%20(1).png){kind=logo}
Een gestroomlijnde werkwijze en slimme AI-oplossingen zorgen voor voorspelbaarheid en tijdwinst in het aanbestedingsproces.
Aethon is een toonaangevende partner in recruitment en uitzenddiensten, met een focus op professionals in de zorg en overheid. Bidmanager Twan Waidijk stond echter voor een uitdaging: in een markt waar het behalen van aanbestedingen cruciaal is, wilde hij meer grip en vooruitzicht krijgen op het aanbestedingsproces.
De uitdaging: Geen goed overzicht en geen forecast
“Bij Aethon kwamen veel aanbestedingen als een verrassing op ons bureau,” legt Waidijk uit. “We kregen de documenten en dachten dan: hier kunnen we aan meedoen, maar dit ad-hoc proces is verre van ideaal.” Het gebrek aan voorspelbaarheid zorgde ervoor dat Aethon onvoldoende tijd had om een sterk voorstel voor te bereiden, of juist veel tijd investeerde in processen die bij voorbaat toch geen kans van slagen hadden. Daarbij kwam ook nog dat waardevolle informatie vaak lastig te vinden was, en goed scorende aanbestedingen moeilijk terug te halen waren. “Dat zorgt niet alleen voor enorm veel weggegooide uren, maar ook voor veel frustratie", zegt Waidijk.
Waidijk had een doel: minder tijd kwijt zijn aan tijdrovend administratief werk, en meer focus leggen op de daadwerkelijke inhoud van de aanbestedingstrajecten. Een partner die AI en innovatieve tools inzet om de efficiëntie te verbeteren, leek dan ook de oplossing.
De oplossing: Meer overzicht en sneller schakelen met slimme AI-tools
Aethon koos voor Altura vanwege de proactieve benadering en sterke focus op innovatie binnen aanbestedingstrajecten. Twan vertelt waarom: “Met Altura sturen we nu ‘voor de bocht,’ omdat we vroegtijdig weten welke aanbestedingen eraan komen. Dit maakt het mogelijk onze accountmanagers snel op pad te sturen, zodat ze de klant tijdig kunnen benaderen.”
Voordelen die Altura biedt:
- Duidelijke forecast en inspelen op nieuwe aanbestedingen: Door met Altura te werken, kan Aethon nu een inschatting maken van toekomstige aanbestedingen en hier tijdig op anticiperen.
- Efficiënt meerdere bids tegelijk beheren: dankzij Altura’s overzichtelijke project management tools kan het Aethon-team nu gemakkelijk meerdere aanbestedingstrajecten tegelijk managen. Dit helpt om deadlines te bewaken, taken te verdelen, en efficiënter samen te werken zonder dat er informatie verloren gaat. Hierdoor kan het team de kwaliteit van bids beter borgen, omdat elk traject van begin tot eind in één centraal systeem kan worden gemonitord.
- Slimme AI-oplossingen: Vooral de “Documentenchat” en “Proposal Search” maken Altura bijzonder waardevol voor Aethon. Twan beschrijft: “Het hele AI-stuk bij Altura loopt voorop. De Documenten Chat en de contentbibliotheek Proposal Search zijn super onderscheidend en besparen ons enorm veel tijd. Dit scheelt mij zo’n halve werkdag per week.”
“Altura’s AI tools helpen me om een halve werkdag per week te besparen”
Implementatie: Een vliegende start
Altura heeft geholpen met de hele implementatie om Aethon een vliegende start te maken. Alle voorstellen zijn naar het Customer Success team gestuurd en binnen 2 dagen was het platform klaar voor gebruik.
Het vinden van de juiste zoekinstellingen was cruciaal voor Aethon. Twan legt uit: "We hadden moeite om de juiste om de resultaten te krijgen die we nodig hadden. Dankzij de hulp van Altura en het customer success team hebben we dit nu goed op orde." Met een zorgvuldig ingesteld zoekprofiel werden de aanbestedingen automatisch gefilterd op relevantie, wat een grote efficiëntieslag opleverde. Het toepassen van de features gaat heel gemakkelijk.
Resultaten: Eén gecentraliseerd en voorspellend proces
Door Altura’s innovatieve tools in te zetten, heeft Aethon aanzienlijke stappen gezet op het gebied van efficiëntie en structuur binnen het aanbestedingsproces.
1. Proposal Search: Efficiëntie en tijdwinst
Een belangrijke functie binnen Altura’s platform is de Proposal Search. Hiermee kan Aethon eerdere, succesvolle voorstellen terugvinden die vergelijkbaar zijn met nieuwe aanbestedingen. Twan vertelt: “Je kunt voorstellen die een hoge score behaald hebben makkelijk terughalen. Het bespaart ons soms dagen aan zoeken, want je tikt een zoekterm in en het relevante voorstel komt meteen naar boven. In vergelijking met ons oude proces in Sharepoint.” Ook is Twan niet meer afhankelijk van zijn manager om te vragen welke oude tenders relevant zijn. Hij vindt het nu gelijk via hun contentbibliotheek. Dit betekent niet alleen flinke tijdswinst, maar het stelt Aethon ook in staat om consistentie te behouden in hun voorstellen en om gebruik te maken van eerder bewezen succesvolle informatie. “Het voorkomt dat we telkens opnieuw moeten beginnen. Hebben we bijvoorbeeld een implementatieplan dat een 10 scoorde? Dan kunnen we die gemakkelijk terughalen,” aldus Twan.
“Het platform helpt ons niet alleen om tijd te besparen, maar ook om onze focus te verleggen naar wat echt belangrijk is.”
2. Documentenchat: Alle feiten op een rij
De Documentenchat is een andere tool die bij Aethon hoog gewaardeerd wordt. Deze chatfunctie laat je praten met tender documenten. Het maakt het mogelijk om snel relevante feiten over een klant of aanbesteding te vinden door een simpele vraag te stellen. “Altura helpt ons om meteen te bepalen of we aan de referentie-eisen voldoen, zodat we direct weten of we mee kunnen doen,” legt Waidijk uit. Dit bespaart het team niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat ze efficiënt kunnen werken en enkel energie steken in kansrijke trajecten.
3. Bid/No-Bid kwalificatie tool: Een objectieve beslissingstool
Voorheen kwam het regelmatig voor dat Aethon deelnam aan aanbestedingen zonder een sterke kans op succes. De tijd die hierin geïnvesteerd werd, kon beter besteed worden aan potentiële winnende trajecten. Altura’s kwalificatie tool en Aethon’s custom Bid/No-Bid vragenlijst biedt uitkomst. “Het is niet langer schieten met hagel. "Met deze tool vullen we gegevens in en krijgen we een percentage dat aangeeft of we kans maken om te winnen,” aldus Twan.
De tool voorkomt onnodige verspilling van tijd en resources. Met een duidelijke en objectieve score kan Aethon bewust besluiten om niet deel te nemen aan aanbestedingen waar de kans op succes laag is. “En soms, tja, dan ben ik het er niet mee eens omdat Altura duidelijk laat zien wat de score is en wil sales toch meedoen– dat is part of the job,” lacht Twan.
Betere efficiëntie en marktinzicht
De implementatie van Altura heeft Aethon duidelijke resultaten opgeleverd:
- Halve werkdag per week op het terugvinden en hergebruiken van relevante documenten
- Snellere verwerking van aanbestedingen door eenvoudig toegankelijke en AI-gedreven zoekfuncties
- Objectieve beslissingen over deelname aan aanbestedingen door de Bid/No-Bid matrix
- Voorspellend vermogen voor een vroegtijdige en gerichte aanpak door een gerichte tender forecast
- Altijd up-to-date door slim gebruik te maken van de documentenkluis. Deze geeft signalen af als er documenten verouderd zijn of verlengd moeten worden
Waidijk benadrukt hoe waardevol het is dat Altura hen helpt om deze formaliteiten automatisch op te volgen, zodat het team zich kan focussen op de kern van hun werk.
De visie van Waidijk voor de toekomst is duidelijk: hij hoopt dat administratieve taken nog verder geautomatiseerd worden, zodat hij en zijn team zich nog meer kunnen richten op de inhoudelijke kant van hun werk. Hij benadrukt dat Altura met hun AI-oplossingen al ver voor ligt, en hij kijkt uit naar verdere ontwikkelingen die het proces verder kunnen stroomlijnen.
“Altura is echt een voorloper in innovatie, vooral met hun AI-gebaseerde oplossingen,”
Eindelijk focus op wat écht belangrijk is
Door de overstap naar Altura werkt Aethon nu efficiënter, strategischer en is de voorspelbaarheid binnen aanbestedingstrajecten verbeterd. Met Altura’s AI-tools en informatie management heeft Aethon de tijd en middelen om hun bids kwalitatief te verbeteren en proactief in te spelen op aankomende kansen.
"Altura is toekomstgericht en bespaart ons veel tijd.”
besluit Waidijk. Dankzij deze ondersteuning kan Aethon zich nu met volle focus richten op wat echt belangrijk is: het winnen van aanbestedingen die aansluiten bij hun expertise en klantbehoeften.
