De 15 meest gemaakte fouten die tot verloren aanbestedingen leiden

Het verliezen van een tender kost je al snel €30K

Er is niks zo tijdrovend en kostbaar als aanbestedingen. Gemiddeld kost het inschrijven op een tender zo'n €30.000:

• Tekstschrijvers zijn 120 uur bezig met schrijven
• Bid managers zijn 80 uur bezig met het managen
• Tijd van specialisten die betrokken zijn voor het leveren van input, bijwonen van strategie sessies en het uitvoeren van reviews
• Het inhuren van externe voor extra kennis en kunde
• Overige zaken als designen, meetings, contact met aanbestedende dienst, heen en weer mailen en meer
  

In totaal dus ongeveer 300 uur. Het verliezen van een aanbesteding kost je dus veel omzet. Gezien de hoge kosten en tijdsinvestering is het cruciaal om fouten te vermijden en het proces efficiënt te maken.

Hoe fouten in je voorstel en proces bijdragen aan dit verlies

De fouten bij het inschrijven op aanbestedingen zijn te herleiden aan twee aspecten: het voorstel en het proces.

Het voorstel

Dit is het eindproduct dat je aan de aanbestedende dienst presenteert. Een sterk voorstel is cruciaal om je kans op succes te vergroten. Het moet aansluiten bij de behoeften van de ontvanger, overtuigend geschreven zijn, en concurrerend geprijsd zijn.

Tekstuele tekortkomingen, onduidelijke presentatie of een gebrek aan aansluiting met de wensen van de ontvanger kunnen leiden tot een afwijzing van je inschrijving. Daarom steek je dus veel tijd en aandacht aan het creëren van een overtuigend en aantrekkelijk voorstel.

Het proces

Dit is de route die je aflegt om tot het eindproduct, het voorstel, te komen. Een efficiënt en effectief proces helpt je om een sterker voorstel te creëren en je hit-rate te vergroten. Een slecht proces leidt tot vertragingen, miscommunicatie en uiteindelijk een minder concurrerend voorstel.

Door je te concentreren op zowel het voorstel als het proces, versterk je je inschrijving en kans om te winnen.

De 15 meest gemaakte fouten waardoor jij tenders verliest

1. Je voorstel is te sales-y

We weten dat je je mooie verhaal wilt vertellen. Maar de aanbestedende dienst maakt dat niet uit. Schrijf niet je verkooppraatje, maar schrijf wat de lezer wilt horen. Geef duidelijk antwoord op de vraag die ze stellen. Laat je verkooppraatje achterwege.

2. Voorstel sluit niet goed aan op de wensen van de ontvanger

Valkuil nummer #1. Heb je de vraag achter de vraag echt goed doorgrond? Zorg ervoor dat je voorstel aansluit bij de behoeften en wensen van de ontvanger. Dit betekent dat je begrijpt wat de klant zoekt en hoe jouw oplossing past. Zoek de vraag achter de vraag, begrijp waar ze echt naar op zoek zijn.

3. Tekstuele tekortkomingen

Besteed aandacht aan de kwaliteit van je tekst. Zorg voor een heldere, beknopte en foutloze tekst die je boodschap effectief overbrengt. Inschrijfteksten maken is een beroep op zich.

Zoals eerder genoemd, vermijd het verkooppraatje, jargon en lange zinnen. Te vaak zien we nog passieve zinnen. Houd het kort en schrijf actief.

4. Prijsstelling is niet concurrerend

Zorg ervoor dat je prijsstelling concurrerend is. Dit betekent dat je een grondige prijsanalyse uitvoert en je prijsstrategie hierop afstemt. Door datagedreven te werken weet je wat de prijs van je concurrenten is, en de ideale prijs van de aanbestedende dienst.

5. Te laat beginnen met het inschrijfproces

Vertraging in het spotten van de aanbesteding is funest voor je efficiëntie. Gebruik platformen die de aanbesteding direct naar je toe sturen.

Begin op tijd met het inschrijfproces om voldoende tijd te hebben voor het verzamelen van informatie, planningen maken, strategie, het doorlopen van interne goedkeuringsprocessen en nog meer.

Altura publiceert bijvoorbeeld 2 dagen eerder dan TenderNed.

6. Niet de juiste stakeholders intern betrekken

Betrek de juiste stakeholders binnen je organisatie om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie en expertise aanwezig zijn bij het opstellen van je voorstel. En betrek ze op tijd!

7. Niet de juiste vragen stellen bij de nota van inlichtingen

Aan senior bidmanagers hoeven we dit niet te vertellen. Maar stel de juiste vragen tijdens de nota van inlichtingen om te zorgen voor duidelijkheid en een goed begrip van de eisen en verwachtingen van de klant.

Niet twijfelen en gewoon de vraag stellen. Na een negatieve voorlopige gunning heb je meer “legal benen” om op te staan om twijfel te zaaien als je tegen de gunning in wilt gaan.

8. Direct over te gaan op schrijven in plaats van strategie

We zien het vaak. Bidmanagers pakken een vorige inschrijving erbij omdat die er erg op lijkt, en geven direct antwoord op de vragen. Maar dit is een veel gemaakte fout. Neem de tijd om een strategie te vormen, de doelgroep te ontplooien en de vraag achter de vraag te vinden.

9. Niet werken met meerdere versies van het voorstel

Werken met meerdere versies van je voorstel is cruciaal omdat het flexibiliteit biedt, de mogelijkheid geeft om continu te verbeteren, en zorgt voor een betere verdeling van de werklast.

Bovendien helpt het bij risicobeheersing en het verhogen van de kwaliteit van je inschrijving. Het stelt je in staat om snel te schakelen bij veranderingen en de beoordelingscriteria beter te vervullen.

10. Geen gebruik maken van data

Komt sales vaak naar je toe “omdat ze een goed gevoel hebben over de tender”? Maak beslissingen op basis van harde data en niet op gevoel. Analyseer vorige inschrijvingen op prijs, concurrenten en kwaliteitscriteria. Snap hoe je verbetert in je voorstel door het doen van analyses.

11. Excel is een zooitje

Vaak wordt het proces gemanaged in Excel. Een goed systeem, maar het wordt vaak onoverzichtelijk. Houdt één iemand iets niet bij? Of zet het op de verkeerde plek? Dan wordt het al snel een zooitje.

12. Sales niet betrekken bij het inschrijfproces

Sales staan direct in de markt en praat dagelijks met klanten. Zij weten wat er speelt. Betrek je salesteam bij het inschrijfproces om ervoor te zorgen dat zij bijdragen aan het voorstel.

13. Geen duidelijke deadlines stellen voor strategie- of planningswijzigingen

Stel duidelijke deadlines vast voor het moment waarop er geen strategie- of planningswijzigingen meer mogen plaatsvinden, om te voorkomen dat je inschrijfproces in het gedrang komt.

Luister ook naar onze podcast met APMP voorzitter Wouter van Tienhoven. Hij vertelt je meer over hoe je dit kunt voorkomen.

14. Risico's niet goed in kaart brengen

Breng de risico's van je inschrijving goed in kaart en ontwikkel een strategie om deze te beheersen en te minimaliseren. Soms kun je beter niet inschrijven, dan tijd spenderen aan inschrijven én verliezen.

15. Slechte planning en veel handmatige taken

Zorg voor een efficiënte planning en minimaliseer handmatige taken door het gebruik van geautomatiseerde processen en tender management tools, zoals het bidmanagement platform van Altura. Hiermee kun je tijd besparen en de kans op fouten verkleinen.

Door deze veelgemaakte fouten te vermijden en je inschrijfproces te optimaliseren, verminder je het aantal verloren aanbestedingen en verhoog je de slagingskans van je inschrijvingen.

Hiermee verklein jij het risico op het verliezen van die 30K. Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op.