Wat is een aanbesteding en hoe schrijf ik in?

Leer in deze podcast: Waarom je zou beginnen met tenderen voor aanbestedingen en wat je nodig hebt in je team als je een tender wilt winnen.

De contracten voor overheids aanbestedingen worden langer en groter, dus valt er steeds meer te winnen met tendermanagement. Een aanbesteding moet Europees uitgebracht worden, maar iedere MKB’er kan inschrijven. Bovendien kan de aanbestedende dienst 20% van het contract aan het MKB gunnen. Bij grote opdrachten wordt het contract dan verdeeld in percelen of kunnen MKB’ers samenwerken om in te schrijven.

Maak de stap naar aanbestedingen voor de groei van jouw organisatie, of volg een van je klanten die de stap naar aanbestedingen zet.

Dat proces zit als volgt in elkaar.

• Vindt de publicatie van de aanbestedende dienst via Tenderned.
• Stel vragen over de publicatie via de inlichtingenronde waar je jezelf op Tenderned voor hebt ingeschreven. Dit kan ook schriftelijk of digitaal zijn. De vragen worden beantwoord en gecommuniceerd via de nota van inlichtingen.
• De zogenaamde ‘Bid/No-Bid beslissing. Maak een weloverwogen keuze of je de investering kunt en wilt doen voor de aanbesteding die je op het oog hebt.
• Stel een team samen voor het inschrijven op een publicatie.
• Formuleer een plan van aanpak rondom de structuur van de aanbestedingscriteria. Stel hier de prijs bij vast.
• Lever de inschrijving voor de deadline in, zorg dat je ruim in je tijd zit.
• Hierna is het wachten op het gunningsbesluit. Tijdens de voorlopige gunning kunnen er nog bezwaren worden aangetekend door de deelnemers. Als er geen sprake is van ongeregeldheid wordt de opdracht definitief gegund.

Aanbestedingen tegenover reguliere offertes

Tenderen is dus vaak uitdagender voor aanbestedingen dan je gewend bent van reguliere offertes. Een aanbesteding heeft vaak meer wetten en vereisten, terwijl er bij offertes ook in gemoedelijke sfeer contracten worden voldaan. Stel een winnend tender team samen door personen te zoeken met de volgende eigenschappen:

• Projectmanagement: planningen uitzetten en het managen van deadlines.
• Betrouwbaarheid: komt zijn afspraken en deadlines na.
• Kennis over de eigen organisatie en het aanbod.
• Kennis over de aanbestedende dienst.
• Kennis over aanbestedingen: alle regels en vereisten moet je weten. Zo kun je fouten voorkomen en het proces optimaal inrichten.
• Doelgerichtheid: wil zich vastbijten in het proces en moet winnen.
• Gestructureerd: begrijpt de opbouw van de tender en verwerkt dit in de antwoordstructuur.
• Schrijfvaardigheid: begrijpt hoe je teksten goed laat lopen en hoe je een lezer aanspreekt. Verbind de antwoorden in detail met de uitvraag.

Wat kan ik verwachten van de aanbestedende dienst?

Laat je bovenal niet intimideren door de uitvraag van de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst vraagt veel, om er het maximale uit te halen. Blijf dus kritisch op wat voor jou onduidelijk of moeilijk lijkt. Vragen stellen behoort tot jouw (aanbestedings)recht.

Vaak zijn beginnende ondernemers niet overtuigd van hun eigen waarde. Onterecht, want met een quote of een referentie van jouw voldane contracten laat je goed zien waar jouw waarde ligt. Zo kun je de aanbestedende dienst overtuigen om de tender binnen te halen, zelfs met weinig ervaring in aanbestedingen.

Leer nog meer over tendermanagement door het toepassen van deze tools:

• Het luisteren van deze, of andere podcasts (zoals die van Octavia)
• Het volgen van de e-learning die verder de diepte in gaat op het onderwerp ‘hoe begin ik met aanbestedingen’.
• Het Handboek ‘Inschijven op Aanbestedingen’ van Octavia.
• De ‘Signaleren’ module van ons platform, waar je gemakkelijk op de hoogte blijft van alles wat in jouw markt speelt.