Complete controle van signalering tot datagedreven inschrijven op aanbestedingen. Dat is wat Daan zocht in een bid management software. Hun hele markt overzichtelijk, AI implementaties en een gebruiksvriendelijk inschrijfproces is wat ze daar bij kregen.
De uitdaging: door de beperkingen van TenderNed had Daan geen overzichtelijk proces
Daan verzamelt vacatures in onderwijs, zorg, sociaal domein, ruimtelijk domein, woningcorporaties, communicatie en beleid & management. Die verbinden ze vervolgens aan de juiste werkzoekenden.
Met een alsmaar groeiende aanbestedingsmarkt wordt bidmanagement steeds belangrijker. Dat is wat Daan aanzette om de beste manier van bidmanagement te zoeken, voor de toekomst. Het team gebruikte eerst TenderNed en Excel, maar het vele handmatige invoeren was een tijdrovende klus. Bovendien voelde het vaak alsof het overzicht kwijt was van alle lopende en voorgaande inschrijvingen.
“Altura heeft een mooie bedrijfsfilosofie: Als je niet roert, als je niet innoveert, dan ga je achteruit. Als je weet: het platform wat er staat, dat blijft innoveren. Ja… Daar wil je gebruik van maken. Los van wat er nu al staat. Dat toekomstperspectief is een belangrijke reden om voor Altura te kiezen.” Lynn Schepers, Manager Bidteam.
De oplossing: Altura voor meer overzicht, efficiëntie en continue verbetering
Daan wilde direct professionaliseren en standaardiseren in bidmanagement.
De redenen waarom ze Altura hebben aangeschaft:
- Alles van bids en aanbestedingen op één platform
- Sneller werken aan inschrijvingen door automatisering
- De meest gebruiksvriendelijke optie
- Vertrouwen in Altura's groei en toekomstvisie
- Professionalisatieslag maken in het bidteam
- Automatische data dashboards en inzichten
Maatwerk bij de inrichting van signalerings-, project- en research omgeving
Het succes was al aanwezig in hun winratio. Het ging Daan om de volgende stap: “Wat heel erg belangrijk is binnen aanbestedingen, is sturen voor de bocht. De momenten dat je er dan invloed op kan uitoefenen. Dat je er dan staat. Dat werkt niet met Excel-lijstjes of reminders.” Lynn Schepers, Manager Bidteam.
Door het gebruiksgemak van Altura stapten ze in no-time over van hun oude werkwijze naar de nieuwe bid management software.
“Vooral het maatwerk bij de inrichting van onze omgeving was voor ons fijn. Daardoor kun je dashboards volledig afstemmen op je wensen. Het is fijn om dat los te kunnen laten. Dat alles zich automatisch aanpast en je niet meer handmatig in Excel hoeft te werken.” Lynn Schepers, Manager Bidteam.
Resultaten: Altura als professionaliseringsslag in Daan’s tenderproces
Inmiddels is Daan succesvol met hun vernieuwde bid management werkwijze. De resultaten die zij bereiken met dagelijks gebruik van Altura:
- Geen aanbesteding gemist sinds de start en door het gebruik van Altura.
- Van 15 minuten zoektijd voor documenten of gegevens over tenders of aanbestedende diensten en projecten is teruggebracht naar 1 tot 2 minuten.
- Elke taak en project is volledig traceerbaar.
- Overzichtelijke interne communicatie over waarom er wel of niet is meegedaan met een inschrijving, voor bijvoorbeeld de board, door een gestructureerd logboek aan Bid/No-Bids.
- Van onoverzichtelijk meerdere platforms checken voor nieuwe aanbestedingen naar alleen Altura.
- Deskresearch is veranderd van het internet doorspitten, naar doorklikken op concurrentie- en klantprofiel in Altura. Daar zien ze wie waar werkt en hoe ze daar het beste (tussen) komen.
- Datadashboards gebouwd met harde data van gunningsbesluiten en vorige voorstellen over hun prestaties.
Complete controle over eigen inschrijvingen en inzicht in de rest van de markt
Het gevoel van Daan is duidelijk; ze hebben complete controle over de aanbesteding van signalering tot de inschrijving. Dat is verfrissend, want het niet missen van een aanbesteding is altijd de grootste angst. Daarom zijn ze erg tevreden met Altura: “Het is niet voorgekomen dat we een aanbesteding hebben gemist met Altura” Rogier de Lange, bidmanager.
Vervolgens heeft Daan een duidelijk onderscheid tussen signalering-, evaluatie-, verificatie- en projectfase. Daarbij helpt het platform alle stappen te checken, met geautomatiseerde planningen per project en een centrale omgeving voor alle stakeholders.
Communicatie tussen directie, afdelingen en vestigingen, zo creëer je draagvlak
Voor Daan zijn de gedetailleerde rapporten van de Analyseren module inmiddels niet meer weg te denken. KPI's zoals het slagingspercentage per sector zijn erg interessant. Lynn Schepers, Manager Bidteam benadrukt dit nog maar eens:
“Op gevoel weten we alles, maar als bid management leider wil ik een onderbouwd rapport uit het systeem halen dat harde data laat zien. Daarom hebben we Altura aangeschaft.” Lynn Schepers, Manager Bidteam.
De software biedt ook inzicht in verbeterpunten, met deze data voert Daan gesprekken over lopende projecten en doen ze groei- en risico-identificatie.
Daarnaast maakt het bid management team resultaten transparant naar andere vestigingen in Altura. Door de impact van beslissingen en het succes te laten zien, groeit het vertrouwen in de waarde van aanbestedingen. Dit creëert meer draagvlak voor de uitvoering en investeringen naar het bidmanagement.
Altura bespaart Daan frustraties en tijd
Altura bespaart tijd en frustraties voor het bid management team. Rogier de Lange, bidmanager bij Daan, vangt het in een zin:
“Zoektochten naar bestanden of projecten zijn veranderd van 15 minuten naar 1 of 2 minuten.” Rogier de Lange, Bidmanager.
Het belangrijkste voor hem is het gebruiksgemak van Altura en hoe overzichtelijk de software is zodat hij veel sneller kan werken.
Daarnaast is Daan enthousiast aan de slag met AI implementatie en zijn ze enthousiast over de nieuwe ProposalSearch.
Niet alleen bespaart Altura ze dus handmatige taken rond planningen en signalering. Met de ProposalSearch hebben ze hun eigen bid content bibliotheek gemaakt. Ze zoeken nu snel naar hoogscorende tekststukken en info uit oude voorstellen via een paar klikken. Nu hoeven ze niet meer te zoeken in mappen, Excel sheets of emails. Daan vertelt ons dat het ze gemiddeld 5 uur per week bespaart.
Daan’s professionalisering door Altura
Daan was op zoek naar een manier om professioneler in bid management te werken, omdat aanbestedingen steeds belangrijker worden. Niet alleen om het proces future proof te maken, maar ook om meer talent aan te trekken door de manier waarop zij hun bidmanagement aanpakken.
Dat is gelukt. Door een op maat gemaakte signalering omgeving ontloopt geen tender Daan meer. Met de data van het platform weten ze precies waar zowel klant als concurrent zaken doet. En het projectmanagement is foutbestendig doordat het overzicht van begin tot inschrijving bewaard kan blijven.
Als kroon op het werk stelt de Analyseren module Daan in staat snel rapportages te delen over alle KPI’s van bid management met alle collega’s, wat direct meer draagvlak creëert voor het verder professionaliseren van inschrijvingen.
“De bid/no-bid gebruiken we o.a. om over een half jaar analyses te doen als de vraag komt: waarom hebben we niet ingeschreven? Dan hoef ik niet individueel elk excel lijstje erbij te pakken. Nu kan ik direct een dashboard maken en antwoord krijgen op de vraag: 'waar moeten we aan werken om X% minder no-bids te krijgen volgend jaar?'. Ik zie gelijk de redenen waarom we niet hebben ingeschreven.” Lynn Schepers, Manager Bidteam
Ben jij straks Daan’s nieuwe Bidmanager? Ze zoeken mensen!
