Tendering biedt veel voordelen voor zowel de opdrachtgever als voor marktpartijen. Omdat er meer concurrentie is, krijgt de opdrachtgever vaak een dienst of product met een betere prijs-kwaliteitverhouding geleverd.
Voor marktpartijen is tendering interessant omdat ze een eerlijke kans krijgen om een interessante opdracht binnen te halen.
Wil jij als ondernemer meer kans maken op een voor jou interessante opdracht? Dan is het belangrijk dat je weet hoe tendering in zijn werk gaat. Altura helpt organisaties om tenders te winnen.
Wil je weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op. Wil je eerst meer te weten komen over tenderen? Lees dan verder!
Tendering komt van het woord ‘tender’
De term tendering is afkomstig van het woord ‘tender’. In de Nederlandse taal gebruiken we het woord aanbesteding. In de praktijk geeft men aan beide woorden toch een net iets andere betekenis.
Het woord ‘aanbesteding’ wordt gebruikt voor overheidsdiensten die een opdracht openbaar maken. Er zijn wettelijke richtlijnen bepaald waar deze overheidsdiensten zich aan moeten houden wanneer ze een aanbesteding uitschrijven.
‘Tender’ is een breder begrip en gebruiken we ook wanneer commerciële partijen op zoek zijn naar een geschikte partij.
De overheid is een interessante opdrachtgever
Bij tendering vormen overheidsorganen vaak interessante opdrachtgevers. De overheid besteedt jaarlijks veel diensten uit en neemt ook veel producten af bij commerciële partijen. Jaarlijks geeft de overheid hier circa €60 miljard aan uit, verdeeld over zo’n 70.000 marktpartijen.
Iedere partij die zich op een aanbesteding inschrijft, moet evenveel kans maken op een opdracht vanuit de overheid. Om die reden moeten overheidsinstanties de opdrachten verplicht openbaar maken. De aanbestedingen moeten zelfs verplicht digitaal openbaar gemaakt worden.
Indien de waarde van de opdracht onder de Europese drempelwaarden ligt, dan mag een overheidsinstantie de nationale richtlijnen voor aanbestedingen volgen. Ligt de waarde van de opdracht boven de Europese drempelwaarden, dan moeten de Europese richtlijnen verplicht gevolgd worden.
Een overheidsorganisatie moet dan een Europese aanbesteding uitschrijven.
Is tendering interessant voor jouw onderneming?
Tendering kan erg voordelig zijn voor een commerciële partij. Iedereen heeft in principe namelijk evenveel kans om een tender te winnen. Dat is ook wettelijk vastgelegd in het proportionaliteitsbeginsel.
Opdrachtgevers mogen geen onredelijke eisen stellen. Kun je een product of dienst leveren? Dan maak je kans om een opdracht binnen te halen. Bij tendering kan er ook sprake zijn van behoorlijk grote opdrachten. Als organisatie is het dus geen slecht idee om eens na te gaan of tenderen een optie is.
Ook het soort beschikbare opdrachten loopt enorm uiteen. Overheidsinstellingen besteden bijvoorbeeld regelmatig schoonmaakopdrachten uit, maar ook grote IT-projecten en beveiligingsopdrachten. Omdat er zoveel verschillende opdrachten zijn, is de kans groot dat er ook voor jouw organisatie een interessante opdracht tussen zit.
Interesse om meer te tenderen? Neem dan een kijkje naar ons blog over bid- en tendermanagement training, dat je leert over wat daar allemaal bij komt kijken.
Hoe kun je je inschrijven op een opdracht?
Wil je je inschrijven op een opdracht, dan dien je verschillende documenten aan te leveren. Zo moeten er juridische, financiële en contractuele documenten worden aangeleverd bij een inschrijving.
Het is net zo belangrijk dat je een goed plan van aanpak aanlevert. In het plan van aanpak omschrijf je op welke wijze je aan de vraag kunt voldoen.
Het opstellen van een plan van aanpak kan behoorlijk complex zijn. Het is belangrijk dat jouw plan van aanpak als best getoetst wordt. Er mogen dus geen zaken ontbreken.
Wordt je plan van aanpak met een onvoldoende beoordeeld? Dan wordt je buiten beschouwing gelaten en krijg je de opdracht dus niet.
Inschrijven op een opdracht kan digitaal op verschillende platformen. De meest gebruikte aanbestedingsplatformen zijn Negometrix (tegenwoordig onderdeel van Mercell) en TenderNed. TenderNed is het officiële aanbestedingsplatform van de Nederlandse overheid. De overheid is verplicht om aanbestedingen op dit platform te plaatsen.
Negometrix is van Mercell, een privaat bedrijf, maar kan ook gekoppeld worden aan TenderNed. Daardoor kun je op Negometrix opdrachten vinden van zowel overheidsinstanties als commerciële organisaties.
TenderNed of Negometrix?
TenderNed is een platform van de overheid, specifiek ontworpen voor openbare aanbestedingen. Negometrix is van het commerciële bedrijf Mercell. Op Negometrix vind je dus ook veel tenders van commerciële bedrijven.
Omdat je Negometrix ook kunt koppelen aan TenderNed, is het mogelijk om ook dit platform te gebruiken om je in te schrijven op openbare aanbestedingen.
Het aantal opdrachten is op Negometrix dus groter. Bovendien heeft dit platform ook een aantal additionele functies die je helpen om aanbestedingen te managen. TenderNed is echter weer iets overzichtelijker en eenvoudiger te gebruiken.
Beide platforms kunnen dus interessant zijn indien je als ondernemer aan tendering wilt gaan doen.
Hoe worden de inschrijvingen beoordeeld?
Vooraf is al bekend aan de hand van welke criteria een inschrijving wordt beoordeeld. De opdrachtgever is daartoe verplicht. Vaak zijn er meerdere criteria aan de hand waarvan een inschrijving beoordeeld wordt. We spreken dan van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).
De prijs is één van de factoren die een rol speelt bij tendering. Vooraf is vastgesteld hoeveel invloed diverse factoren op de beoordeling hebben. Zo kan de prijs bijvoorbeeld voor 30% bepalend zijn en de overige factoren voor 70%.
Kies jij ervoor om je organisatie in te schrijven voor een aanbesteding? Dan vind je in alle gevallen ook een aanbestedingsleidraad. Daarin staat exact vermeld wat de gunningscriteria zijn. In verband met het proportionaliteitsbeginsel mag de opdrachtgever geen onredelijke eisen stellen.
De aanbestedende dienst moet verantwoorden waarom er aan bepaalde criteria voldaan moet worden. Bovendien moeten de eisen proportioneel zijn voor de omvang van de opdracht.
Over het proportionaliteitsbeginsel
In de aanbestedingswet is vastgelegd dat de aanbestedende partij enkel criteria mag stellen die proportioneel zijn. Dit om ervoor te zorgen dat marktpartijen gelijke kansen hebben om een opdracht binnen te halen.
In de meeste gevallen mag een aanbestedende dienst bijvoorbeeld geen omzeteisen meer stellen. Voor een opdrachtgever zou dit het risico kunnen verlagen, omdat de kans dat de marktpartij failliet gaat dan kleiner is.
Slechts wanneer er goede redenen zijn om een omzeteis te stellen, is dit toegestaan. Denk bijvoorbeeld aan een opdracht waarbij er een strenge deadline gehaald moet worden.
Is er vanuit de aanbestedende dienst vraag naar een standaard product dat door diverse marktpartijen geleverd kan worden? Dan is het niet proportioneel om een omzeteis te stellen.
In een aanbesteding moeten de gunningscriteria ook goed onderbouwd worden. Gebeurt dat niet, dan kan de aanbestedende partij in de theorie voor de rechter gedaagd worden en sancties krijgen van de rechter.
Hoe vergroot je de kans om een tender te winnen?
Tendering is behoorlijk uitdagend, zeker wanneer je hier nog niet bekend mee bent. De concurrentie is vaak enorm.
Belangrijk is dat jouw inschrijving beter wordt beoordeeld dan die van je concurrenten. Belangrijk is dat alle criteria aan bod komen in je plan van aanpak. Eerst moet je dus vaststellen wat de zorgen van de opdrachtgever zijn.
Deze moet je allemaal zien weg te nemen middels je plan van aanpak.
Welke uitdagingen kent tendering?
Tenderen kent diverse uitdagingen. Om te beginnen hebben platforms als TenderNed en Negometrix vaak een behoorlijk ingewikkelde structuur. Zeker om bekend te raken met Negometrix moet je echt even de tijd nemen.
Daarnaast vergt het inschrijven op een tender ook relatief veel tijd. Je moet de juiste juridische, financiële en contractuele documenten aanleveren. Het opstellen van een goed plan van aanpak kan ook behoorlijk ingewikkeld zijn.
Belangrijk is dat je inschrijving op alle criteria getoetst kan worden. Omdat het inschrijven tijd vergt, is het belangrijk om te bepalen welke opdrachten daadwerkelijk interessant zijn voor je organisatie.
Tendering met behulp van Altura
Wil je meer kans maken om een tender te winnen? Altura is een bidmanagement platform dat organisaties helpt om tenders te winnen. Wij bieden je slimme tender management software voor ieder onderdeel van het inschrijfproces. Hierdoor maak je veel meer kans om een tender te winnen.
Dankzij onze slimme signalering software heb je steeds een goed overzicht van de meest interessante opdrachten voor je organisatie. Aan de hand van meerdere factoren beoordeelt ons systeem of een aanbesteding interessant voor je is.
We gebruiken data uit je eigen inschrijvingen en onze uitgebreide database om je een inzicht te geven van je winkans, de kosten te verlagen en hogere marges te creëren. Zo voorkom je dat je veel kosten maakt voor een inschrijving, terwijl de kans dat de opdracht je gegund wordt nihil is.
We bieden je één centrale omgeving om aan een goed voorstel te werken samen met je team. Binnen die omgeving heb je toegang tot al je documenten en kun je eenvoudig taken verdelen.
Ontdek Altura in een vrijblijvend gesprek
Met ons platform wordt tendering veel minder complex. Terwijl je normaliter lang bezig zou zijn met het verzamelen en analyseren van data, doet onze slimme software dat nu voor je.
Ben je benieuwd wat ons platform voor jou te bieden heeft? Plan dan een gesprek met ons in. Tijdens het gesprek kun je aangeven wat jouw wensen zijn.
