3 van de 4 bidmanagement teams zijn niet blij met hun winrate. Als je hier terecht bent gekomen ben jij daar waarschijnlijk een van. Weeg je nu de opties af die software jouw bidmanagement kan bieden? Dan ben je hier op de goede plek.
In dit artikel lees je over dé software oplossingen die jouw winrate met behulp van AI en data management gaan aandrijven. Voor de lijst met aanbieders staan we stil bij hoe jij kiest voor de juiste oplossing voor jouw bidmanagement.
Waarom je überhaupt je bids goed moet managen
Wat kost het jouw organisatie om een bid te verliezen
Wouter van Tienhoven (ex Yacht, Facilicom, Deloitte, Randstad), expert bidmanager en voorzitter van APMP Nederland schat in dat je zo’n 300 uur en €30.000,- kwijt bent aan een inschrijving. Dat is voor RFP’s tussen de €10.000,- en €30.000,- uur afhankelijk van de grootte.
Het inschrijven op aanbestedingen wordt vaak gedaan op “goed gevoel”. Maar gevoel is geen sterke leidraad. Naast de gemaakte kosten zijn dit andere pijnlijke consequenties:
- Je verspilt tijd die je anders besteedt aan een veelbelovende inschrijving
- Negatief beeld van jouw organisatie bij contacten
- Een minder gemotiveerd tenderteam
Slim bidmanagement is niet altijd hard werken
De Bid/No-Bid beslissing
Voorkom met een kritische Bid/No-Bid dat je je inspant voor de verkeerde tender. Er zijn verschillende manieren om een Bid/No-Bid beslissing vorm te geven, maar het doel is hetzelfde: selecteren welke aanbestedingen voordelen hebben voor jouw organisatie.
Je zorgt ervoor dat je alleen inschrijft op aanbestedingen met een hoge winkans. Daardoor doe je minder trajecten, maar besteed je meer tijd aan inschrijvingen waar de winkans de moeite waard is.
Toepassing van AI voor automatisering
Martijn Schouten, AI lead van Info, besprak tijdens het panelgesprek over AI in bidmanagement waarom het toepassen van AI vooral tijd teruggeeft.
Taken die AI al overneemt:
- Signalering van verwachte én nieuwe aanbestedingen
- Planning van een inschrijving afgesteld op de tijdlijn van een project, met door jou ingestelde taken
- Samenvatten van aanbestedingsdocumenten
- Zoek binnen alle documenten van een aanbesteding op basis van zoekwoorden
- Vind teksten over kwaliteitscriteria uit eerdere aanbestedingen
- Genereer overzichten uit inschrijfdata, marktdata en historische aanbestedingen
AI scheelt je uren aan research, analyse en signalering. Daarom investeer je in software om jouw bids beter te managen; je doet veel meer in minder tijd.
Waar je op moet letten bij het uitkiezen van de juiste bidmanagement software
Je wilt in één keer de juiste keuze maken, maar daarvoor moet je weten welke functies je van bidmanagement software verwacht. Lees hieronder de beste functies van het huidige aanbod.
De beste bidmanagement software biedt:
AI integratie
AI automatiseert taken. Kies voor software met innovatie op het gebied van AI. Vraag naar de mogelijkheden die er nu al zijn en het ontwikkelplan voor de toekomst.
Alles op 1 plek
Het hele bidmanagement is op één plaats te regelen. Hoe meer jouw team in dezelfde omgeving kan doen, hoe minder schakel en zoektijd. Stel eisen voor alle stappen van jouw proces.
Koppeling met CRM en andere applicaties
Als je toch in andere systemen blijft werken, biedt bidmanagement software integratie mogelijkheden. Aanbieders doen daarbij afstemming op aanvraag.
Inclusief SME’s, legal of finance
Software biedt afgestemde omgevingen voor bidmanagers, schrijvers, fiscalisten, juristen en SME's. Zo manage je alle bijdragers aan een inschrijving in dezelfde omgeving.
Tender management = data
Gunningsbesluiten, salesgesprekken, NVI, desk research. Alles is data. Hoe meer toepassingen een tender management tool heeft voor jouw data, hoe hoger het plafond van jouw prestaties door het gebruik ervan.
Overtuigend communiceren met je organisatie
Duidelijke rapportages helpen jou je punt over te brengen. Software genereert deze met één druk op de knop. Dat zorgt voor snelle en duidelijke interne communicatie.
De 8 beste bidmanagement tools van 2023
Hier dan onze lijst met de 8 beste bidmanagement tools van 2023 op een rijtje.
1. Altura
De functies van Altura zijn het meest geavanceerd in haar klasse. AI genereert automatisch samenvattingen van een aanbesteding, doorzoekt onderliggende documenten op jouw zoekterm, of beoordeelt risico’s op basis van jouw assessment.
Voor projectmanagement heb je een accuraat overzicht hoe tenders en RFP’s ervoor staan, en automatiseert het handmatige taken zoals planningen maken.
Daarnaast beschikt het over een automatische aanbestedingsdatabase die 4× dagelijks update, dus je bent nooit meer 1 of 2 dagen te laat.
Door voorspelling van verwachte aanbestedingen tot 3 jaar in de toekomst biedt de software mogelijkheid vroeg te beginnen met beïnvloeding. Daarnaast zie je de zwaktes, belangrijkste kwaliteitscriteria en huidige contracten van concurrentie in voor jouw positionering.
Zo gebruik je het voor beïnvloeding van verwachte tenders, het spotten van nieuwe op de markt gebrachte tenders, projectmanagement rondom inschrijvingen en doe je analyses om te leren van verleden tenders en betere inschrijvingen te doen.
Als enige software biedt het de mogelijkheid dit met jouw eerder inschrijfdata voor aanbestedingen te combineren. Dit verwerkt het met AI in rapportages over prestaties voor strategievorming.
Ook te gebruiken voor RFP’s en onderhandse tenders.
Website
Prijs (jaarlijks)
Gepersonaliseerd. [Neem contact op](https://altura.io/contact-formulier).
2. Xait
Offerte en bid software voor co-auteurschap en samenwerking bij offertes en bids. Automatiseert veel voorkomende taken. Daarnaast geeft het de optie eerdere offertes te loggen en opzoeken.
Website
Prijs (jaarlijks)
Gepersonaliseerd. Demo op aanvraag.
3. Orbit
One-stop-shop voor offerte management met gezamenlijke werkruimtes en mogelijkheid tot toevoeging van formulieren voor data management. Gespecialiseerd in bidmanagement voor bouwbedrijven.
Website
Prijs (jaarlijks)
€384,- per profiel
Bidmanagement software in de bouw
4. Bidtracer
Bidtracer is software waarbij je bids in het systeem opslaat. Daarbij wijs je bijdragers toe aan jouw bid in een werkomgeving met gegevensbescherming.
Website
Prijs (jaarlijks)
Beschikbaar op aanvraag
5. Heavy Bid
Biedt een brede variatie aan bouw-specifieke tools die het ondersteunt met een bid- en proposal management module. Stelt proposals af op jouw voorkeur in automatisch gegenereerde formats.
Website
Prijs (jaarlijks)
Beschikbaar (aanvraag)
6. Procore
In Procore beheer je bids van de inschrijving tot uitvoering. Het combineert alle bijdragers aan projecten in één omgeving, van bidschrijver tot uitvoerende.
Website
Prijs (jaarlijks)
Beschikbaar (aanvraag)
7. Autodesk
Het platform biedt gepersonaliseerde digitale processen van bid- tot bouwfase van projecten. Daarbij verzorgt document management, onderlinge communicatie en de algemene projectontwikkeling in de werkomgeving van het platform.
Website
Prijs (jaarlijks)
Beschikbaar (aanvraag)
8. Buildertrend
Een platform voor budgetinschatting, projectmanagement en documentbeheer. Het platform heeft de mogelijkheid je klant toe te voegen.
Website
Prijs (jaarlijks)
€4.410,- tot €11.050,-
Welke bidmanagement tool past het beste bij jouw bedrijf?
Zodra je meedoet aan aanbestedingen en RFP’s is een bidmanagement software waardevol. Toch is het zo dat je met meer data makkelijker duidelijke analyses maakt. Ook bespaar je met een groter team relatief meer door efficiënties die software brengt. Toch is het belangrijk om met een klein team ook al te beginnen met data verwerken in jouw bidmanagement software.
Maar welke waarde biedt bidmanagement software jouw organisatie?
Soms (0-10 bids/jaar)
Software helpt je bij het signaleren van aanbestedingen, eerder dan je zelf zou doen op Tenderned of andere overheidsplatformen. Gesignaleerde aanbestedingen krijg je binnen in jouw werkomgeving, waarna je ze omzet naar een project.
Dit kun je daarvoor afwegen met een bid/no-bid, waar in software vaste templates voor zijn, zodat je hem alleen nog op jouw organisatie afstemt.
Vervolgens is in de werkomgeving van het project alles beschikbaar voor de bijdragers. Omdat iedereen hieraan is toegevoegd, werk je makkelijker samen en heb je altijd de juiste informatie beschikbaar.
Regelmatig (10-25 bids/jaar)
Als je een grotere bid organisatie hebt, werk je waarschijnlijk samen in verschillende software voor signalering, document management, projectmanagement, data analyse en evaluatie. Dat is bij bidmanagement software samengevoegd in één projectmanagement omgeving.
Door alle processen samen te voegen en de data ervan te combineren, voegt software meer data toe aan jouw analyse. Deze data heeft waardevolle use cases en kan je helpen:
- In te zien waar jouw teksten beter moeten
- De markt en eventuele kansen in te schatten
- Concurrentie uit te lichten
- Je winkans in te schatten
- Gericht te investeren in productontwikkeling
Daarnaast geeft software de data weer in dashboards en communiceer je het in overzichtelijke rapporten. Functies die je normaal veel tijd kosten en soms zelfs worden uitbesteed. Als kenniscentrum ondersteun je de organisatie daarmee op strategische vraagstukken. Ook buiten bidmanagement.
Vaak (25+ bids/jaar)
Meer bids betekent meer data. De voordelen die een regelmatige inschrijver heeft, worden groter met de toename van inschrijvingen. Daarom is het voor vaak inschrijvende partijen nog belangrijker om in bidmanagement software te investeren.
Je wilt de beste blijven of de beste worden. Daarvoor moet je efficiënt investeren om zo veel mogelijk bids te winnen met een beperkt aantal mensen. Bidmanagement tools realiseren dit voor je.
Dat doet bidmanagement software als volgt voor je:
- Met evaluatie en aanscherping van jouw kwalificatie, weet je of je jouw team op de juiste tender zet
- Met evaluatie op afgeronde bids en aanbestedingen laten dashboards de focus voor jouw ontwikkeling zien
- Door automatisering van tijdrovende taken, hebben jouw mensen tijd om onderscheidend te schrijven
- Met overzichtelijke dashboards en rapporten, is bidmanagement dé kennisbank voor directie en organisatie
Stappenplan: hoe kies je de juiste bidmanagement software
Om je op weg te helpen bij het kiezen voor jouw bidmanagement software, hebben wij het stappenplan gemaakt van een weloverwogen keuze:
1: De behoeftes van jouw organisatie
Welke taken wil je kunnen automatiseren? Welke collega’s wil je toevoegen? Wat voor data wil je inzien? Moet het applicaties integreren? Voorbeelden van behoeftes die je meeneemt.
2: Research
Zoek alle opties bij elkaar. Weeg ze af op basis van de eerder opgestelde behoeftes. Maak een lijst met de meest belovende software voor jouw doel.
3: Demo’s
Zoek contact met de aanbieders van de software. Laat een kleine groep beslissingsmakers goed informeren over hoe de software in praktijk werkt.
4: Shortlist
Nadat je kandidaat aanbieders hebt gesproken weet je ook jouw voorkeur. Maak een shortlist met de beste opties.
5: Kiezen met een kleine groep
Met de kleine groep betrokkenen maak je ook de beslissing. Op die manier kun je snel handelen met geïnformeerde mensen. Met te veel extra meningen schiet je niet op.
Ga vandaag nog zelf aan de slag met bidmanagement software
Je weet nu wat jouw organisatie nodig heeft, wat je verwacht van het aanbod en hoe je jouw keuzeproces het beste inricht. De volgende stap is opties afwegen.
Daar kunnen we je bij helpen. Altura is de voorloper in bidmanagement software op het gebied van automatisering, data inzichten krijgen, AI tools en project management.
Het biedt data management tools en brengt jouw bidmanagement samen in één omgeving. Wil je graag kennis maken?
