeld duurzaamheid of ecologie.
- Sterkere bid/no-bid beslissingen: Het bid/no-bid proces is nu beter onderbouwd en gedocumenteerd in Altura. Waar het vroeger kon gebeuren dat een tender later risico’s bleek te hebben, zijn die risico’s nu al in een vroeg stadium inzichtelijk. "Door Altura kunnen we meer tenders doen én succesvoller zijn," aldus Jeroen
- Meer grip op marktinzichten: Door tender data te archiveren en analyseren, krijgt GMB steeds scherper zicht op welke projecten wel of niet passen. Dit helpt niet alleen bij toekomstige beslissingen, maar geeft ook waardevolle inzichten in de markt en concurrentie.
- Productiever en succesvoller: Voorheen was het tenderproces tijdrovend en arbeidsintensief. Nu bespaart het team wekelijks uren aan administratieve taken. "Altura maakt ons niet alleen efficiënter, maar ook succesvoller. We winnen nu twee op de drie tenders," zegt Jeroen.
- Werkplezier: “We kunnen nu betere keuzes maken over de tenders waar we voor gaan. We kunnen efficienter tenderen en dat draagt allemaal bij aan het werkgeluk van medewerkers. Wat in deze tijd wel het belangrijkste is in deze tijd. Dat we leuk werk hebben maar ook succesvol zijn.”
"De echte winst zit niet alleen in geld, maar vooral in de tijd die we terugkrijgen. Medewerkers kunnen zich nu richten op strategische keuzes in plaats van repetitief werk." - Jeroen van der Meer, Teamleider Projectbureau, GMB
De toekomst: slimmer, sneller en nog meer innovatie
GMB ziet nog veel mogelijkheden met Altura. Het platform wordt steeds meer een centrale plek voor tendermanagement, waar alle informatie samenkomt. "We ontdekken steeds nieuwe manieren om ons proces te verbeteren," vertelt Karina. "Het werk is niet alleen leuker geworden, maar ook effectiever."
Het bedrijf kijkt uit naar verdere ontwikkelingen, zoals een nog diepere integratie van marktanalyses en tenderforecasting in Altura. Jeroen: "Hoe verder we in Altura duiken, hoe meer kansen we zien om ons proces te optimaliseren en onze concurrentiepositie te versterken."
"Over twee jaar kunnen we echt zien of onze beslissingen kloppen. Door data op te bouwen met Altura, maken we onze tenderstrategie steeds slimmer." - Jeroen van der Meer, Teamleider Projectbureau, GMB
.avif)
