80% van de tender management teams die wij spreken doet nog niets met data. Als jij op deze pagina terecht bent gekomen, ben jij daar mogelijk één van.
Als dat zo is hebben wij twee keer goed nieuws voor je:
- Je kunt na vandaag voorlopen op die 80%
- Je bent hier op de goede plek om dat te doen
Je realiseert je dat je op een goudmijn aan data zit. Misschien weet je dat je jouw teams en teksten pas echt beter maakt als je de data erachter begrijpt. Mogelijk wil je jouw aanbod verbeteren op basis van de resultaten van jouw tenders.
Dan hebben we nóg meer goed nieuws: Dat kan allemaal.
Hoe?
Tijd om verder te lezen en erachter te komen welke software daar het beste voor is.
Wat is tender management precies?
Tender management is de advisering, begeleiding en het management bij het inschrijven op aanbestedingen. Tender management is verantwoordelijk voor het uitkienen van de aanbestedende dienst, de aanbesteding en de marktomgeving. Met die informatie vormt het een plan om de tender te winnen.
Als spil van het inschrijfproces brengt het tender management de projectrisico's in kaart, daarvoor vindt het passende oplossingen voor in de inschrijving. Hierbij staat het bepalen van de juiste strategie centraal.
Hoewel tender management vaak gaat om opdrachten van (semi-)overheden, bestaat het in meerdere branches en wordt het ook wel bidmanagement genoemd.
Wat is een goede tender management strategie?
Je begint natuurlijk op tijd aan de aanbesteding, dat hoeven we je niet meer te vertellen. Maar waar begin je mee? En nog belangrijker, wat is een winnende strategie?
Beïnvloeding
Met behulp van signalerings-tools heb je een duidelijk beeld van de verwachte aanbestedingen van een aanbestedende dienst. Schakel sales in om op tijd aan tafel te komen, zodat je kunt adviseren, nog voordat de aanbesteding gevormd is. Zo ben je je concurrenten altijd een stap voor.
Bovendien weet je wie de beslissing maakt over de gunning van de aanbesteding. Dan weet je ook hoe je deze persoon moet benaderen en wat zijn belangen zijn in de voltooiing van het contract.
Als dat niet is gelukt, gebruik je de nota van inlichtingen om kritische vragen te stellen over wat de doelen van de aanbestedende dienst zijn.
Strategie
Prijs/kwaliteit
Er is vaak onduidelijkheid over wat de doorslag geeft in de gunning van een aanbesteding. Dat komt in veel gevallen door de beoordelingsmethode, of het gebrek aan kennis hiervan bij de inschrijver.
Zorg dat jij niet één van die inschrijvers bent. Want dit zorgt niet alleen voor onduidelijkheid. Het kan er ook voor zorgen dat je onterecht verliest. In beoordelingsmethodes die relatief zijn, ben je van veel factoren afhankelijk.
Met duidelijkheid over wat invloed heeft op jouw score, weet je hoe je je aanbod winnend maakt.
Maar geloof ons er niet op. Jan Telgen, emeritus hoogleraar publieke inkoop zei het tijdens zijn bidmanagement masterclass:
De klant
De inhoud van lopende contracten van de aanbestedende dienst laten goed zien welke USP's jij centraal moet zetten. Er zijn veel datapunten die je van je klanten kunt weten. Altura kan jou bijvoorbeeld vertellen:
- Meest gebruikte kwaliteitscriteria
- Vaak gestelde eisen
- Voorgaande aanbestedingen
- Huidige uitvoerders van aanbestedingen
Je weet dus precies waar je jouw aanbod op moet aanscherpen, zonder hier veel tijd in te steken. Mogelijk bespaar je ook op prijzige consultancy. Verrijk deze datapunten met vragen uit de Nota van Inlichtingen en vorm jouw winstrategie.
Concurrentie
Is de zittende partij opnieuw je concurrent? En wat doen zij goed of fout? Wie komt er nog meer in aanmerking om mee te doen? Waar scoren zij goed op?
Net als met de klant ken je veel data van concurrenten. Je kunt beginnen met jouw onderzoek op Google en Tenderned. Met Altura voer je daarnaast makkelijk analyses uit. Daar zie je van jouw concurrenten:
- Alle huidige contracten
- Prestaties van de concurrent ten opzicht van de klant of jou
- Op welke gunningscriteria zij goed scoren
Na de analyse weet jij waar jij het verschil maakt en welke USP's jij centraal moet zetten in jouw winstrategie.
Management
Het projectmanagement
Voor elke tender is het management ervan anders. Maar hier vind je de toonaangevende taken van de gemiddelde tendermanager tijdens een inschrijving:
- Opstellen van de propositie
- Leidinggeven aan het team
- Vertegenwoordigen van de organisatie
- Planningen uitzetten en zorgen voor naleving ervan
- Draagvlak creëren voor het inschrijfproces binnen de organisatie
Wouter van Tienhoven, CP van APMP, legt in De Bidcast uit waarom het belangrijk is om draagvlak te hebben voor het inschrijfproces binnen jouw organisatie.
Zo kun je altijd back-up oproepen om weer commitment te creëren bij jouw team.
- Bewaken van kwaliteit, budget, capaciteit, kansen en risico’s
- Onderbouwen van prijs
- Bepalen van de winstrategie
- Communiceren met opdrachtgever, externe partners en de betrokken afdelingen binnen de organisatie
- Opstellen van het plan van aanpak
- Evalueren van inschrijfprestaties en conclusies trekken voor verbeteringen
Tekst en Visuals
Er is geen standaard schrijfwijze voor een altijd winnende tender. Helaas. Maar hoe breng je je juiste propositie goed over?
Clarify gaf ons tijdens onze bidmanagement masterclass deze 9 belangrijke tips een goede tekst en vormgeving van een tender:
- Neem informatie van een vorige tender niet zomaar over
- Begin met het onderscheiden van hoofd- en subvragen
- Schrijf wat de klant wil horen en wat je kan bieden. Niet wat je wilt vertellen.
- Schrijf puntsgewijs, ga in op de inhoud en schrijf dan pas in volle korte zinnen
- Gebruik je eigen tone-of-voice om je identiteit over te brengen
- Neem de lezer aan de hand mee
- Gebruik de verbeelding van de lezer door in tekst en beeld met een metafoor te werken
- Refereer naar de visuals in de tekst en vise versa
- Werk samen met een SME subject matter expert en schrijver. De deskundige geeft inhoud en de schrijver maakt het framework
Waar je op moet letten bij het uitkiezen van de juist tender management software
Er zijn genoeg opties om uit te kiezen bij tender management software. De eerste stap is dus om te weten wat je kunt verwachten voor je de knoop doorhakt over jouw investering.
Wat kan ik minimaal verwachten?
In een goede tender management software zijn de volgende zaken in ieder geval op orde.
- Je managet verschillende teams en specialisten in jouw projectomgeving
- Je krijgt een uitgebreide onboarding om alles uit je software te halen
- Je kunt documenten centraal beheren, zodat de basis van stukken altijd goed is
- Je zoekt nooit meer door aanbestedings databases
- Je inzicht in je concurrentie en toekomstige klanten neemt aanzienlijk toe
- Je kunt gebruik maken van AI in je tender- en RFP management
Hoe kies ik voor het maximale bij tender management software?
Martijn Schouten besprak het al eens tijdens de AI panel discussie. Wat kan AI al voor je doen als tendermanager in 2023?
De beste oplossingen in tender management software bieden jou AI die:
- Planningen maakt
- Databases (2 keer per dag) doorspit updates geeft
- Documenten semantisch doorzoekt
- Proposals doorzoekt op basis van jouw labels en zoekwoorden
- Tekstvoorstellen geeft
Aanbieders die je nu deze opties aanbieden, zien AI als de toekomst en zijn al actief aan het investeren om voorloper te zijn.
De beste tender management tools van 2023
Dan gaan we nu over naar onze selectie van de beste tender management tools van 2023. Welke ga jij vandaag uitproberen?
1. Altura
Website
Categorie
End-to-end tender management systeem met geavanceerde AI-suite
Functies
Signaleren nieuwe kansen (tenders & rfp’s)
- Forecast van RfP’s en tenders van nu tot 4 jaar in de toekomst
- Binnenkomende aanbestedingen in een dashboard, geen losse emails.
- Database die 4x per dag update, 48 uur eerder dan Tenderned vanuit alle aanbestedingspublicatieplatformen
- Document analyse op basis van de voor jouw relevante informatie door AI
- Email herinneringen wanneer tenders uit forecast op de mat vallen
Kwalificeren
- Bouw het gehele kwalificatie proces die jullie hanteren uit excel in Altura
- Bid no bid checklist
- Maak automatisch een stoplicht rapport in PDF
- Data analyses over bid no bid inzichten
- Met de DocumentenChat haal je in een paar vragen snel en accuraat informatie uit tender- en RFP-documenten via een chatinterface.
Samenwerken/project management
- Dashboard en project management module voor het bijhouden van inschrijvingen met taken
- Automatiseert handmatige taken zoals planningen maken en toewijzen van to-do’s per projectfase.
- Content bibliotheek waarmee je in een paar klikken het juiste stuk te vindt
- Connect iedereen over bids met elkaar van sales, legal, finance, operations en meer.
Schrijven van voorstellen
- Met de ProposalWriter genereer je in enkele minuten conceptvoorstellen op basis van vroegere content met de hulp van AI
- Met de AI-gestuurde contentbibliotheek vind je jouw relevante stukken, ook als je de zoekterm niet exact weet.
Analyseren
- Evaluaties van gunningsbesluiten
- Data inzichten uit bid/no-bid en performance data
- Accurate markt inzichten op concurrenten, prijzen, planningen en trends
- Inzichten in alle aanbestedende diensten en inschrijvende partijen van de Benelux
Implementatie
Onboarding van 1 maand, met hulp van customer support.
Prijs (jaarlijks)
Gepersonaliseerd. Neem contact op.
2. TenderNed
Website
Categorie
Overheidsplatform
Functies
- Aankondigingen van alle Nederlandse aanbestedingen
- Zoekprofiel met dagelijkse e-mail op basis van CPV code
- Mogelijkheid om tenders in te leveren
Prijs (jaarlijks)
Gratis
3. TenderTracer
Website
Categorie
Signaleringstool
Belangrijke functies
- Zoekprofielen die in je e-mail komen
- Filter op basis van CPV codes.
- Een dashboard met een overzicht van relevante aanbestedingen.
Prijs
€250,- per jaar.
4. Aanbestedingskalender
Website
Categorie
E-tender tool
Belangrijke functies
- Database met aanbestedingen uit alle beschikbare Nederlandse platformen
- E-mail updates op basis van zoekprofielen
- Inzicht in agenda’s van gemeenteraden en toekomstige beslissingen
- Een dashboard met een overzicht van relevante aanbestedingen
Implementatie
Plug-and-play
Prijs (jaarlijks)
Gepersonaliseerd
5. Tender.app
Website
Categorie
E-tender tool
Belangrijke functies
- Tenderdatabase
- Zoekprofielen en signalering met voorspelling
- Dashboard voor jouw tenderproces met taken
- Handmatige samenvatting en verrijking van data
- Deadlines van alle actieve aanbestedingen in een overzicht
- Updates als je concurrent een aanbesteding gegund krijgt
Prijs (jaarlijks)
- Essential: €2.388 jaarlijks
- Advanced: €3.828 jaarlijks
- Professional: €5.268 jaarlijks
6. Brainial
Website
Categorie
E-tender tool met AI integratie
Belangrijke functies
- Documentensearch
- Centraal beheer up-to-date contracten, deadlines en projectinformatie
- Bid/no-bid module
- AI-gebaseerde documentscanner
- AI-gegenereerde samenvatting van aanbestedingen
- Forecast module
Prijs (jaarlijks)
Vanaf €17,508
Welke tender management software past het beste bij jouw bedrijf?
Niet iedere organisatie is hetzelfde. Dat betekent dat er verschillende software oplossingen zijn voor verschillende inschrijvers. Net als bij een Bid/No-bid voor een tender, weeg je een aantal factoren:
- Hoeveel uren steekt mijn organisatie in tender management, -analyse, documenten zoeken, communiceren, aanbestedingen signaleren, planningen maken en teksten optimaliseren?
- Met hoeveel personen werk ik aan inschrijvingen voor aanbestedingen?
- Hoeveel budget heb ik voor het effectiever maken van mijn processen?
We hoeven je niet uit te leggen dat je met meer uren en meer mensen in tender management relatief meer efficiënties behaald met tender management software.
Als je gemiddeld minder dan 10 keer per jaar een tender schrijft, helpt een signaleringsmodule je aanzienlijk vooruit met jouw tenders. Bij Altura zie je tenders al tot 3 jaar voor de aankondiging in.
Je hoeft hierdoor nooit meer in een database te kijken en mist geen tender. Bovendien zet je gevonden aanbestedingen om naar projecten en houdt je ze overzichtelijk bij met automatische taken.
Hoe meer aanbestedingen je doet, hoe meer inschrijfdata je beschikbaar hebt. Data toepassen in tendermanagement kun je het makkelijkst doen met Atura. In Altura wordt historische aanbestedingsdata en marktinformatie met jouw prestatiedata gecombineerd. De dashboards die deze informatie presenteren zijn interactief.
Hierdoor selecteer je zelf welke data je wilt zien. Daarmee krijg je talloze inzichten voor het bijschaven van je tendertekst. Maar ook voor de ontwikkeling van jouw organisatie en aanbod.
Verbeter vandaag nog jouw tender management met de juiste tool
Altura ondersteunt het gehele bid proces van het bid team en vangt automatisch belangrijke data. Zo kun je onderdelen automatiseren en waardevolle inzichten gebruiken. Ook voor RFP's.
Door Altura te gebruiken, kun je de output van je bid teams aanzienlijk verhogen en je winkans bij aanbestedingen verbeteren. Maak vandaag nog kennis.
