Knopen doorhakken over jouw bid/no-bid beslissing kan lastig zijn. Soms is het beter om je krachten te sparen. Overweeg goed wat jouw bedrijf nodig heeft.
Basisprincipes voor een bid-beslissing
Bij een bid-beslissing moet je altijd uitgaan van een aantal basisprincipes. Zo moet je zeker zijn dat je een aanbesteding kunt winnen. Als je moet erkennen dat dat met de mogelijkheden binnen jouw organisatie onmogelijk is, kun je beter niet meedoen.
Bovendien is het nooit verstandig mee te doen als:
(1) er twijfels bestaan of je organisatie na het winnen van het contract in staat is om de opdracht uit te voeren, of
(2) de opdracht niet winstgevend is (op de langere termijn). Zelfs als al deze factoren in orde zijn is het echter verstandig om
(3) de winsten af te wegen tegen de risico’s en mogelijke verliezen.
Bedenk hierbij dat zelfs de grootste bedrijven eerder besloten aanbestedingen te laten liggen op basis van de risico’s én er genoeg heil ligt in andere segmenten van jouw sector.
Waarom willen we eigenlijk meedoen?
Het vasthouden aan een lijn binnen een organisatie is een waardevol goed. Voordat je aan het intensieve aanbestedingsproces begint is het belangrijk af te wegen of jouw organisatie hier voldoende op georiënteerd is
Heb jij bijvoorbeeld de juiste mensen beschikbaar om het proces in goede banen te leiden, wanneer nodig in de tijdlijn van de bewuste aanbesteding?
Zorg dat je een duidelijk antwoord kunt geven op de vraag: waarom willen we eigenlijk meedoen? Van daaruit kun je gaan werken naar de voorbereiding op je beslissing.
Redenen voor een bid/no-bid beslissing
Redenen om mee te doen zijn divers in aard. Zo is de markt een grote bron van inkomsten en kun je ervan uitgaan dat de opdrachten gegund worden door een overheid die altijd betaald.
Je doet waardevolle marktkennis op tijdens het proces. In sommige gevallen moet je wel, om relevant te blijven in de toekomst, of om niet achter te raken op je concurrentie.
Misschien ben je zelfs de organisatie die op dit moment het contract uitvoert en wil je dit graag prolongeren.
Toch is het gezond voor een bedrijf om niet meer dan 25% van de omzet uit aanbestedingen te halen. Voornamelijk omdat inschrijven op aanbestedingen de nodige onzekerheden met zich meebrengt.
Daarom is het belangrijk te realiseren dat de kans om niet te winnen groter is dan om te winnen en zo zorgvuldig met je toewijding aan een project om te gaan.
Definieer wat jij uit een aanbesteding wilt halen. Stel perken waar binnen een aanbesteding moet vallen voordat deze economisch relevant is en wijk hier zo min mogelijk van af.
Voorbeeld: Enkel deelname als kwaliteit voor >60% meetelt en de contractduur minimaal 3 jaar is met minimaal 1 mogelijkheid tot verlenging.
Realiseer wat de beter ontwikkelde aspecten van het aanbod van jouw organisatie zijn en prioriteer jouw reflectie op de gunningscriteria bij je beslissing. Weeg hier de capaciteiten van mogelijke concurrenten mee en schat in of ze zullen meedoen.
Onze bid/no-bid checklist
Voordat je jouw bid/no-bid beslissing neemt kun je het beste een aantal gerichte vragen beantwoorden. Volg hiervoor de onderstaande checklist.
1. Bestaande (positieve) relatie
Is er een bestaande (positieve) relatie met de aanbestedende dienst in het heden of verleden?*
2. Relevante referenties
Beschikken wij over relevante referenties of hebben we een relatie met vergelijkbare opdrachtgevers?*
3. Grootte en capaciteit van voorkeurspartners
Komt onze organisatie overeen met de grootte en capaciteit van huidige voorkeurspartners van de opdrachtgever, mits een voorkeur aanwezig is?*
4. Personele capaciteit
Is er tijdens het aanbestedingsproces voldoende personele capaciteit en kunde, of kan jouw team nog meer leren over bidmanagement?
5. Bereidheid kosten te maken
Is de organisatie in staat en bereid om de kosten die komen kijken bij het inschrijven op aanbestedingen te maken?
6. Aanbestedingsvereisten
Past de aanbesteding binnen het kader voor aanbestedingsvereisten van de organisatie?*
7. Omzetverwachtingen
Past deze aanbesteding binnen het geplande percentage van onze omzet dat we willen realiseren uit aanbestedingen?
8. Wensen, behoeften en voorkeuren
Hebben we vertrouwen in ons begrip van de wensen, behoeften en voorkeuren van de opdrachtgever?*
9. Informatie over concurrenten
Beschik je over gedetailleerde informatie over mogelijke concurrenten?*
10. Voorwaarden voor meerwerk
Zijn de mogelijkheden en bijkomende voorwaarden voor meerwerk in lijn met de verwachtingen van jouw organisatie?*
*voor de checklist-vragen met een ster hebben wij relevante op de bidmanager afgestemde tools ontwikkeld die helpen bij jouw bid/no-bid beslissing.
Zo krijg je bijvoorbeeld inzicht in jouw relatie met een aanbestedende dienst, je onderscheidt patronen in de partnerkeuzes van een opdrachtgever, of je filtert gemakkelijk op jouw vereisten.
Bovendien kun je vergelijken hoe jouw concurrenten presteerden op momenten dat jullie om hetzelfde contract meedingen.
Volgende stappen na het invullen van de checklist
Doe alleen mee mits je op minimaal acht van de hierboven gestelde vragen ja hebt geantwoord.
Acht positieve antwoorden? Zorg voordat je besluit mee te doen dat jouw nee’s eerst ja’s worden.
Alles op orde? Dan ben je klaar om mee te doen!
Wil je vervolgens ook nog eens jouw bidmanagement proces optimaliseren? Overweeg gebruik te maken van Altura en maak van jouw bidteam een geoliede machine.
