10 trends in IT en ICT aanbestedingen (2023)

Hier zijn de 10 trends in IT en ICT aanbestedingen voor 2023. Lees verder om te weten waar je op moet letten bij de volgende aanbesteding.

10 trends in IT en ICT aanbestedingen voor 2023

1. AI - Artificial Intelligence

In elk IT en ICT trendrapport komt AI naar voren. Wat vinden inkopende partijen hiervan? Zien zij ook daadwerkelijk voordelen in het gebruik van AI?

Allereerst, inkopers zijn niet zozeer bezig met de technologie op zich, maar met het oplossen van problemen en uitdagingen. Zij vragen leveranciers om oplossingen die aan hun eisen voldoen. Ongeacht de gebruikte technologie.

Een voorbeeld hiervan is de wereldberoemde ChatGPT, een tool voor automatische tekstgeneratie en het beantwoorden van vragen. De gevoelens over ChatGPT komen overeen. Het kan een toegevoegde waarde zijn, maar waar en in welke processen helpt het?

Bij het gebruik van AI zijn data en privacy grote uitdagingen. Strategische informatie kan niet zomaar gedeeld worden in deze tools, omdat het onduidelijk is wie er toegang tot krijgt. Dus gebruiken inkopende partijen openbare AI vaak niet.

Kijk ons panel terug: 5 experts over AI in bidmanagement

2. Cloudoplossingen

Het gebruik van cloudoplossingen is niet nieuw. Toch staat het nog steeds hoog op de lijst en zal het verder toenemen in 2023.

Uit de kamerbrief van september 2022 komt de overheid met de boodschap dat het “oké” is om meer commerciële cloud diensten te gebruiken.

Aanbestedende partijen worden steeds vaker geconfronteerd met de boodschap "die versie onderhouden we niet meer". Oude hardware van de overheid wordt niet meer ondersteund en er is behoefte aan nieuwe oplossingen.

Het gebruik van clouddiensten brengt echter ook uitdagingen met zich mee. Zo zijn er risico’s op het gebied van privacy en data. Als de overheid gebruik wil maken van een internationale cloudoplossing, ligt de regelgeving bij de leveranciers op internationaal niveau.

Het is dan ook niet de vraag óf dit op de agenda komt, maar wanneer.

Een andere uitdaging met cloudoplossingen in de vorm van Software as a Service (SaaS), zijn prijzen. Het zijn vaak hoge Operational Expenditure (OpEx) kosten, die niet de voorkeur hebben bij aanbestedende diensten.

3. Beveiliging en certificering

Security is waar de IT manager bij de aanbestedende partijen wakker van ligt. Hoewel beveiliging geen nieuwe trend is, blijft het een hoog prioriteitsgebied. Security eisen worden dus steeds strenger in aanbestedingen. Zeker als het bijvoorbeeld over cloudoplossingen gaat.

ISO-certificering 27001 wordt vaak vereist en zal in de toekomst nog vaker terugkomen. Vooral als er meer outsourcing zoals beheer ook bij de leveranciers ligt. Over outsourcing hieronder meer.

4. Monopolisten

Vroeger waren de meeste aanbestedingen maatwerk. Van speciale boekhoudsystemen tot HR management software.

Behalve bij specifieke overheidsdiensten zoals bijvoorbeeld de belastingdienst of RIVM, komt maatwerk in aanbestedingen nog weinig voor. Aanbestedende diensten zetten aanbestedingen in de markt met de vraag voor veelal dezelfde softwarepakketten voor HR, Finance, communicatie etc.

Geen maatwerk meer veroorzaakt monopolisten. Leveranciers bouwen een specifieke software en winnen een aanbesteding. Inkopers willen eenzelfde implementatie, en hebben vaak niet specifiek verstand van hetgeen wat ze moeten inkopen.

Ze kijken dus vaak ‘af’ bij eerder voltooide trajecten en het programma van eisen.

Zo komen er tientallen aanbestedingen voor hetzelfde systeem. Het resultaat? Diezelfde leverancier wint alle aanbestedingen. Hierdoor zijn er in een aantal branches slechts twee of drie spelers actief.

Het creëert ook een vendor lock-in. Inschrijvers komen makkelijk binnen via aanbestedingen door de sterke cloud componenten. Hierdoor krijgen inkopers een diep geïntegreerd systeem. Wanneer het contract vervalt zullen ze niet snel van systeem willen veranderen.

5. Duurzaamheid

Duurzaamheid is een onderbelicht stuk bij IT aanbestedingen. Maar een ontwikkeling onder de aanbestedende diensten is dat er juist wel gekeken wordt naar nieuwe innovaties in duurzaamheid onder leveranciers.

Binnen het MVO element van IT en ICT-inschrijvingen wordt veel gebruikgemaakt van social return. Er is weinig innovatie op het gebied van duurzaamheid in inschrijvingen, omdat leveranciers bij elke aanbesteding hetzelfde leveren.

Aanbestedende diensten kiezen vaker leveranciers die dezelfde filosofie hebben. Er wordt gekeken naar wat zij doen om hun footprint te verminderen.

Maar er wordt weinig durf getoond door leveranciers. Het planten van bomen voor de opvang van CO2 gaat nog niet ver genoeg, volgens inkopers.

6. Uitbestedingen en gehele dienst inkopen

Door de krapte op de arbeidsmarkt leunen aanbestedende diensten steeds vaker op extern personeel. Maar deze trend gaat verder dan alleen inhuren van IT personeel. Een manifestatie van de cloudoplossingen en krappe arbeidsmarkt zorgt ervoor dat aanbestedende diensten meer complete diensten inkopen.

Aanbestedende diensten hebben niet genoeg mensen om het systeem te implementeren of managen. Hierdoor wordt de inkoop van software vaker als complete dienst ingekocht. Zoals implementatie, beheer, 24 uur monitor, eerste- en tweede lijn, storingsoplossingen en meer.

Door de complete dienst in te kopen, ligt er meer verantwoordelijkheid bij de leveranciers. De vraag is hoe ze dat gaan managen.

Leveranciers komen niet meer uit met een SLA, omdat er meer customer success/account management bij komt kijken. Echter wordt hier vaak niet voor gebudgetteerd door de aanbestedende dienst.

7. Internationalisering

De combinatie van krapte van nationale IT oplossingen, krappe arbeidsmarkt en gehele dienst inkopen leiden tot een andere uitdaging: inkopende partijen krijgen minder inschrijvers. Ze zijn daarom genoodzaakt de aanbestedingen laagdrempeliger te maken.

Dit leidt tot meer internationale dienstverleners, wat druk legt op nationale regelgeving en juridisch vlak. Hoe gaan aanbestedende diensten een gelijk speelveld behouden?

Internationale spelers zijn niet altijd bereid om concessies te doen. Een uitdaging die nog geen optimale oplossing heeft gevonden.

8. Contractbeheer en leveranciersbeheer

Door het volledig outsourcen van IT-diensten verandert het contract. Hierbij krijgen eisen andere voorwaarden. Er wordt nu meer gekeken naar bijvoorbeeld snelheid van telefoontjes, oplostijden van storingen of prestaties van de organisatie.

Een deel van het management wordt uit handen gegeven, waardoor de aanbestedende dienst een stuk inkoopmacht verliest. Inkopers gaan meer monitoren of alles uit de Service Level Agreement (SLA) wordt behaald. Ook wordt er strakker gemanaged op AVG en juridische zaken.

Hierdoor verandert de rol van de inkoper en het bijbehorende management van leveranciers.

9. Onvoldoende inschrijvers

Er is niet alleen schaarste op de arbeidsmarkt. Ook zien aanbestedende diensten vaak een schaarste aan leveranciers. De inschrijvers hebben meer keuze over welke aanbesteding ze willen inschrijven.

Inschrijvers zien steeds zwaarder wegende voorwaarden: irrelevante vragen, stevige randvoorwaarden of zware boetebepaling. Dit kan ervoor zorgen dat inschrijvers afhaken en dat er slechts één of geen enkele inschrijver overblijft.

Wil de inkoper meer leveranciers, dan gaan ze meebewegen met de markt en schrappen de voorwaarden. Alleen zijn aanbestedende partijen niet altijd bereid om concessies te doen in voorwaarden.

10. Automatisering

Een oplossing voor schaarste is automatisering. In 2023 gaat hier meer focus op liggen, want de krappe arbeidsmarkt houdt nog niet op.

Een voorbeeld dat werd genoemd is Robotic Process Automation. Dit wordt al ingezet op chatbots zodat overheden minder afhankelijk zijn van support personeel.

Een ander voorbeeld is in eHealth. Er lopen contracten en pilots voor het zorgverlenen buiten ziekenhuizen. Een belangrijke test hierbij is hoe bezoeken geautomatiseerd kunnen worden, zodat patiënten niet wekelijks naar zorgverleners hoeven te komen.

De top 10 trends in IT en ICT aanbestedingen

In dit onderzoek zijn de top 10 trends in IT en ICT aanbestedingen voor 2023 geanalyseerd, met inzichten van inkopers over de nieuwste technologieën en uitdagingen waarmee zij worden geconfronteerd.

Inkopers zijn niet zozeer bezig met de technologie op zich, maar met het oplossen van problemen en uitdagingen.

A.I. is een populair onderwerp maar dat er uitdagingen zijn met betrekking tot privacy en de toegevoegde waarde. Cloudoplossingen blijven ook een belangrijke trend, maar brengen uitdagingen met zich mee op het gebied van regelgeving en kosten.

Verder leidt de krappe arbeidsmarkt tot allerlei ontwikkelingen met als belangrijkste het inkopen van een complete dienst. De macht van inkoop verplaatst zich meer naar de leveranciers. Is dit iets wat meer aanbod gaat komen in 2024?