Gepubliceerd op
30/10/23

Bid- en tendermanagement training: een complete gids tot expert

Niemand gaat naar school om bidmanager of tendermanager te worden. Bid- en tendermanagers zijn doorgaans in hun vak gerold vanuit andere rollen. Maar als je toch wilt presteren moet je ergens beginnen. Waar moet je op letten bij het ontwikkelen van de juiste vaardigheden?

Auteur
Matthijs Huiskamp
Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van onze nieuwste artikelen, tips, tricks en overig bidmanagementnieuws.

Hiermee bevestig jij dat je akkoord gaat met onze privacy verklaring.
Bedankt, je bent nu aangemeld!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het invullen van dit formulier.

Niemand gaat naar school om bidmanager of tendermanager te worden. Bid- en tendermanagers zijn doorgaans in hun vak gerold vanuit andere rollen. Ook opleidingen voor tendermanagement zijn vaak cursussen of trainingen en dus stromen weinig hooggeschoolden direct door. 

Waar moet je op letten bij het ontwikkelen van de juiste vaardigheden? Dit artikel leert je de belangrijkste basics om het vak te leren.

Wat zijn bids, tenders en RFP’s?

Een bid, tender of RFP is een offerteaanvraag van een opdrachtgever naar een specifieke levering, dienst of product. Aanbieders reageren met hun eigen invulling op de uitvraag. Hoe de bid, tender of RFP in de markt gezet wordt verschilt. 

De term ‚Äėbid‚Äô is een synoniem voor de term 'tender', maar beide omvatten meerdere type offerteaanvragen. Tender is het Engelse woord voor aanbesteding, en wordt vaak in de volksmond gebruikt. En dan heb je nog de benaming RFP, die kan vari√ęren van een Request for Proposal (RFP) - tot Request for Information (RFI), Request for Bid (RFB), Request for Quotation (RFQ) en Request for Tender (RFT).¬†

Een aanbesteding is een offerteaanvraag vanuit (semi-)overheden. Bedrijven die moeten aanbesteden zijn bijvoorbeeld de belastingdienst, gemeenten, maar ook de NS en scholen.

Een RFP/RFQ/RFB/RFI is een vraag voor offertes vanuit alles behalve (semi-)overheden. Dit zijn vaak grote bedrijven die iets willen inkopen. Denk aan grote banken, softwarebedrijven, of verzekeraars. Zij zijn niet verplicht om RFP’s in de markt te zetten zoals semi-overheden. Vaak worden vragen naar RFP’s gewoon op de mail naar bedrijven gestuurd.

Wat doen bid- en tendermanagers?

Aangesteld als aandrijver van het tenderproces, leef je als bid- of tendermanager voor een duidelijk doel: winnen. Als tendermanager doe je er alles aan om de opdracht binnen te slepen. Daar hangt veel vanaf. Daarom kruip je in meerdere rollen.

Als procesbewaker maak je als bidmanager de planning, zorg je dat deze nageleefd wordt en check je of er bij alle taken aan de kwaliteitsstandaard is voldaan. 

Als documentenwurm duik je diep in de details van de aanbesteding. Jouw doelstellingen zijn:

  1. Onderzoeken of er risico's of potenti√ęle conflicten zijn.
  2. Controleren of je voldoet aan alle eisen van de aanbestedende dienst.
  3. Begrijpen wat je exact moet doen om de hoogste kwaliteit te leveren.
  4. Mogelijk ontdekken hoe belangrijk de prijs echt is voor de opdrachtgever.

Als meesterbrein ontwikkel je de winnende strategie. Jij moet tenslotte zorgen dat de tender gewonnen wordt. Dit wordt vaak opgepakt met het MT, de commerci√ęle directeur, of de Head of Sales. Je weet alles van de sterke punten van jouw bedrijf en leert alles over de diepliggende behoeftes, dromen en idealen van de aanbestedende dienst. Dat combineer je tot een voorstel waar ze geen nee tegen kunnen zeggen.

Als projectmanager lopen alle lijntjes via jou. Je verzamelt content voor de inschrijving vanuit alle afdelingen en communiceert dus ook met alle bijdragers. Vaak voer jij de communicatie tussen afdelingen aan.

Als wijsgeer bouw jij over inschrijftrajecten veel ervaring op. Dat doe je door je strakke evaluatie, waarin je goed bijhoudt welke fouten je vroeger maakte. Je houdt een hoge kwaliteit contentbibliotheek bij en weet precies wat werkt. Dit neem je mee en implementeer je in toekomstige trajecten. 

Het belang van bid- en tendermanagement in het huidige bedrijfslandschap

Het aantal aanbestedingen neemt toe in Nederland, blijkt uit cijfers uit Altura’s database. In het eerste halfjaar van 2023 startten 7.798 aanbestedingen. Een groei van 6.1% in vergelijking met het eerste halfjaar van 2022. 

Steeds meer (semi-)overheden kopen in door middel van aanbestedingen. Leveranciers moeten daarin mee. Met meer contracten die veranderen naar aanbestedingen, ben je meer afhankelijk van bidmanagement. Dat geeft reden tot aanpassing, maar biedt ook kansen:

Tendermanagement als groeifocus

Net als voor jou, hangt het succes van het aanbod van jouw concurrentie af van een nieuwe factor: bidmanagement. Als je op tijd investeert kun je met het beste bid team een competitief voordeel behalen.

Je bent niet (alleen) afhankelijk van de kwaliteit tendermanagers

Er zijn diverse manieren om je bidmanagement sterk neer te zetten, niet alleen door bidmanager training. Denk bijvoorbeeld aan bidmanagement software. Daarmee controleer je jouw inschrijving van signaleren tot inleveren en optimaliseer je aan de hand van data. 

Basis van bid- en tendermanagement

Inschrijven op aanbestedingen

Aanbestedingen vormen de levensader van veel bedrijven, groot of klein. Zodra je een aanbesteding vindt die aansluit op het aanbod van jouw organisatie, wil je je inschrijven. Daarbij kom je in een traject terecht, wat wij hieronder verder uitlichten.  

Het belang van aanbestedingen in het bedrijfsleven

Elke aanbesteding is een potenti√ęle goudmijn. Het is meer dan alleen een zakelijk contract; het is een kans om jouw expertise te tonen en je waarde te bewijzen. Aanbestedingen worden vaak in de markt gezet voor minstens 4 jaar. De overheid is daarnaast een betrouwbare klant die je graag wilt.

Hoe vind je relevante aanbestedingen?

Via verschillende platformen kun je aanbestedingen vinden, TenderNed is het gratis platform vanuit de Nederlandse overheid. Maar de zoekfuncties zijn heel beperkt en ongebruiksvriendelijk. Altura heeft een module in hun bidmanagement software om aanbestedingen te vinden met gebruiksvriendelijke zoekfilters en functies en een dagelijkse email waarin je je relevante aanbestedingen krijgt. 

Stappen om je in te schrijven op een aanbesteding

Inschrijven op een aanbesteding is niet simpelweg een formulier invullen en versturen. Het vergt een strategische benadering, grondige voorbereiding en het zetten van de juiste stappen. Hieronder leggen we je het optimale tenderproces uit.

Het optimale tenderproces 

Octavia Siertsema, eigenaar van de Alles over Aanbesteden podcast, vatte het proces na de pre-tender in het kort samen tijdens de Bidcast: 

“De aanbestedende dienst publiceert.

Dan heb je als inschrijver de mogelijkheid om vragen te stellen aan de aanbestedende dienst. Die gestelde vragen komen in de nota van inlichtingen terug.
‚Äć
Daarna heb je nog X tijd voor je inschrijving in de vorm van een prijs en een plan van aanpak. En dat moet je inleveren. Klinkt heel simpel.‚ÄĚ

-
Octavia Siertsema

8 fasen van het tenderproces

Iets breder uitgezet kun je dat in 8 fasen indelen. Daar gaan we hieronder op in.

1. Signalering

Wees op de hoogte als er een nieuwe tender op de markt komt. Je kan ook een forecast maken zodat je weet welke tenders eraan komen. Kwalificeer kritisch welke tenders passen bij jouw organisatie.

2. Voorbereiding

Kom achter de idealen en behoeften die in de uitvraag schuilen. Zit samen met jouw sales team om de strategie voor te bereiden en de prijsstelling te maken.

3. Onderzoek

Voer marktonderzoek uit naar concurrentie en evalueer andere risico’s in de marktomgeving.

4. Vragenronde

Dit is de Nota van Inlichtingen. Hier leer je alles over de aanbesteding, wat je in de pre-tender nog niet hebt geleerd van de opdrachtgever. In deze ronde mag je vragen stellen over de aanbesteding en kan je het meer sturen naar jouw propositie en product.

5. Voorstel

Schrijf jouw voorstel op basis van jouw onderzoek, de beste teksten van eerdere trajecten en overleg met jouw subject matter experts en sales support. 

6. Inzending

Je hebt je planning op orde en kent alle vereisten, daarom is de inzending van jouw inschrijving een formaliteit. Let goed op waar, hoe en wanneer je je inzending moet uploaden. Zorg voor de juiste handtekeningen en formats van documenten. 

7. Gunning/onderhandeling

De fase van het tenderproces waar alles om draait. Gewonnen? Dan ga je in overleg met de aanbestedende dienst over de uitvoering. Verloren? Dan weet je nu welke criteria je moet verbeteren. Vind je dat je oneerlijk hebt verloren? Download onze Negatieve Voorlopige Gunningsbesluit Checklist. 

8. Evaluatie

Hier leer je het meeste. Vraag een gesprek aan met de aanbestedende dienst of je nnu wint of verliest. Structureer de feedback, zodat je ermee verder kunt. Zo kun je op de lange termijn patronen ontdekken en verbeteren.

Tips voor effici√ęntie en effectiviteit in elke fase

Effici√ęntie en effectiviteit; twee toverwoorden die elk tenderproces kunnen maken of breken. Wil je dat jouw aanbestedingstraject soepel en met succes verloopt?¬†

Overweeg dan de gouden richtlijnen van onze 10 bidmanagement best practices.

Rol van technologie in het optimaliseren van het tender proces

In onze digitale wereld speelt technologie een steeds grotere rol bij het verbeteren van processen, en het tenderproces vormt hierop geen uitzondering. Gelukkig is er de laatste 3 jaar innovatie geweest in het bidproces rondom technologie. Want we liepen behoorlijk achter op onze sales en marketing collega’s.

Digitale samenwerkingstools 

Werk je met een team verspreid over verschillende locaties? Online platforms zoals Microsoft Teams of Slack worden veel gebruikt maar zijn niet erg effici√ęnt. Bidmanagement software biedt een betere uitkomst omdat je met iedereen op √©√©n plek werkt en speciale tools hebt voor bids.

Geautomatiseerde data-analyse 

Begrijp je markt en concurrentie beter met geavanceerde data-analysetools. Zo kun je je strategie afstemmen op real-time inzichten.

AI-gestuurde processen 

AI kan helpen bij het voorspellen van klantbehoeften, het automatisch invullen van aanbestedingsdocumenten of zelfs het signaleren van relevante aanbestedingsmogelijkheden. Het is alsof je een digitale assistent hebt die nooit slaapt!

Cloud-gebaseerde opslag 

Documentbeheer is een kritieke stap in het tenderproces. Cloud-oplossingen zoals Google Drive of Dropbox garanderen dat je altijd en overal toegang hebt tot de benodigde informatie.

Winnende voorstellen schrijven

Ondersteuning door software is van veel waarde. Toch weet ook de meeste vooruitstrevende bidmanager dat het succesvol schrijven van een voorstel is opgebouwd uit vier kernelementen. 

Elementen van een winnend voorstel

Begrip

Het belangrijkste van een aanbesteding of RFP is dat je de achterliggende motieven van de klantvraag begrijpt. Je moet zelf bepalen op welke USP’s en thema’s je jouw aanbod baseert. Bestudeer de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig en zorg ervoor dat alle eisen, criteria en deadlines duidelijk zijn. Alleen dan kun je overtuigen met een perfecte aansluiting op de behoeften van de klant.

Strategie

Om op te vallen heb je een unieke waardepropositie nodig. Stel deze af op de onderscheidende gunningscriteria en problemen waar de opdrachtgever mee zit. Dit kan je het beste overleggen met het sales team of commerci√ęle directie.¬†Verkrijg zo veel mogelijk informatie over de beoordelingsmethode. Hierop baseer je zowel de prijs als de kwaliteit die je kunt leveren voor die prijs. Transparantie in de opbouw van die prijs en optionele kostenbesparingen versterken jouw voorstel.

Voorbereiding

Al het bovengenoemde werkt niet zonder referenties, geldige certificeringen en goede kwaliteit basisdocumentatie. Daarom moet je er tijdens de voorbereiding (maar eigenlijk altijd) voor zorgen dat je deze elementen van je voorstel goed bijhoudt.

Projectaanpak

Kies je ervoor om iets aan te passen, dat genoemd is in de Nota van Inlichtingen? Benoem het. Geef de klant vertrouwen met een gedetailleerde omschrijving van de fases van het project, de verwachte tijdslijnen, verantwoordelijkheden en stakeholders. 

Tips voor overtuigend schrijven

Als je alle elementen voor een winnend voorstel op orde hebt, is het tijd voor de volgende stap; dat ook overtuigend overbrengen. Hieronder vind je tips die wij leerden over hoe je overtuigend schrijft in tenders.

Wintaal vs. verliestaal

Gebruik positieve bewoording in plaats van negatieve bewoording. Zo houdt de lezer ook een positief gevoel over aan het lezen van de tekst. 

Verliestaal

Daarmee voorkomen we dat we uit de planning lopen.

Wintaal

Daarmee is er absolute controle over de planning.

Veel gemaakte fouten en hoe je deze kunt vermijden

Wij vroegen aan Octavia Siertsema, aanbestedingsspecialist, wat de grootste inschrijf fouten zijn die zij tegenkomt en hoe zij die oplost:

Fout 1: Er is prioriteit tekort in de organisatie

Octavia’s oplossing

Niet inschrijven als je niet moét winnen van  jezelf, of het team niet bij elkaar krijgt om dat te doen.

Fout 2: Teksten zitten vol marketingjargon

Octavia’s oplossing

Investeer tijd in je tekst, of geld in een schrijver. Schrijf over jouw toegevoegde waarde, niet jezelf.

Fout 3: In 3 weken proberen wat 8 weken kost

Octavia’s oplossing

Begin op tijd, plan realistisch, wijs een procesbewaker aan.

Presales bij aanbestedingen en tenders

Het belang van goede voorbereiding in het tenderproces

Pim de Vogel over hoe je te werk gaat in het klantcontact vóór de tenderfase.

Pim de Vogel (voormalig Bid Director Capgemini) legde ons in De Bidcast uit waarom je je tot 3 jaar voor een aanbesteding de aanbestedende dienst moet be√Įnvloeden. Daar noemt hij de drie belangrijkste redenen voor:

  • Je bent thought leader in de hoofden van de DMU bij de aanbestedende dienst.
  • Bij opdrachten met grote personalisatie maak je jouw aanbod ver van tevoren klaar om deze perfect uit te voeren.
  • Je bent niet afhankelijk van RFP's; die zijn vaak technisch en alleen maar letters.

Hoe je effectief kunt netwerken en marktonderzoek kunt doen

De fase voor de publicatie van de aanbesteding wordt de pre-tender fase genoemd. Dit is je kans om de aanbestedende dienst te be√Įnvloeden voor jouw oplossing. Als je geen vertrouwen hebt in je pre-tender, zorgt dat voor onzekerheid in het hele proces.¬†

Aanbestedingen worden elke vier jaar opnieuw in de markt gezet, zo weet je dus precies wanneer een aanbesteding weer op de markt komt. 

Datagedreven (pre-)tendermanagement

Ten eerste moet je voor écht effectief werken eigenlijk altijd datagedreven bidmanagement toepassen. Op die manier kun je met een duidelijke datastrategie alle informatie van jouw markt, klant en concurrentie vangen. 

Nauwe samenwerking met sales

In de pre-tender fase zet je samen met sales contactmomenten uit bij de aanbestedende dienst. Daarbij profiteer je van hun expertise en inzichten uit gesprekken. Zo kun je beter een strategie vormen.

Verdieping in bid- en tendermanagement

Als je je graag wilt verdiepen in bidmanagement zijn er gratis mogelijkheden. Zoals het online leren van de kennis die wij al op deden tijdens onze masterclasses en ontmoetingen met experts. Of je kunt er voor kiezen om bij Altura langs te komen voor een van de maandelijkse masterclasses!

Marktconsultaties: wat zijn dit en waarom zijn ze zo belangrijk

Een marktconsultatie is een manier om informatie te krijgen over de haalbaarheid en mogelijke oplossingen voor een specifiek project. Bijvoorbeeld wat de nieuwste innovaties zijn op het gebied van elektrische auto’s als de gemeente nieuwe leaseauto's moet aanschaffen. 

Het gesprek met de markt is belangrijk voor iedere aanbestedende dienst. Voor een inkoper is het juist een mogelijkheid om inzicht te krijgen in de behoeften en mogelijkheden van de markt.

Het combineren van die perspectieven leidt tot betere aanbestedingen en samenwerkingen. Je informeert de aanbestedende dienst over jouw innovaties, zodat deze meegenomen worden in de criteria. 

Daarmee verdient jouw investering in de innovatie zich terug en krijgt de aanbestedende dienst de beste oplossing.

Pre-kwalificatie formulier: definitie en belang

Een pre-kwalificatieformulier is een formulier dat een aanbestedende dienst levert die ge√Įnteresseerde inschrijvers moeten invullen. Dit zorgt ervoor dat er alleen serieuze partijen in de koker zitten. Het kwalificeert op basis van financi√ęle situatie, technische bekwaamheid en ervaring van de inschrijver.¬†

Het formulier is voor de inschrijver het moment waarop ze bewijzen dat ze ook in staat zijn om het contract uit te voeren. Pas als het kaft van het koren is gescheiden, gaat het inschrijfproces verder. 

Besluitvorming en volgende stappen

Inschrijven op aanbestedingen is een duur grapje. Tenminste, als je verliest. 

‚ÄúInschrijven op een aanbesteding kost je al gauw ‚ā¨30.000. Bovenop het mislopen van de inkomsten van een aanbesteding."

-
Wouter van Tienhoven, CP APMP

Beslissen over bid/no-bid: zaken om te overwegen

Ga je wel of niet inschrijven? Een belangrijke vraag die je stelt door een bid/no-bid of go/no-go moment. Het doel van dat moment is om te voorkomen dat je kostbare middelen, tijd en moeite verspilt aan een aanbesteding die je waarschijnlijk niet wint. 

Om dat te voorkomen zijn er veel factoren die je moet afwegen:

  • Zijn er specifieke eisen of kwalificatiecriteria die ervoor zorgen dat jouw organisatie niet mee kan (of wil) doen?
  • Past deze aanbesteding bij de doelen van jouw organisatie gedurende het contract?
  • Zijn er tegelijkertijd geen trajecten waar jouw organisatie meer kans maakt, of waar je liever wilt winnen?
  • Wat is mijn perspectief bij deze opdrachtgever? Win ik bij de ene meer dan bij de andere?

Partnerships in het tenderproces

Sommige aanbestedingen zijn te complex, groot of risicovol om alleen te doen. Dan werk je samen met andere organisaties om gezamenlijk een aanbesteding uit te voeren. Zo’n samenwerkingsverband biedt 3 voordelen:

  1. Je deelt de risico’s van het uitvoeren van de aanbesteding 
  2. Je vergroot jouw capaciteit
  3. Je biedt diverse kennis en vaardigheden aan

Request for Information (RFI)

Wat is een RFI en waarom is het belangrijk?

Een RFI, oftewel Request for Information, is een verzoek voor informatie over producten, diensten of leveranciers. Vaak wordt dit ingezet voorafgaand aan een RFP of tender om essenti√ęle informatie te verzamelen.¬†

Grote bedrijven en organisaties gebruiken een RFI om hun keuzeproces bij aanbestedingen te informeren en te stroomlijnen. 

Werken aan de RFI: stappen en tips

1. Weten wat je nodig hebt en van wie

Hier bepaal je wat je van de klant moet weten om jouw aanbod goed af te stellen.

2. Beknopte vraagstelling

Zorg bij jouw vraagstelling dat er geen speld tussen te krijgen is. 

Vrije interpretatie = kans op antwoorden die je niet zocht.

3. Deadline vaststellen

Bepaal een redelijke deadline voor het beantwoorden van de vragen. 

4. Evaluatie van het verzoek

Tot slot moet het verzoek om informatie zorgvuldig worden ge√ęvalueerd voor inzending, er zijn geen tweede kansen.

Hoe schrijf je een effectieve RFI:  Best Practices

Met een effectieve RFI kun je op een suggestieve manier richting geven aan de uitvraag. Waar moet je voor zorgen?

  • De sterktes van jouw product worden in het licht gezet. Zodat je met innovaties invloed uitoefent op de verwachtingen en dus de uiteindelijke uitvraag van de aanbestedende dienst.
  • Duidelijkheid in vraagstelling en communicatie. Dit zorgt ervoor dat alle vragen goed beantwoord worden. Anders kun je informatie mislopen.

Effectieve bid en response

Het managen van een effectieve bid en respons: een overzicht

De Do's van een succesvolle eerste bijeenkomst

Maak een professionele indruk
  • Ga formeel gekleed
  • Ben op tijd
  • Laat anderen uitpraten
  • Laat doorschemeren dat je jouw onderzoek gedaan hebt
  • Blijf positief en oplossingsgericht, ook als je het ergens niet mee eens bent
Wees scherp
  • Zorg dat je al jouw nodige vragen gesteld heb
  • Maak notities, ook bij andermans vragen
  • Luister actief
Overdrijf niet
  • Vermijd technisch jargon.
  • Neem geen overhaaste beslissingen, geef aan dat je ergens op terug wilt komen.

Bidplan: waar bestaat het uit?

Het bidplan is een routekaart van jouw inschrijving. Dat bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Introductie en Achtergrond
  • Doelstellingen
  • SWOT-analyse
  • Team en Verantwoordelijkheden
  • Tenderstrategie
  • Planning met mijlpalen
  • Informatiebehoefte van de opdrachtgever
  • Risicoanalyse
  • Financi√ęle Overwegingen
  • Kwaliteitsborging
  • Communicatieplan
  • Conclusie en Volgende Stappen

3 manieren om de concurrentie van tevoren te kennen

  1. Achterhaal welke concurrenten inschrijven en vaak winnen bij de aanbestedende dienst. Zorg dat je weer welke huidige contracten warme contacten voor jouw concurrent.
  2. Verzamel concurrentie data in jouw gunningsbesluiten. Vind waar ze hoog scoren en bij welke aanbestedende dienst dat vaak voorkomt.
  3. Analyseer op welke CPV codes jouw concurrent inschrijft. Zie over tijd in welke richting zij hebben gekozen en nu kiezen in hun inschrijvingen.

Opzetten van het bidteam: best practices

In een bidteam, hangt veel af van het betrekken van de juiste mensen. Als je begint met samenstellen, begin je daarbij met de volgende 3 chefs:

Erwin Hakkenes over de verschillende kwaliteiten die je nodig hebt om een goed tender team vorm te geven.

Chef Inhoud (SME)

De eerste chef weet alles over hoe jouw product gemaakt, levering gedaan, of dienst geleverd wordt.

Chef Tender (Bidmanager)

Om de regels van het aanbestedingsproces goed na te leven, heb je iemand nodig die ze goed begrijpt. Deze persoon is ook de aanjager als het gaat om uitzetten en naleven van de planning. 

Chef Klant (Sales)

Er moet iemand zijn die weet wat de klant belangrijk vindt buiten de uitvraag. Dit kan voordeel brengen in het kennen van locaties, mensen binnen de aanbestedende dienst, of zelfs het taalgebruik in jullie voorstel.

In sommige keukens razen multifunctionele chefs rond. Niet in de weg lopen!

Schrijven van een goed bid: structuur en tips

Een succesvol bid schrijven vergt meer dan alleen inhoudelijke expertise; het vereist ook een goed georganiseerde aanpak. Hieronder lees je hoe je in 5 gestructureerde stappen een effectief bidvoorstel opstelt:

1. Breng cruciale informatie in kaart

Begin met het op een rijtje zetten van alle belangrijke gegevens. Dit omvat de naam van de klant, de titel van de tender, het contractreferentienummer, contactgegevens en een beknopte beschrijving van de opdracht.

2. Stel jouw bidteam samen 

Het kiezen van het juiste team is cruciaal. Zorg ervoor dat je mensen selecteert met de juiste expertise en betrek ze alleen wanneer hun specifieke kennis of feedback vereist is.

3. Ontwerp een bidschema

Cre√ęer een overzichtelijk plan dat elke fase van het biedproces belicht. Neem hierin ook verificatiestappen op per processtap, zodat je op elk moment kunt controleren of je nog op de goede weg bent.

4. Maak een documentchecklist

Om te voorkomen dat je essenti√ęle documenten over het hoofd ziet, is het aan te raden om een checklist te maken. Hierin specificeer je welk document vereist is voor indiening, wie daarvoor verantwoordelijk is, en wat de uiterlijke inleverdatum is.

5. Feedback en controle

Voordat het bid wordt ingediend, is het van belang om het te laten beoordelen door teamleden of externe experts. Hun feedback kan cruciale punten aan het licht brengen die wellicht over het hoofd zijn gezien. 

Door deze stappen te volgen, vergroot je de kans op een helder, compleet en overtuigend bid dat aan alle eisen van de opdrachtgever voldoet.

Na jouw inzending

Je bid is ingediend en de wachttijd is begonnen. Maar dit is het moment waarop het echte werk begint, ongeacht de uitkomst. Van het voorbereiden op mogelijke interviews tot het begrijpen van het evaluatieproces, hier is wat je kunt verwachten en hoe je jezelf kunt voorbereiden.

Het evaluatieproces na inzending

Jouw bid wordt nu ge√ęvalueerd, maar wat gebeurt er daarna? Leren van elke inzending is de sleutel tot succes in toekomstige tenders.

Assessment, review en verbeteringsprocessen 

Na elke aanbesteding is er ruimte voor groei. Gebruik de feedback en evaluatie om de sterke en zwakke punten van jouw voorstel te begrijpen. Door jouw kwaliteitsscores als een ontwikkelmatrix te zien, kun je je focus richten op gebieden die verbetering behoeven. 

Ook is het van essentieel belang om een evaluatiegesprek aan te vragen bij de aanbestedende dienst om hun feedback te krijgen. 

Leg een basis voor de toekomst

Gebruik de informatie en feedback die je hebt verzameld om een solide basis te leggen voor toekomstige tenders. Door deze gegevens gestructureerd te verzamelen, kun je op de lange termijn significante verbeteringen zien. 

Zet een goede datastrategie op en lees in deze blog hoe je start met datagedreven bid management in 6 stappen.

Presentaties, interviews en locatiebezoeken: Voorbereiding en tips

Na het indienen van je bid kan het zijn dat je wordt uitgenodigd voor een presentatie, interview of locatiebezoek. Hoe bereid je je hier het beste op voor?

Ken je bid 

Wees volledig bekend met wat je hebt ingediend. Vragen kunnen diepgaand zijn, dus zorg ervoor dat je het voorstel kent als de achterkant van je hand.

Wees professioneel 

Net als bij een eerste ontmoeting, is het belangrijk om op tijd te zijn, formeel gekleed te gaan en een positieve en oplossingsgerichte houding te hebben.

Actief luisteren 

Zorg dat je niet alleen antwoordt, maar ook actief luistert naar wat er wordt gevraagd.

Belangrijkste takeaways en het toekomstige landschap van bid- en tendermanagement

De wereld van aanbestedingen is lang constant gebleven door weinig innovatie. Ontdek wat AI kan betekenen voor jouw bidproces en blijf op de hoogte van trends, ontwikkelingen en veranderingen in de branche. Leer van elk voorstel die je indient en pas deze lessen toe in toekomstige bids. 

Door de hierboven genoemde stappen en tips te volgen, kun je de kans op succes in toekomstige tenders vergroten en je positie in de markt versterken.

Bid- en tendermanagement software van Altura

Je weet nu wat jouw organisatie nodig heeft, wat je verwacht van het aanbod en hoe je jouw keuzeproces het beste inricht. De volgende stap is jouw opties afwegen. Daarbij is bid manager training een hele goede. Maar ook software kan je helpen. 

Altura is de voorloper in bidmanagement software op het gebied van AI tools en project management. Het biedt datagedreven bidmanagement zonder dat je daarvoor expertise nodig hebt in data analyse en brengt jouw bidmanagement samen in één omgeving. Wil je graag meer weten? Plan dan een kennismaking.

‚Äć

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van onze nieuwste artikelen, tips, tricks en overig bidmanagementnieuws.

Hiermee bevestig jij dat je akkoord gaat met onze privacy verklaring.
Bedankt, je bent nu aangemeld!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het invullen van dit formulier.

Spendeer minder tijd aan admin taakjes en meer aan het winnen van bids

Maak jouw bidteam een geoliede machine door de automatisering van Altura. Plan nu een gesprek met ons team om onze oplossingen in actie te zien. Of bel direct naar: +31302271671

3x snellere verwerking
Automatiseer handmatige taken
Voorspellend vermogen