Er is veel enthousiasme over de waarde die e-tender software brengt. Tijdens een enquête bij ons AI panel was 84% van ons publiek bereid om tijd vrij te maken voor toepassing van AI tools in hun bidmanagement.
Maar waar begin jij als je ook zo enthousiast bent? Vóór we de lijst van 6 opties van e-tender tools voor jouw bidmanagement doornemen gaan we eerst in op onderwerpen die jou helpen de juiste keuze te maken.
Wat is e-tender software en waarom moet je het gebruiken?
E–tender software is software die helpt inschrijvingen op aanbestedingen effectief te managen.
Deze software loopt uiteen van tools voor de signalering van nieuwe tenders, naar centrale werkomgevingen voor het beheren van inschrijvingen, tot datagedreven AI software die historische data combineert met jouw inschrijfdata om strategische rapporten te genereren.
Waarom moet jij beginnen met e-tender software?
Allereerst een quote van Hanneke Vogels over haar tijd bij KPN als Sales Lead:
“Ik heb in 2014/2015 voor het eerst een tool in mijn eigen salesteam geïmplementeerd. Ik was toen verantwoordelijk voor een team waar heel veel bids in plaatsvonden. Zowel aanbestedingen als RFP’s. En ik kon in één keer 40% sneller.”
Als je achter een computer werkt verspil je 28% van je tijd aan e-mails. Vervolgens kost het je 19% van je tijd om al jouw informatie bij elkaar te zoeken. Bij het inschrijven op aanbestedingen ben je veel in samenwerking met andere afdelingen, dus ben je tijd kwijt aan al die verspilde taakjes.
Door het hele proces in één gestroomlijnde omgeving te doen, bespaar je kostbare tijd die je kan stoppen in waarde brengen aan de inschrijving.
3 redenen om e-tender software in te zetten in plaats van Excel:
- Je hoeft minder te zoeken naar informatie
- Tools automatiseren taken dus je hebt minder administratieve taakjes
- Alle documenten, taken en stakeholders zitten in de tool, dus je hebt accuraat overzicht hoe de inschrijvingen ervoor staan of mis gaan
3 redenen waarom kiezen voor de juiste e-tender software zo belangrijk is
Dat investering in een passende e-tender software een slimme zet is, is duidelijk. De volgende stap is kiezen voor de juiste software. Je hebt misschien geen duidelijk idee waar je op moet letten, maar wilt natuurlijk wel de beste oplossing voor jouw team.
E-tender software kies je niet zomaar. Daar gaat een weloverwogen beslissing aan vooraf.
Waarom?
- E-tender software en tools werken met jaarabonnementen, waardoor de investering groter is en deze langs de meetlat moet. Je werkt er dus ook minimaal een jaar mee.
- Daarnaast is het aanpassen van jouw organisatie naar het werken met (een andere) e-tender software een uitdaging. Je kiest dus liever voor een optie die goed is voor de lange termijn. Zodat je niet volgend jaar weer opnieuw moet beginnen.
- Als laatste is het belangrijk dat je toekomstgericht kiest. Als een software aanbieder een sterk ontwikkelplan heeft, is dit voordelig voor jou. In een tijd waar AI toonaangevend is en ontwikkelingen elkaar snel opvolgen biedt de juiste keuze een competitief voordeel.
De top 6 e-tender software tools in 2024
Net als bij een sollicitatiegesprek kijk je bij een e-tender software kritisch naar wat je aan je team toevoegt. Past de software bij de behoeften van jouw organisatie? Wat kan je verwachten van dit soort software? Hoe hoog is het prestatieplafond als jij gaat werken met de software?
Wij zetten de top 6 beste e-tender software voor jou op een rijtje.
1. Altura
Altura is een end-to-end bidmanagement systeem met AI-suite.
Het voorziet je dagelijks van een lijst nieuwe inschrijfkansen die zijn afgestemd op jouw criteria, tot 3 jaar in de toekomst, in een centraal dashboard. De kwalificaties die je - tijdens verschillende momenten in het proces - op de tenders doet, zet het systeem om naar inzichtelijke dashboards.
Voor bid-projectmanagement heb je een accuraat overzicht hoe tenders ervoor staan. Iedere afdeling (legal, finance, etc.) heeft zijn eigen rollen en rechten in jouw project. Daarbij automatiseer je planningen en wijs je to-do’s automatisch toe per projectfase.
De AI functies van het systeem zijn het meest geavanceerd in haar klasse. Om te beginnen biedt het een AI tekstschrijver, die teksten genereert op basis van jouw eerdere voorstellen. Daarnaast genereert het systeem automatische documentanalyses van aanbestedingsdocumenten, doorzoekt het tegelijkertijd meerdere documenten op jouw zoekterm, of beoordeelt het risico’s op basis van jouw assessment-criteria.
Als enige biedt het systeem de mogelijkheid data uit voorgaande tenders met jouw inschrijfinformatie voor huidige voorstellen te combineren. Dit verwerkt het met AI in rapportages over prestaties voor strategievorming.
Je kunt de diepte in om te weten waar je moet investeren. Zie welke certificaten of producteigenschappen gewild zijn, welke teksten je moet optimaliseren, of welke markten mogelijkheden bieden.
Doe je analyses om te leren van verleden tenders en betere inschrijvingen te doen.
Website
Functies
Signaleren nieuwe kansen (tenders & rfp’s)
- Forecast van RfP’s en tenders van nu tot 4 jaar in de toekomst
- Binnenkomende aanbestedingen in een dashboard, geen losse emails.
- Database die 4x per dag update, 48 uur eerder dan Tenderned vanuit alle aanbestedingspublicatieplatformen
- Document analyse op basis van de voor jouw relevante informatie door AI
- Email herinneringen wanneer tenders uit forecast op de mat vallen
Kwalificeren
- Bouw het gehele kwalificatie proces die jullie hanteren uit excel in Altura
- Bid no bid checklist
- Maak automatisch een stoplicht rapport in PDF
- Data analyses over bid no bid inzichten
- Met de DocumentenChat haal je in een paar vragen snel en accuraat informatie uit tender- en RFP-documenten via een chatinterface.
Samenwerken/project management
- Dashboard en project management module voor het bijhouden van inschrijvingen met taken
- Automatiseert handmatige taken zoals planningen maken en toewijzen van to-do’s per projectfase.
- Content bibliotheek waarmee je in een paar klikken het juiste stuk te vindt
- Connect iedereen over bids met elkaar van sales, legal, finance, operations en meer.
Schrijven van voorstellen
- Met de ProposalWriter genereer je in enkele minuten conceptvoorstellen op basis van vroegere content met de hulp van AI
- Met de AI-gestuurde contentbibliotheek vind je jouw relevante stukken, ook als je de zoekterm niet exact weet.
Analyseren
- Evaluaties van gunningsbesluiten
- Data inzichten uit bid/no-bid en performance data
- Accurate markt inzichten op concurrenten, prijzen, planningen en trends
- Inzichten in alle aanbestedende diensten en inschrijvende partijen van de Benelux
Implementatie
Onboarding van 1 maand, met hulp van customer support en een dedicated customer success manager voor jouw organisatie
Prijs (jaarlijks)
Gepersonaliseerd. Neem contact op voor meer informatie.
Categorie
End-to-end bidmanagement systeem met AI-suite.
2. TenderNed
Hét online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. Hierop schrijf je je in veel gevallen in. Het platform bestaat uit aankondigingen van Nederlandse tenders en een applicatie waarmee aanbestedingen volledig digitaal verlopen.
Het is officieel onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Alle software en tool op deze pagina verbindt je met Tenderned of een dergelijk platform.
Website
Belangrijke functies
- Aankondigingen van alle Nederlandse aanbestedingen
- Zoekprofiel met dagelijkse email op basis van CPV code
- Mogelijkheid om tenders in te leveren
Implementatie
Registreren en inloggen
Prijs (jaarlijks)
Gratis
Categorie
Overheidsplatform
3. TenderTracer
TenderTracer is een tool die nieuwe aanbestedingen doorstuurt naar gebruikers.Het filtert de voor jou relevante aanbestedingen uit de Nederlands platformen. Deze krijg jij binnen in een e-mail.
Website
Belangrijke functies
- Zoekprofielen die in je e-mail komen
- Filter op basis van CPV codes.
- Een dashboard met een overzicht van relevante aanbestedingen.
Implementatie
Plug-and-play, onboarding met video.
Prijs
€250,- per jaar.
Categorie
Signalerings tool
4. Aanbestedingskalender
De aanbestedingskalender is een e-tender tool die specialiseert in signalering van aanbestedingen. Zoekt in alle platformen, geeft dagelijkse alerts en geeft overzicht van toekomstige aanbestedingen.
Website
Belangrijke functies
- Database met aanbestedingen uit alle beschikbare Nederlandse platformen
- E-mail updates op basis van zoekprofielen
- Inzicht in agenda’s van gemeenteraden en toekomstige beslissingen
- Een dashboard met een overzicht van relevante aanbestedingen
Implementatie
Plug-and-play
Prijs (jaarlijks)
Gepersonaliseerd
Categorie
E-tender tool
5. Tender.app
Als een van de eerste applicaties voor tender management is Tender.app bekend geworden. De tool biedt een database en centrale tender omgeving.
De tool is voornamelijk een tender signaleringsplatform. Daarnaast biedt het de mogelijkheid jouw inschrijvingen bij te houden in een Kanban systeem.
Website
Belangrijke functies
- Tenderdatabase
- Zoekprofielen en signalering met voorspelling
- Dashboard voor jouw tenderproces met taken
- Handmatige samenvatting en verrijking van data
- Deadlines van alle actieve aanbestedingen in een overzicht
- Updates als je concurrent een aanbesteding gegund krijgt
Implementatie
10 minuten setup
Prijs (jaarlijks)
- Essential: €2.388 jaarlijks
- Advanced: €3.828 jaarlijks
- Professional: €5.268 jaarlijks
Categorie
E-tender tool
6. Brainial
Brainial is een software die recent is begonnen met AI integratie. Het ondersteunt de signalering tot de analyse van je inschrijfinformatie.
Daarnaast biedt het een centrale omgeving om documenten up-to-date in te houden, een kwalificatiemodule en projectmanagement tool voor overzicht tijdens het proces.
Website
Belangrijke functies
- Bid/no-bid module
- NVI/PVE Tool
- Automatische samenvattingen
- Zoeken door oude voorstellen
- Signaleringsmodule
Implementatie
Onboarding
Prijs (jaarlijks)
Vanaf €17,508
Categorie
e-Tender tool met AI integratie
Checklist: hoe kies ik voor de juiste e-tender software?
Om je op weg te helpen bij de keuze voor de juiste software vindt je hieronder 7 punten waar je op moet letten. Zodat je altijd de juiste keuze maakt.
1. Laat je informeren
Vaak ken je nog niet alles wat mogelijk is. Toch laat je je daar vaak door beperken in je zoektocht. Daarom is het belangrijk dat je openstaat en het gesprek aangaat. Zo leer je alle opties kennen en maak je een geïnformeerde keuze.
2. Kies AI-ready
Bij sommige tool is er door handmatige invoer of samenvatting van informatie weinig ruimte voor de implementatie van AI. Deze opties zullen het afleggen tegen software die wel klaar is voor AI implementatie.
3. Omarm onboarding
Een goede onboarding is belangrijker dan makkelijk registreren en snel beginnen. Je haalt pas écht iets uit jouw software als je weet hoe je het gebruikt. Daarom is het belangrijk dat je tijd inplant om hiermee aan de slag te gaan.
4. Koppeling met jouw CRM
Als je werkt met een CRM systeem zijn er opties beschikbaar die hier een naadloze koppeling voor aanbieden.
5. Alle stakeholders welkom
Verschillende stakeholders in dezelfde werkomgeving managen en coachen geeft overzicht. Zowel voor jou, als voor drukbezette collega’s.
6. Tendermanagement = data
Jouw gunningsbesluiten, jouw salesgesprekken, jouw NVI, jouw desk research. Alles aan tendermanagement is data. Kies een platform dat goed presteert met verwerking en evaluatie van die data. Hoe meer toepassingen een platform heeft voor jouw data, hoe hoger het plafond van jouw prestaties door het gebruik ervan.
7. Impact in jouw organisatie
Je communiceert als tendermanager met verschillende afdelingen, directors en stakeholders. Als jij een punt wilt overbrengen rondom de strategie van een inschrijving, doe je dit beter met duidelijke rapporten.
De beste e-tender software voor jouw tenderteam
Je hebt nu beter duidelijk wat het is dat je kunt verwachten van e-tender software. Met de checklist ernaast zul je tot de conclusie zijn gekomen dat er eigenlijk maar één beste optie is.
Geen van de optie biedt zoveel mogelijkheden als Altura. Benieuwd geworden? Plan dan nu een kennismaking in.
.avif)
