Wettelijk is vastgesteld dat de eisen en voorwaarden bij een aanbesteding proportioneel moeten zijn aan de omvang van de opdracht.
Deze wettelijke bepaling noemen we proportionaliteitsbeginsel of het evenredigheidsbeginsel. Dankzij deze verplichting mogen overheidsorganisaties geen buitensporige middelen inzetten om te bepalen wie een aanbesteding krijgt.
Hoe werkt het proportionaliteitsbeginsel?
Het proportionaliteitsbeginsel is in het leven geroepen omdat het niet eerlijk zou zijn wanneer aanbestedende diensten onevenredige middelen zouden gebruiken bij aanbestedingen. Als inschrijvers onnodige beperkingen opgelegd zou worden, zou dit ook slecht kunnen zijn voor de concurrentie.
Belangrijk is dus dat de voorwaarden, eisen en ook de keuzes in evenredig zijn aan de omvang van de opdracht.
In combinatie met het transparantiebeginsel en het non-discriminatiebeginsel die eveneens in de Aanbestedingswet zijn opgenomen, zorgt het evenredigheidsbeginsel ervoor dat het aanbestedingsproces helemaal eerlijk is en dat iedere partij evenveel kans maakt.
Zowel bij nationale als Europese aanbestedingsprocedures volgt men het proportionaliteitsbeginsel.
Het proportionaliteitsbeginsel in andere rechtsgebieden
Het proportionaliteitsbeginsel is er niet alleen in de Aanbestedingswet uit 2012. Ook in andere rechtsgebieden speelt het evenredigheidsbeginsel een rol. Denk bijvoorbeeld aan het strafrecht, waar het beginsel betekent dat een straf proportioneel moet zijn.
Ook in het bestuursrecht speelt het beginsel een rol, waar het voorkomt dat er beslissingen gemaakt worden die ten koste gaan van de burger. Als er sprake is van een inbreuk op het belang van burgers, dan moet dit dus proportioneel zijn aan de beoogde effecten van de beslissing.
Gewijzigde Gids voor Evenredigheid
In het begin van 2022 is de gewijzigde Gids voor Evenredigheid ingegaan. Aanbestedende diensten moeten zich aan alle regels houden die omschreven zijn in het proportionaliteitsbeginsel.
Indien een aanbestedende dienst de regels overtreedt, zouden inschrijvers die hierdoor benadeeld worden naar de rechter kunnen stappen. Dit zou de aanbestedende dienst boetes of sancties kunnen opleveren.
Soms verloopt een procedure niet openbaar
In enkele gevallen wordt er besloten om een aanbestedingsprocedure niet openbaar te laten verlopen. Als er sprake is van een zeer complexe opdracht, dan moeten bieders mogelijk al hoge kosten maken om überhaupt een voorstel te kunnen doen.
Dat terwijl mogelijk van tevoren al duidelijk is dat de kans om de opdracht binnen te halen relatief klein is.
Volgens de Gids voor Evenredigheid kan dan bepaald worden dat een openbare aanbestedingsprocedure niet de juiste oplossing is en dat het logischer is om enkele geselecteerde partijen een offerte in te laten dienen.
De voorfase van het aanbestedingsproces
Bij een aanbesteding moet men verschillende documenten opstellen. Dat gebeurt in verschillende fases. Alvorens de documenten opgesteld kunnen worden, moet er eerst een voorfase plaatsvinden. In die fase wordt bepaald waar de opdrachtgever precies naar op zoek is.
Wij hebben voor je beschreven hoe de voorfase van het aanbestedingsproces eruitziet.
De doelstellingen van de opdrachtgever
Voor een aanbesteding worden eisen gesteld die afgeleid zijn van de doelstellingen die de opdrachtgever wil behalen. Er kunnen verschillende criteria gesteld worden, denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid.
Ook kunnen er eisen gesteld worden met betrekking tot de kosten, functionaliteit en levertijden. De doelstellingen hebben niet direct iets met het proportionaliteitsbeginsel te maken, maar indirect kan dat wel het geval zijn.
Wanneer er bijvoorbeeld een onhaalbaar korte levertijd geëist wordt, dan kun je stellen dat er eisen gesteld worden die niet proportioneel zijn.
De inkoopstrategie moet eerlijk zijn
Een opdrachtgever moet een inkoopstrategie hanteren waarbij bedrijven gelijke kansen hebben om te winnen. Tijdens de voorfase gaat men na welke inkoopstrategie alle partijen een gelijke kans geeft.
Het toetsen van de opdracht
Alvorens de benodigde documenten worden opgesteld, wordt getoetst of de opdracht inderdaad haalbaar is. Daarnaast worden ook het doel, de behoefte en de inkoopstrategie nog eens beoordeeld.
Bovendien kan er tijdens deze fase ook onderzocht worden wat voor samenwerkingen het meest kostenefficiënt zijn.
Het programma van eisen
Nadat getoetst is of er vanuit de markt aan de vraag voldaan kan worden, wordt het tijd om een programma van eisen op te stellen. Hierbij wordt er een plan gemaakt aan de hand van de behoeftes, doelen en inkoopstrategie van de opdracht.
De opdracht wordt zo goed mogelijk gespecificeerd, zowel functioneel (de functie van het product of project) als technisch (kenmerken waar het product of project aan moet voldoen).
Het opstellen van het aanbestedingsdocument
Nu de eerste fase voltooid is, kan het aanbestedingsdocument opgesteld worden. Hierbij is het van essentieel belang om rekening te houden met het proportionaliteitsbeginsel.
Alhoewel het proportionaliteitsbeginsel te allen tijde in acht genomen moet worden, is dat zeker in deze fase het geval.
De opdrachtgever moet bijvoorbeeld toelichten waarom specifieke eisen proportioneel zijn voor het project. Dankzij het proportionaliteitsbeginsel zullen alle marktpartijen een offerte kunnen uitbrengen en kans maken om te winnen.
Voorbeelden van eisen die een opdrachtgever kan stellen
Hieronder benoemen we een aantal eisen die een opdrachtgever zou kunnen stellen en hoe het proportionaliteitsbeginsel hierop van toepassing is.
Het eisen van een minimale omzet
In principe mag er sinds de Aanbestedingswet van 2012 niet zomaar een omzeteis meer gesteld worden. Wanneer er veel marktpartijen zijn die hetzelfde product kunnen leveren, dan is het niet proportioneel om een minimale omzet te eisen van de marktpartijen.
In de praktijk kan het echter wel voorkomen dat er een omzeteis gesteld wordt. In dat geval moet dit wel met goed beargumenteerd worden door de aanbestedende partij. Zo kan er bijvoorbeeld een omzeteis gesteld worden wanneer er sprake is van een strenge deadline die onmogelijk verplaatst kan worden.
Eisen voor de competentie
De opdrachtgever mag bepalen of een partij voldoende bekwaam is aan de hand van kerncompetenties. Die competenties moeten wel relevant zijn voor de opdracht in kwestie. Vanwege het proportionaliteitsbeginsel mogen er geen eisen gesteld worden die niet relevant zijn voor de opdrachtgever.
Er zijn verschillende manieren om de technische bekwaamheid van een partij te toetsen. Zo kan de aanbestedende partij bijvoorbeeld om referenties vragen.
We vertellen je graag meer over aanbestedingen
Wil je meer weten over het proportionaliteitsbeginsel en aanbestedingen in het algemeen? Neem dan vandaag nog contact met ons op.
