Dit is nieuw in Altura V3

Altura Versie-3 is klaar voor gebruik. We kunnen eindelijk het resultaat van een jaar hard werken delen. De nieuwste versie van Altura heeft nieuwe en verbeterde functies, om je dagelijkse bid management taken te automatiseren.

Altura is de softwareoplossing voor het managen van tenders en RFP’s. De software ondersteunt bid teams nieuwe kansen te beoordelen, bids overzichtelijk te managen met verschillende teams tegelijk, voorstellen te schrijven en rapporten op te vragen over de bidprestaties.

Dit is alles wat je moet weten over Altura’s derde software-update. 

Wat is Altura V3?

In september van 2022 lanceerden we Altura Versie(v) 2; omdat we merkten dat het dagelijkse werk van bid managers nog efficiënter kon, begonnen we – onbewust – aan V3. We hebben goed geluisterd naar de behoeften van onze klanten. Aan de hand daarvan hebben onze developers functies verbeterd en nieuwe functies toegevoegd.

Onze klanten hadden de behoefte om sneller toegang te krijgen tot bepaalde functies. Hun werk vereiste nieuwe manieren om repetitieve taken te vermijden. Bovendien was het van belang dat ze een plek hadden waar ze elkaars progressie konden bijhouden. Van collega bid managers, maar ook van account managers, de juridische afdeling, operations en finance.

Door de hoeveelheid aan verbeteringen herkennen we ons eigen product niet meer terug - Altura V3 is geboren.

Stap 1: Bid kwalificatie

Altura is te gebruiken in elke stap van het bidproces. In deze blog laten we stap voor stap zien hoe het werkt en wat de voordelen zijn van Altura voor bid management.

Nieuw: Kansen Lijsten

Kansen lijsten (voorheen zoekprofielen genoemd) zijn nu beschikbaar voor iedereen binnen je organisatie. Beheerders kunnen kansen lijsten aanmaken vanuit het instellingenmenu. Met behulp van een vooraf gedefinieerde set filters, genaamd Filtercollecties, filter je automatisch alle kansen die voor jouw organisatie relevant zijn. Het kwalificatieproces wordt hierdoor geëlimineerd. 

Aanbestedingen signaleren met Nieuwe Kansen

Nieuwe Kansen is een manier om nieuwe aanbestedingen op tijd te signaleren. In Nieuwe Kansen begint alles met het volgen van een kansen lijst. We zijn afgestapt van de dagelijkse e-mail met alle tenders in de e-mail. Zodra jij (of een collega) een kansen lijst volgt, ontvang je een link naar het Nieuwe Kansen dashboard met daarin al je nieuwe aanbestedingen. Geen gestoei meer met e-mails, maar altijd handig terug te vinden in een overzichtelijk dashboard. Alle nieuwe kansen zijn sinds V3 beschikbaar binnen deze overzichtelijke weergave op het platform. Elke dag mailtjes doorkijken van Tenderned hoeft dus niet meer.

Vanuit het Nieuwe Kansen overzicht kun je bids accepteren of afwijzen - en de reden waarom toevoegen. Je kunt met V3 de beslissing voor kwalificatie in de kansen lijst bekijken. Wanneer je een nieuwe kans wil najagen, kun je een nieuw project maken vanuit hier of het direct naar de Bid/No-Bid kwalificatiestap sturen.

Verbeterd: Verwachte aanbestedingen

Nieuwe, verwachte aanbestedingen verschijnen nu in je Nieuwe Kansen-weergave. In plaats van een aparte en statische lijst controleren, krijg je tijdig een notificatie wanneer aanbesteding of RFP beschikbaar wordt. Je kunt ook instellen wanneer je precies op de hoogte gebracht wilt worden. Of je nu 6 maanden of 2 jaar van tevoren op de hoogte wilt zijn, je kunt zelf je strategie bepalen. Hiermee voldoen we aan jouw bid proces op maat.

Verbeterd: Gebruikersrollen en machtigingen

We hebben de mogelijkheden voor gebruikersrollen en machtigingen verbeterd in V3. Het is nu mogelijk om collega’s aangepaste toegangsrechten toe te kennen voor projecten. Bid managers, sales managers of collega’s van de juridische afdeling kunnen andere bevoegdheden hebben. Bijvoorbeeld: de juridische afdeling kan enkel documenten inzien, suggesties doen, maar niet actief bewerken. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan tijdens het werken aan een bid. Redenen voor afwijzing en geüploade documenten verschijnen vanaf nu in je Knowledge Hub (voorheen documenten kluis).

Stap 2: Bid Planning 

Onze projecten module heeft ook een update gekregen in V3. Dit is alles wat we hebben verbeterd om je zo goed mogelijk in je werk te ondersteunen.

Nieuw: Boards

Borden stellen bid managers in staat om een bid door de verschillende fasen van een project overzichtelijk te managen, van kwalificatie tot evaluatie. In Altura V2 was het mogelijk om de progressie van meerdere projecten te managen in één bord, maar dat verandert met V3.

Nu kun je meerdere borden maken ten behoeven van de workflow van je organisatie. Je kunt borden maken per business unit, per projectfase of per team. Bovendien kun je borden (gaandeweg) aanpassen, borden die je vaak gebruikt vastpinnen aan je navigatiemenu en zelfs een toegewijde workflow instellen voor elk bord. Hierover straks meer.

Nieuw: Aangepaste Workflows

Workflows stellen je in staat om de aanmaak van taken te automatiseren naarmate je project zich vordert. Je kunt bijvoorbeeld je workflow aanpassen, zodat wanneer je een project verplaatst van de kwalificatie naar de strategie fase, het automatisch to-do’s aanmaakt voor elk teamlid. Zoals het plannen van een kick-off sessie of een herinnering aan de marketingafdeling om concurrentie- en prijsinformatie te uploaden.

Elk bord kan zijn eigen fasen hebben en toegewijde stappen per fase om te voltooien. Dus je kunt toegewijde borden hebben voor gevallen waarin elk team een ander type bid afhandelt, of bids in verschillende business units die verschillende processen of criteria vereisen.

Nieuw: Mijn taken

Alle taken voor elk project zijn met V3 in één weergave te managen. Vanuit deze weergave kun je deadlines toewijzen, voltooide taken afvinken of taken opnieuw toewijzen aan collega’s.

Stap 3: Bid Writing

We implementeren AI in het schrijfproces van voorstellen en helpen je om door eerdere voorstellen te bladeren, relevante informatie te verzamelen en accurate paragrafen te schrijven, die klinken zoals jij, niet een robot

Nieuw: Proposal Writer

Dankzij onze nieuwe Proposal Writer kun je in slechts enkele minuten concepten maken voor verschillende secties van een voorstel. 

Goed om te weten: we gebruiken voor Altura een beveiligd AI-model dat geen gegevens deelt met derden en jouw bedrijfsinformatie gebruikt om nauwkeurigere resultaten te produceren. Standaardmodellen als Microsoft’s CoPilot of ChatGPT delen bedrijfsgevoelige informatie met derden en zijn niet beveiligd. 

Notitie: je kunt specifieke context per project opgeven voor nog nauwkeurigere resultaten.

Hoe werkt de Proposal Writer precies?

De Proposal Writer beoordeelt je voorstel, controleert de vereisten van de bid en onderzoekt eerdere voorstellen om de relevantste input te verzamelen. Dat alles binnen minuten. Je kunt hem vervolgens vragen om het voorstel te herschrijven, in te korten en andere snelle acties om de tekst te verfijnen, zodat deze aan je behoeften voldoet. Je kunt context per project toevoegen, voor nog een nog accurater resultaat.

Verbeterd: Proposal Search

De Proposal Search krijgt enkele nieuwe functionaliteiten in V3. Het kan nu resultaten geven op basis van trefwoorden of eenvoudigweg een beschrijving van een voorstel. Bovendien kun je met V3 ook informatie halen uit evaluatiedata van eerdere voorstellen.

Verbeterd: Document Chat

We hebben de Document Chat bijgewerkt om de geschiedenis van vragen op te nemen die zowel jij als je team aan elk document hebben toegevoegd.

Algemeen

Nieuw: Navigatie menu

De menubalk is herontworpen om sneller door het platform te kunnen navigeren. Het menu staat nu aan de linkerkant en kan worden geminimaliseerd zodat je je beter kunt concentreren op de taak die voor je ligt. Elke sectie is uit te breiden, zodat je de juiste pagina kunt vinden om naar over te schakelen voordat je van je huidige weergave wisselt. Instellingen en ondersteuning zijn ook beschikbaar in de menubalk.

Meertalige ondersteuning

Goed nieuws voor onze internationale teams op het platform! Altura V3 is nu beschikbaar in het Engels, Nederlands en Frans. ‘Lekker!’

De V3 updates in het kort

Algemeen

• De navigatiebalk staat nu links in je scherm.
• Instellingen en Ondersteuningen zijn beschikbaar via de navigatiebalk.
• Altura is beschikbaar in het Engels, Nederlands en Frans.
• Altura heeft nu een ingebouwde donkere modus.

Bid kwalificaties

• Zoekprofielen zijn vervangen door ‘Kansen Lijsten’.
• ‘Opportunity lijsten’ zijn beschikbaar voor iedereen binnen de organisatie.
• Je kunt kansen direct bekijken in de Nieuwe kansen-weergave.
• Je kunt nu een AI-samenvatting krijgen aangepast naar jouw behoeften.
• Je kunt nu vragen stellen aan de documenten binnen een bid met behulp van de Doc Chat – een slimme tool.
• Je kunt nu de geschiedenis van vragen die gesteld zijn in een bid document bekijken.
• Je kunt goedgekeurde/afgewezen kansen zien in de Nieuwe kansen-weergave.
• De lijst van verwachte aanbestedingen wordt nu dynamisch bijgewerkt in plaats van eens per jaar.
• Je kunt nieuwe vraagtypen toevoegen aan je checklists om aan te sluiten bij je aangepaste proces.
• Je kunt nu secties instellen binnen je Bid/No-Bid checklists en daarmee overzicht creëren.
• Je kunt nu ook kwalificatie goedkeuringen aanvragen via het platform.

Bid planning

• Je kunt nu borden maken en aanpassen voor verschillende bidtypes, teams en meer.
• Borden kunnen automatisch verschillende soorten taken aanmaken naarmate je bid vordert.
• Manage je projecten nu in Mijn taken. 

Bids schrijven

• Het is nu mogelijk om informatie uit eerdere bids makkelijk te vinden met de nieuwe ‘Proposal Search’.
• We hebben een nieuw AI-tekst generatie model om de eerste concepttekst te bouwen: ‘Proposal writer’.
• Je kunt de AI-gegenereerde tekst verfijnen met snelle acties zoals verkorten of herschrijven.