Hoe HEYDAY 3x sneller aankondigingen van aanbestedingen verwerkt

De uitdaging: Veel tijd kwijt aan aanbestedingen vinden met TenderNed

HEYDAY Facility Management is een facilitair dienstverlener die gespecialiseerd is in hospitality diensten, integrale facilitaire dienstverlening en interim- en consultancy vraagstukken.

Voor HEYDAY was het vinden van relevante aanbestedingen een tijdrovend en arbeidsintensief proces.

Vóór het gebruik van Altura, waren ze geabonneerd op 5 verschillende platforms en verschillende marktplaatsen. Ze kregen meer dan 60 tot 70 mails per dag binnen.

Soms zagen ze dezelfde aanbesteding 3x voorbij komen van verschillende platforms. Ook hielden ze dagelijks marktplaatsen in de gaten, maar door de hoeveelheid aanbesteding emails, was hier soms te weinig tijd voor.

De oplossing: Tijd besparen. Meer voorspellend vermogen. Één duidelijk proces.

HEYDAY had vier doelen die ze met Altura’s Signaleren module wilde oplossen:

• Binnenkomende mails verminderen
• Meer voorspellend vermogen in komende aanbestedingen
• Meer efficiëntie in het verwerken van aanbestedingen
• Één uniforme manier van werken
  

Het Altura Customer Succes team heeft HEYDAY geholpen met onboarding, training en het juist instellen van het zoekprofiel.

De stappen voor een geslaagde implementatie van Altura binnen HEYDAY

Doordat de eigenaarschap intern over Altura bij één persoon lag, is Altura rap geïmplementeerd en halen ze nu maximale waarde uit Altura.

De digitale omgeving was iets waar ze aan moesten wennen. "We hadden in het begin wat moeite om Altura te snappen. Want het is best een digitale omgeving” zegt Marco van Dongen, Head of Sales Support Office, Senior Bid- en Tendermanager.

Het Customer Success team trainde HEYDAY om wegwijs te worden in de software. Nu is dat geen probleem meer.

Daarnaast wisten ze niet goed hoe ze de juiste CPV codes, zoekwoorden etc moesten instellen voor de beste resultaten. Met hulp van Altura is het zoekprofiel goed ingesteld.

Ook miste het team van HEYDAY functies in het filteren. Met de feedback van HEYDAY, zijn de aanpassingen gemaakt in Altura, is de software verbeterd, en daarmee sloot de tool steeds beter aan op hun behoeften.

Geen zorgen meer over het missen van een aanbesteding

De grootste angst voor elk tenderteam is natuurlijk het missen van een kans. Daarom heeft het team andere platformen schaduw gedraaid om er zeker van te zijn dat ze niks misten. Dit is geslaagd en Altura is nu de volledige bron voor het spotten van aanbestedingen.

Robin van Zijl, Sales Support Medewerker, kijkt af en toe nog in TenderNed voor aanbestedingen. Vooral om z’n Altura zoekprofielen aan te scherpen met zoekwoorden of filters en er zeker van te zijn dat ze niks missen

“Het is één keer voorgekomen en dat ik dacht: oké, ik moet m’n zoekprofiel aanpassen. En een andere keer dat ik dacht dat we de aanbesteding gemist hadden in Altura. Maar toen ik hem ging lezen besefte ik dat de aanbesteding ook niet iets is waarop we zouden inschrijven, want het heeft helemaal niks met ons te maken. Terwijl dat misschien in de titel zo leek.”

Door de Documentscanner filtert Altura automatisch de niet-passende aanbestedingen. Zo zie je alleen relevante aanbestedingen.

Resultaten: 3x sneller verwerken van binnenkomende aanbestedingen en mails

HEYDAY heeft de resultaten behaald die ze met Altura’s Signaleren module wilde. Op een rijtje:

• Vermindering van het aantal e-mails van 60 tot 70 naar 20 per dag
• 70% tijdsbesparing
• 3x snellere verwerking van aanbestedingen
• Geen frustratie meer over niet-relevante aanbestedingen
• Strategisch inzichtelijk vermogen op concurrenten
• Voorspellend vermogen en duidelijk overzicht van komende aanbestedingen
  

Door Altura’s Signaleren module besparen ze nu 70% meer tijd op het verwerken van aankondigingen van aanbestedingen. Het sales support team gaat nu 3x zo snel elke ochtend door de binnenkomende aanbestedingen.

Hoe? Door een beter zoekprofiel reduceerde hun dagelijkse 60 tot 70 mails naar 20 met Altura. Hierdoor bespaart het team veel tijd 's ochtends met het doorspitten van de aanbestedingen. Niet-relevante aanbestedingen zijn gereduceerd tot het minimum door het juiste zoekprofiel.

Door de efficiëntieslagen, kwam een ander mooi resultaat erbij dat de mails van marktplaatsen nu makkelijk door het team opgepakt worden.

Beter zoekprofiel: geen frustratie over het spotten van kansen

Door de Documentscanner van Altura zijn de zoekprofielen van HEYDAY beter ingesteld dan voorheen in TenderNed. Ze ontvangen beter passende aanbestedingen. Zoals Robin vertelt: "De zoekfilters zijn uitgebreider dan bijvoorbeeld in een TenderNed waardoor je veel beter kan zoeken, en betere resultaten elke ochtend binnen krijgt.”

“De frustratie van niet relevante aanbestedingen in je mailbox krijgen, die valt gewoon weg.” Robin, Sales Support

Strategie: Weten welke aanbestedingen eraan komen en waar de concurrent actief is

Het voorspellende vermogen rondom tenders is verhoogd.

“We kunnen goed inzoomen op welke aanbestedingen er voor de komende twee jaar zijn. We kunnen gewoon kijken op de CPV code en dan zit Altura op een schat aan informatie want je kunt gelijk kijken welke concurrent daar nu zit.” zegt Marco. “We kunnen kijken bij huidige klanten van, wat doen ze nu? Wat besteden ze uit en aan wie eventueel. Ook kijken we naar potentiële klanten, welke concurrenten zitten daarop? Zo brengen we eigenlijk de gehele markt in kaart.“

Voor concurrenten zetten ze Altura ook strategisch in. Zo maakten ze binnen 2 uur een overzicht van één concurrent waar deze op dat moment actief was. Marco vertelt over het proces

“We keken waar de concurrent op dat moment lopende dienstverlening had. Binnen no time hadden we een lijst van 20 klanten, die dan opeens target klanten zijn. Waar je dus echt gericht op kunt anticiperen. Dat vind ik nou super handig.”

HEYDAY’s efficiëntieslagen met Altura

Door de implementatie van Altura's Signaleren module heeft HEYDAY nu een gestroomlijnd proces en beter bedrijf voorspellend vermogen in toekomstige aanbestedingen. Met een tijdsbesparing van 70% en een 3x snellere verwerking van aanbestedingen.

Daarnaast biedt Altura inzicht in de markt, concurrenten en potentiële klanten. HEYDAY speelt nu nog gerichter in op kansen.