Leer hoe je in makkelijke stappen je bidorganisatie omtovert naar datagedreven keuzes.
Met Mark de Bruijn
Wat is datagedreven bidmanagement?
Binnen bidmanagement is er talloze informatie die je kunt verwerken naar data. Als je werkt volgens de Best Practices in bidmanagement, houdt je die data bij en pas je daar analysetechnieken op toe. Het doel van datagedreven bidmanagement is om gerichter te werk te gaan bij een inschrijving voor tenders en RFP’s . Bovendien zijn keuzes door het gebruik van data niet meer afhankelijk van gevoel; je toont gemakkelijk aan waarom je ze maakt.
Op gevoel weten we alles. Wat we willen is dat gevoel ook met rapportages onderbouwen vanuit ons systeem.
Lynn Schepers, Manager Bidteam - Daan
Meer data om te verwerken betekent een betrouwbaarder inzicht. Daarbij zijn er verschillende soorten data die je kunt gebruiken.
Verschillende soorten data in bidmanagement
Openbare data
Aanbestedingen zijn bijzonder. Veel data moet openbaar gemaakt worden.
Voor effectief bidmanagement is het doorslaggevend dat jij op de hoogte bent van die data.
Soorten data die je daarbij gebruikt zijn:
- Overheidsaankondigingen: informatie over contract vereisten, specificaties, deadlines en evaluatiecriteria
- Toegekende contracten: winnende inschrijver, contractwaarde en werkzaamheden
- Markt- en sectorrapporten: markttrends, klantbehoeften en concurrentieanalyse
- Openbare regelgeving: bid vereisten, evaluatiecriteria en contractvoorwaarden
Performance data
Iedereen die ooit inschreef op een aanbesteding, krijgt data van zijn prestatie. Je krijgt hierbij een stuk meer data dan bij RFP’s, waaronder informatie over jouw concurrentie.
Deze leg je naast jouw voorstel om erachter te komen wat het verschil is in expertise, ervaring, of prijs. Daardoor weet je waarom je wint of verliest.
Data die je daarvoor gebruikt is:
- Gunningsbesluit: naam van de winnaar, technische specificaties van het aanbod, klanttevredenheidsscores, prijs, kwaliteitsscores en andere beoordelingscriteria die tot selectie hebben geleid.
- Afwijzingsgesprek: context en informatie over de tekortschietingen van de inschrijving. Sales’ inzicht op de verhouding van deze informatie tot wat er eerder duidelijk werd uit klantgesprekken.
Kwalificatie data
Door bid/no-bid beslissingen goed op te slaan, leer je of de inschatting van jouw kansen accuraat is. Zo kan je vanuit je no-bids duidelijk analyseren waar je op moet verbeteren om meer inschrijvingen te doen.
Als je product tekortschiet, communiceer je het in een data rapport met de productafdeling. Als het klantcontact niet goed genoeg blijkt, geldt hetzelfde voor sales.
In-Procesdata
Je krijgt per tekst en kwaliteitscriterium feedback terug vanuit de aanbestedende dienst.
Je weet welke tekst is ingevuld voor welk criterium. Als die tekst niet goed scoort, ga je op zoek naar de reden. Vragen die je jezelf kunt stellen zijn:
1. Is er iets mis met de tekst?
2. Biedt jouw organisatie simpelweg niet het winnende product?
3. Is er te weinig voorkennis geweest van de klantwens, voordat je begon met schrijven?
Kwalitatieve data
Naast numerieke data heb je ook kwalitatieve data. Houd dit goed bij om nog betere inschrijvingen te doen.
Kwalitatieve dat je bijhoudt in bidmanagement:
→ Voorafgaande klant gesprekken: context en inhoud over de klant, sales inzichten.
→ Afwijzingsgesprek: context en informatie over de tekorten van jullie inschrijving. Sales’ inzicht op de verhouding van deze informatie tot wat er eerder duidelijk werd uit klantgesprekken.
Hierdoor krijg je inzichten in de pijnpunten, behoeften of ontwikkelthema’s van de klant. Het loggen van deze data per klant kan grotere markttrends blootleggen. Dat doe je al erg gemakkelijk met een van de AI tools die te gebruiken zijn in bidmanagement.
De voordelen van datagedreven bidmanagement
Gehele commerciële afdelingen kunnen profiteren van de data uit bidmanagement. In aanbestedingen is veel informatie verplicht publiek beschikbaar. Daardoor biedt bidmanagement een betrouwbare bron voor strategische ontwikkeling van de hele organisatie. Het geeft de mogelijkheid om beter gefundeerde keuzes te maken, wat de kans op het winnen van tenders en RFP’s vergroot.
➡ Lees hoe Daan werkt met Altura.
7 praktische use cases voor datagedreven bidmanagement
Data kan vaak gebruikt worden om te verbeteren in bidmanagement. Daarom vertellen we je 7 use cases hoe jedatagedreven bidmanagement doet.
1. Teksten zijn nog niet goed genoeg
Usecase:
Je merkt op dat je scores voor het kwaliteitscriterium duurzaamheid aan het dalen zijn.
Doel:
Leren waar het aan ligt, aan de tekst of dat er op andere factoren van het voorstel verbeterd moet worden.
Oplossing:
Stap 1: filter op laag scorende teksten in je bid-content bibliotheek.
Stap 2: je bekijkt de geschreven feedback die je op deze teksten gehad hebt en verbindt daar conclusies aan.
Stap 3 (het ligt aan de tekst): roep je tekstschrijvers bij elkaar en verbeter jouw standaard teksten aan de hand van kwaliteitsscores. Bespreek waarom iets beter kan en zorg dat iedereen begrijpt waarom er aanpassingen nodig zijn.
Stap 3 (het ligt aan iets anders dan de tekst): laat met behulp van aanvullende data uit Altura zien hoe vaak bepaalde specifieke duurzaamheidseisen gevraagd worden in openbare tenders. Stel een ontwikkelingsrichting voor binnen de organisatie.
2. Te vaak no-bids voor inschrijvingen
Usecase:
Te veel inschrijvingen worden afgewezen omdat jouw product niet voldoet aan de eisen voor deelname.
Doel:
Weten wat je moet veranderen om in aanmerking te komen voor meer aanbestedingen. Minder kwalificeren als No-Bid.
Oplossing:
Stap 1: maak dashboard van alle no bids
Stap 2: zoek specifiek op trajecten waar je eigenlijk een hele hoge bid score hebt, maar enkel vanwege dit criterium niet meedoet.
Stap 3: exporteer het rapport met de belangrijkste redenen voor afwijzing. Analyseer welke productspecificaties doorgevoerd, of certificaten behaald moeten worden.
3. Pre-tender op basis van forecast
Usecase:
Een budgetprojectie maken voor jouw afdeling en tegelijkertijd zorgen dat er genoeg middelen naar een inschrijving gaan om te winnen.
Doel:
Jouw resource management in tendertrajecten forecasten voor 2024.
Oplossing:
Stap 1: bepaal welke momenteel lopende contracten in jouw markt interessant zijn. Bekijk wanneer die contracten aflopen en maak op basis daarvan je eerste forecast voor toekomstige tenders.
Stap 2: maak een dashboard met alle concurrenten die waarschijnlijk inschrijven op de trajecten die jij op het oog hebt.
Stap 3: analyseer jouw positie tegenover die van concurrenten en de match van jouw aanbod met de tender. Heb je tegenover die concurrenten veel kans, of sluit jouw aanbod perfect aan? Plan dan jouw inschrijving.
Stap 4: zeker dat je gaat winnen? Projecteer de inkomsten dan alvast in je begroting.
4. Meer marge op hetzelfde aanbod
Usecase:
Je wilt meer marge behalen met hetzelfde aanbod.
Doel:
Weten hoe je kunt blijven winnen met jouw aanbod, maar met hogere winstmarges.
Oplossing:
Stap 1: analyseer de kwaliteit- en prijsscores van jouw concurrent in een dashboard.
Stap 2: bekijk of er ruimte is om met jouw kwaliteit een hogere prijs te vragen en alsnog te winnen.
Stap 3: stel kenmerken vast waardoor je bij de volgende tender van tevoren kunt herkennen of je je dit wel of niet kunt veroorloven.
5. 10% groeien met dezelfde mensen
Usecase:
Je wilt 10% groeien, maar er is geen budget voor nieuwe mensen.
Doel:
Hoe kies ik kritischer waar ik op inschrijf, om zo minder tijd kwijt te zijn aan verliezende inschrijvingen?
Oplossing:
Stap 1: stel een kritische bid/no-bid beslissing op. Kwalificeer eerlijk op bijvoorbeeld de toepassing van jullie product, de doeltreffendheid van de pre-tender en de risico’s in de marktomgeving.
Download een van onze bid/no-bid templates.
Stap 2: je wilt hard selecteren, dus sta open voor strenge criteria. Doe niet mee aan negatief kwalificerende trajecten. Laat het management zien wanneer een tender kansloos is en waarom dat zo is.
Stap 3: alle tijd die je niet in die kansloze tender stopt, stop je in tenders die jouw moeite waard zijn, die win je dan vaker. Zo schrijf je effectiever in.
6. Winnen van de concurrentie
Usecase:
Je bent niet de grootste in de markt, maar wilt meer winnen van je grotere concurrenten.
Doel:
Weten waar je concurrenten voordeel hebben ten opzichte van jouw aanbod of benadering. Doeltreffend investeren in een betere concurrentiepositie.
Oplossing:
Stap 1: maak een dashboard waarin je jouw aanbestedingen afzet tegenover jouw grootste concurrent.
Stap 2: vindt voor welke criteria de concurrent vaak beter scoort.
Stap 3: ga op onderzoek uit waar die scores vandaan komen.
7. Lancering van een nieuw product
Usecase:
Jouw organisatie lanceert een nieuw product dat op specifieke punten beter is dan de concurrentie.
Doel:
Weten hoe je dit product optimaal in je voordeel kunt gebruiken om meer aanbestedingen en RFP’s te winnen.
Oplossing:
Stap 1: maak een dashboard van aanbestedingen of RFP’s die je verloor, of waar je niet aan meedeed. Onderzoek welke criteria werden gehanteerd.
Stap 2: leg een link tussen jouw product en die aanbestedingen en RFP’s. Herbereken jouw kansen met het product in je aanbod.
Stap 3: geef prioriteit aan aanbestedingen en RFP’s waarbij je nu een betere kans maakt. Investeer in de beïnvloeding van de opdrachtgever en zorg dat je klaar staat voor het volgende contract.
Zo begin je met datagedreven bid management in 6 stappen
Mark de Bruijn is er duidelijk over. Data verwerken in je proces is niet iets wat alleen bid en tendermanagement moet doen, maar de hele commerciële afdeling. Daarbij is het belangrijk dat je begint met een duidelijke visie op het doel dat je met data wilt bereiken. Bereid jouw team goed voor.
Bidmanagement Maturity Model
Hij ontwikkelde het Bidmanagement Maturity Model, wat hij graag voor zichzelf onderverdeeld in drie segmenten:
- Fundament (strategie en proces): voor de data visie ben je vaak afhankelijk van de korte en lange termijn doelstellingen van jouw management. Op basis hiervan stel je standaarden en gebruiken op.
- Essentie (team en kennis): je hebt verantwoordelijken aangewezen en de processen worden met regelmaat bijgehouden, zo weet je dat de data consistent is die je genereert. Informatie is door de organisatie beschikbaar.
- Next level (tools en data): de laatste stappen naar data gedreven bidmanagement, je hebt nu goed inzicht in je verbeterpotentieel door consistent data bij te houden. Daarnaast heb je een voor jou werkende dashboards met alle informatie die je nodig hebt.
Data strategie moet je als commerciële strategie zien en het ook door de hele sales organisatie beleggen. Tenders zijn net zo belangrijk als reguliere sales deals. Bovendien levert het samenbrengen van de twee een geheel beeld van jouw omgeving en prestaties.
Stap 1: Doelstelling bids
Aan de hand van jouw organisatie's doelstellingen bepaal je wat er belangrijk gaat zijn in jouw bidmanagement datastrategie. Gebruik deze doelstellingen en maak een roadmap van jouw proces. Doe onderzoek naar data mogelijkheden om te kijken of er toepassingen van data zijn die de organisatie helpen jouw doelen te behalen. Door die mogelijkheden af te zetten tegen de doelen, bepaal je hoe je data in gaat zetten.
In Mark’s geval was het doel eenduidig, maar niet eenvoudig: verhoog de omzet en het marktaandeel van zijn organisatie wereldwijd. Dat deed hij aan de hand van 3 kernprincipes:
- Proces: zorg voor een proces dat voor iedere aanbesteding of RFP gehanteerd wordt, en voor iedereen begrijpelijk is.
- Data: baseer beslissingen zoals een bid/no-bid, productontwikkelingen, tekstontwikkeling en opleidingsbudget op data.
- Tools: pas teksten opnieuw toe in soortgelijke proposals, zonder ze opnieuw te schrijven. Houdt een single-source-of-truth bij zoals beschreven in de best practices voor jouw bidmanagement.
Stap 2: Visie op data en volwassenheid
Je hebt na stap 1 een duidelijk overzicht van jouw doelen met data. Die organisatiebrede visie bevat datapunten die breder zijn dan tendermanagement, maar zijn een goede basis om jouw sales- en tenderstrategie omheen op te bouwen. Dit is belangrijk omdat er ook vanuit management ondersteuning moet zijn voor de positionering voor een concrete implementatie.
Hoe rigoureuzer jouw organisatie het dataproces wil aanpakken, hoe groter je kunt denken. Anders kun je proberen klein te beginnen om de directie met jouw resultaten te overtuigen van de waarde van data.
Stap 3: Plan van aanpak
Data succesvol implementeren is erg afhankelijk van de manier waarop je het doet. Nadat je op basis van de doelstelling je data visie hebt bepaald, neem je praktische maatregelen om deze door te voeren. Zorg ervoor dat er cohesie is in het plan als geheel. Maar voeg afdeling specifiek en per fase datagedreven beslissingen, documentatie momenten en automatisering toe waar dit mogelijk is.
- Strategie: zorg dat er samen met de hele commerciële afdeling een gedeelde visie is op aanbestedingen.
- Proces: leg de werkwijze vast waarmee je jouw data huishouding bijhoudt. Zorg dat alles gedocumenteerd wordt en dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn verdeeld. Breng voor een duidelijk proces fases aan in jouw tender benadering en train jouw team om ermee te werken.
- Team: zorg dat je genoeg mensen hebt die tender als prioriteit hebben. Vervolgens moeten deze mensen support van de directie voor de tenders die als doel gesteld zijn. Vervolgens moet er genoeg capaciteit beschikbaar zijn van bijdragers aan jouw tenders uit andere afdelingen.
- Kennis: je wijst eigenaren aan van kennisbronnen die je door de hele organisatie beschikbaar maakt. Die eigenaren zorgen dat deze bronnen up-to-date blijven met de beste informatie.
- Tools: je kiest tools die passen bij de grootte, branche en het proces binnen jouw organisatie. Profiteer van de opkomst van AI voor automatisering. Begin klein, maar ontdek de mogelijkheden voor uitgebreidere tools, zodat je weet waar die er zijn voor jouw gehele proces.
- Data: gebruik data voor de ontwikkeling van je eigen afdeling, of communiceer het intern voor strategie van de organisatie.
Stap 4: Executie
Werk samen met de eigenaren van jouw data implementatie en start. Het is belangrijk dat dit team enthousiast is en uit verschillende disciplines bestaat. Manage de executie per afdeling, fase, of proces.
Stap 5: Evaluatie
Tijdens jouw implementatieproces leer je veel van de nieuwe data en processen die beschikbaar zijn. Je ziet ook of de koers die je hebt ingezet om de organisatiedoelstellingen te behalen succesvol is. De conclusies die je daaruit opmaakt zijn weer belangrijk voor de datastrategie die jij voert met de commerciële afdeling.
Bij een goede implementatie hoort een duidelijke evaluatie. Zorg er daarom voor dat jouw doelen SMART zijn neergezet. Je evalueert per onderdeel wat er goed gaat en wat er beter kan. In overleg bepaal je wat de learnings zijn voor de toekomst. Een learning die je tegen kunt komen is bijvoorbeeld:
Evaluatie: met een Google forms applicatie kun je niet op de juiste manier data overbrengen naar jouw business intelligence platform.
Learning: Google forms is niet geschikt voor ons proces, we hebben een andere applicatie nodig voor onze toepassing.
Bijsturing: je maakt een overstap naar een andere dataverwerking software met meer mogelijkheden voor jouw toepassing.
Stap 6: Bijsturing
Tijdens de bijsturing verbind je acties aan de learnings die je tijdens de evaluatiefase hebt bepaald. Zorg dat hier opnieuw duidelijke beoordelingsstructuren voor neerzet, zodat je ook in een later stadium duidelijk evalueert of de gemaakte aanpassingen de gewenste resultaten brengen.
Pak opnieuw de doelstellingen en data visie erbij waarmee je dit project bent begonnen. Bekijk welke vervolgstappen je kunt gaan zetten. Beslis vervolgens per afdeling, fase of proces waar je gaat beginnen met vervolgstappen.
Bij toonaangevende verandering is het opnieuw erg belangrijk om support te verkrijgen van directie of management, zodat je je daadkrachtig kunt positioneren.
Data als resultaatmotor in jouw bidmanagement
Het doel van datagedreven bidmanagement is om gerichter te werk te gaan bij een inschrijving. Maar om data echt goed toe te passen moet je verder kijken dan alleen bidmanagement. Een goed dataproces heeft een organisatiebrede toepassing nodig. Daarom is het erg belangrijk dat je jouw data strategie afstemt op de organisatie doelstellingen.
Niet alleen omdat dit je een duidelijke basis geeft om vanuit te werken. Maar ook omdat je, wanneer je goedkeuring hebt, weet dat er draagvlak is en je de juiste kant op ontwikkelt.
Een plug-and-play oplossing voor data in jouw bidmanagement?
Altura heeft een software ontwikkeld voor het toepassen van data in bidmanagement. Daarmee gebruik je alle data waarover hierboven is beschreven, maar heb je niet de kennis nodig van een data engineer. Graag een kijkje nemen in ons platform? Plan een kennismaking.
