In een snel veranderende wereld van aanbestedingen is het vermogen om efficiënt, strategisch en data-driven te werken cruciaal geworden. Voor Lise Stelloo, Senior Bid Manager bij EPSA Netherlands met meer dan 15 jaar ervaring in bidmanagement, bracht deze evolutie zowel uitdagingen als kansen met zich mee. “Vroeger schreef je een mooie tekst en was het goed genoeg. Nu moet je kwalificaties verbeteren, bewijslast leveren, en écht to-the-point komen," vertelt Lise. “De concurrentie dwingt ons om strategischer te denken en efficiënter te werken."
Welke stappen zet je dan? En hoe onderscheid je jezelf van de rest?
De uitdaging: Tijdverlies en onvoldoende Inzicht
Met een toenemend aantal aanbestedingen liep EPSA tegen meerdere obstakels aan:
- Tijdverlies: “Het constant opvolgen van collega’s over deadlines en voortgang nam ontzettend veel tijd in beslag. Om je een idee te geven: het kost ongeveer 4 uur per bid, en dan heb ik het nog niet eens over de belletjes,” aldus Lise.
- Documentenbeheer: Het maken van samenvattingen en beoordelen van inhoud was tijdrovend en inefficiënt.
- Gebrek aan strategisch inzicht: Zonder goede marktdata en analyses bleef het lastig om bids te evalueren en concurrentievoordeel te behalen.
"Als Senior Bid Manager werd ik constant geconfronteerd met tijdverlies. Elk bid kostte gemiddeld vier uur aan opvolging van stakeholders en samenvattingen. Dankzij Altura is dat verleden tijd. Met automatische notificaties en een digitale planning hoef ik niet meer achter collega’s aan te zitten. Het geeft rust en overzicht." - Lise Stelloo, Sr. Bid manager, EPSA
Lise wist dat er een betere manier moest zijn om deze uitdagingen aan te pakken en tegelijkertijd de kwaliteit van het werk te verhogen.
De oplossing: Efficiënt bidmanagement
EPSA Netherlands vond in Altura een totaaloplossing die perfect aansluit bij de dynamiek van bidmanagement.
“Altura biedt een combinatie van signaleren, digitaliseren en inzichten die echt is afgestemd op onze behoeften.” Lise Stelloo, Sr. Bid manager, EPSA
De meest gebruikte Altura-features door EPSA:
- Signaleringstool
“Altura heeft een top signaleringstool, daardoor mis ik geen aanbestedingen meer.” Lise en haar team krijgen nu automatische meldingen van nieuwe aanbestedingen via platforms zoals Tenderned, zodat geen kans wordt gemist. - Bid Project Planning
Taken worden digitaal toegewezen en voortgang wordt gemonitord. Met automatische herinneringen kunnen deadlines eenvoudig worden bewaakt. - Proposal Search
Met de content bibliotheek stelt het team sneller hoogwaardige, consistente teksten op. - Kwalificatie module
Lise deelt: “De kwalificatie module helpt ons om gedegen bid/no-bid besluiten te maken en antwoord te geven op vragen, zoals: hoe scoren we eigenlijk op deze potentiële tender? zijn we goed voorbereid? Moeten we hier onze resources insteken?”
Meer rust, tijdwinst en strategische impact
De implementatie van Altura heeft een directe impact gehad op de manier waarop EPSA bidmanagement aanpakt. “Voorheen maakte ik een planning in Excel, die deelde ik en dan viel het vervolgens dood, omdat het niet werd opgevolgd. Nu zorgt Altura voor de reminder en blijft het project top of mind bij stakeholders.”
- Tijdsbesparing: Dankzij automatische notificaties en digitale planning is er minder tijd nodig voor opvolging en samenvattingen. “Ideaal” voegt Lise hier aan toe.
- Rust: “Altura geeft mij meer rust. Alles staat digitaal in een overzicht. Ik hoef niet meer achter collega’s aan,” zegt Lise.
- Strategisch voordeel: Met beter inzicht in data en kwalificaties kan EPSA haar positie ten opzichte van concurrenten versterken.
- AI-tools: Generieke AI-tools zoals ChatGPT zijn voor EPSA nog nu een te groot compliance risico voor de aanbiedingsteksten, dus is Altura een uitkomst om AI toch te gebruiken voor efficiëntie.
"Ik merkte dat ik continu collega's moest bellen om te vragen hoe het stond met de planning en voortgang, en vaak waren ze het vergeten. Dankzij Altura worden ze nu automatisch geattendeerd via het systeem. Dat totaalpakket gaf voor mij de doorslag." - Lise Stelloo, Sr. Bid manager, EPSA
De toekomst van bidmanagement met Altura
“De sector ontwikkelt zich snel,” merkt Lise op. “Bidmanagement gaat nu om data-driven oplossingen, bewijslast en efficiëntie. Het is een volwassen discipline geworden waarin strategische tools zoals Altura onmisbaar zijn.”
Waarom Altura onmisbaar is voor EPSA
Altura biedt EPSA een totaalpakket dat alle facetten van bidmanagement ondersteunt: signalering, taakbeheer, contentoptimalisatie en data-inzicht. Deze geïntegreerde aanpak stelt het team in staat om met meer rust, efficiëntie en kwaliteit te werken en strategische keuzes te maken die de concurrentie een stap voor blijven. En dat maakt Altura onmisbaar.
“Altura begrijpt het bidmanagementwereldje en groeit mee met de ontwikkelingen in ons vakgebied. Dat maakt het voor ons een ideale tool.” - Lise Stelloo, Sr. Bid manager, EPSA
.avif)
