Bidmanagement teams worden vaak gezien als administratieve ondersteuning, onvermoeibaar werkend om deadlines te halen en voorstellen op tijd in te dienen. Wat een gemiste kans. Gelukkig kun je hier aan werken door de skillset van bid management teams te veranderen.
In een modern bidmanagement team zijn er 6 skills nodig om hun rol van admin naar strategisch te veranderen.
1. Strategie
Een modern bidmanagement team is overwegend gericht op strategisch werk. AI heeft de projectmanagement taken geautomatiseerd, ruimte overlatend voor strategisch denken. Zo winnen ze meer en meer impactvolle voorstellen.
- Propositie en winstplan: bidmanagement is de ruggengraat van presales. Ze analyseren klantbehoeften en bouwen unieke proposities voor winnende voorstellen.
- Klantgericht denken: klantbehoeften en verwachtingen inzichtelijk maken en strategische beslissingen in overweging nemen. Stel altijd de vraag achter de vraag.
- Concurrentie analyseren: onderzoek en analyseer de concurrentie. Op welk gebied ga je strategisch voordeel halen?
2. Bid automation
Automation is een skill die al veel gebruikt wordt in marketing en sales engineering. Waarom niet in bidmanagement?
- Workflow automatiseren: gebruik tools om processen en handmatig werk te automatiseren.
- Procesoptimalisatie: analyseer werkprocessen en onderneem continu verbeteringen om productiviteit en efficiëntie te verhogen.
3. Data analyse
Bidmanagement is niets zonder data. Er zijn 18 verschillende manieren waarop een bid data aan de organisatie teruggeeft. De moderne bidmanager heeft altijd een dashboard openstaan met win/loss rates of impact analyses op verschillende verticals. Elke bidmanager moet het product team kunnen aangeven wat te verkopen voor 10% meer omzet volgend jaar.
- Dataverzameling: systematisch verzamelen van relevante data voor diepgaande analyses. Log alle bid/no-bid beslissingen in de CRM om later conclusies te trekken uit deze inzichten.
- Inzichten genereren: data omzetten in bruikbare inzichten die strategische beslissingen ondersteunen, zoals in de bid/no-bid.
- Voorspellende analyse: ontdek patronen in historische data met behulp van statistische algoritmes en machine learning. Dit kan met de software van Altura. Het verleden is de sleutel tot het heden.
- Datavisualisatie: visualiseren van data-inzichten zodat klanten in één oogopslag begrijpen wat de voordelen zijn van jullie samenwerking. Hier heb je ook handige tools voor.
4. Projectmanagement
De moderne bidmanager is geen projectmanager meer. Veel projectmanagement taken worden geautomatiseerd door AI.
- Automatisering: inzetten en opzetten van een goed geautomatiseerd projectmanagement systeem om taken en to do’s voor elk bid te plannen. Ook reminders en deadlines zijn geautomatiseerd.
- Tijdmanagement: elke deadline ruim van tevoren halen door efficiënt plannen en prioriteren.
- Overzichtsmanagement: de bidmanager verschuift van projectmanager naar strategisch coördinator. Ze weten precies waar je organisatie tegenaan loopt. Wat zijn de risico’s die we nemen? Hebben we bijsturing in onze processen nodig? Zo kun je impact maken.
5. Stakeholder management
Bovenstaande skills veranderen het bidmanagement team tot strategische coördinatoren. Het worden de sparringpartners voor stakeholders (sales, directie, accountmanagement, operations) die je organisatie nodig heeft.
- Verwachtingsmanagement: helder communiceren van doelen, verwachtingen en voortgang aan alle betrokken partijen.
- Ondersteuning van besluitvorming: beslissing nemen waarbij de belangen van alle stakeholders zijn afgewogen. Met behulp van tools maak je kwalificatierapporten om te presenteren.
- Strategische omzet inzichten: ontwikkel de skill om data-inzichten kundig terug te koppelen aan de organisatie. Hoe ga je anders de stakeholders overtuigen? Gedetailleerde analyses tonen in een oogopslag wat jullie impact is.
6. Voorstellen schrijven
Natuurlijk, als allerbelangrijkst: elk bidmanagement team moet goed kunnen schrijven en overtuigende voorstellen maken. Door AI (LLM’s) is het schrijfproces veranderd.
- Input ophalen: goede prompts kun je alleen maken als je relevante informatie en inzichten deelt met LLM’s.
- AI-prompting: duidelijke en gerichte opdrachten geven aan AI-systemen om sneller overtuigende en goed gestructureerde voorstellen te maken.
- Redigeren: AI-gegenereerde voorstellen altijd nauwkeurig redigeren om fouten en onnauwkeurigheden te corrigeren en te controleren of een voorstel gepersonaliseerd is op klantbehoeften.
- Aanpassingsvermogen: snel aanpassen en personaliseren van voorstellen om aan specifieke klantbehoeften te voldoen.
Train je team om deze skills eigen te maken. Er waait een frisse wind in bidmanagement. Tijd om hierop in te spelen en alles eruit te halen.
Altura biedt naast een full-cycle systeem voor al het bovenstaande ook op maat gemaakte begeleiding voor de integratie en optimalisatie van het systeem. Plan een gesprek in met onze experts om te zien hoe we jouw bidmanagement team kunnen ondersteunen.
