Ons verhaal Kenniscentrum

Gunningscriteria

15 maart 2022 • 1 minuut

Wat moet een inschrijver weten over gunningscriteria?
Inzicht in gunningscriteria voor aanbestedingen is voor elke inschrijvende partij van essentieel belang. Het doel van deze criteria is om te identificeren welke offerte de beste waarde voor zijn geld biedt. Formeel gezien helpt het bij de beoordeling van de offertes en zorgt het ervoor dat de economisch meest voordelige inschrijving wordt gekozen. Per sector of bedrijfstak kan het gebruik van criteria verschillen.

Voor Europese aanbestedingen en aanbestedingen onder de drempel op grond van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is het gebruik van de beste prijs-kwaliteitverhouding bijvoorbeeld het uitgangspunt.

Aanbestedingswet 2012 kent 3 gunningscriteria: de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV of EMVI), de laagste prijs en de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Criteria dienen zo te worden opgesteld dat ze eenvoudig te begrijpen zijn voor de inschrijvers.

Bij publieke aanbestedingen is het gebruikelijk om transparant te zijn over zowel de gunningscriteria als de wegingen ervan (d.w.z. de exacte waarde die elk criterium heeft ten opzichte van de andere criteria). Hoewel er nationale voorschriften zijn die bepalen hoe bepaalde overheden aanbestedingen uitvoeren, bestaat er een zekere consensus over de Europese aanbestedingswetgeving die als basis voor deze nationale voorschriften fungeert.
Over het algemeen moet concurrentie ertoe leiden dat de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt verkregen (BPKV). Zoals besproken in het artikel waarin de verschillen tussen openbare en particuliere aanbestedingen worden uitgelegd, wordt bij overheidsopdrachten sterk de nadruk gelegd op non-discriminatie en transparantie — dit omvat zowel de criteria als de weging ervan. In de particuliere sector stellen de meeste organisaties algemene criteria op, maar maken ze zelden wegingen bekend.

Soorten scoresystemen
De Economisch Meest Voordelige Inschrijving(EMVI) is een overkoepelende term voor drie soorten gunningscriteria: beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), levenscycluskosten en laagste prijs. Bij de ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’ gaat het, zoals de naam al aangeeft, om de balans tussen kwaliteit en kosten; deze beoordeling is het meest geschikt voor grotere en complexere projecten. Met ‘levenscycluskosten’ wordt bedoeld het verkrijgen van de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit over een langere termijn. Ten slotte wordt de methode van de “laagste prijs” gebruikt voor eenvoudige contracten, waarbij aanbestedende partijen abnormaal lage offertes afwijzen (omdat hierbij kwaliteit in het geding kan komen).
Het EVMI-scoresysteem werkt op basis van vier kenmerken: a) criteria die verband houden met het voorwerp van de aanbesteding b) de mate van transparantie wordt expliciet vermeld in de aanbestedingsdocumenten, c) de grondbeginselen van het EU-recht worden nageleefd, en d) de criteria mogen de aanbestedende partijen geen onbeperkte vrijheid geven.

Gunningscriteria
De gunningscriteria worden gebruikt om de bekwaamheid van de inschrijvers te beoordelen. Zoals eerder vermeld, bestaan de gunningscriteria uit meerdere factoren en worden ze vaak opgesplitst in prijscriteria en kwaliteitscriteria.
Meestal wordt de prijsstelling beoordeeld op basis van de totale kosten, waarbij de laagste het hoogste aantal punten krijgt. De inschrijver stelt vaak een prijsafbraak op, waarbij zaken als: kosten exclusief BTW, maand/jaarlijkse kosten en jaarlijkse inflatie worden vermeld.
De kwaliteitscriteria worden onderverdeeld in categorieën, waarbij voor elke categorie een weging wordt toegepast op basis van het belang dat de koper eraan hecht. Deze categorieën kunnen betrekking hebben op zaken als relevante ervaring, prestaties in het verleden, voorzieningen, managementsystemen, methodiek en waardering van taken. Natuurlijk moeten de criteria relevant zijn voor de opdracht en moeten ze met die gedachte in het achterhoofd worden geëvalueerd.

Hoe de punten worden toegekend
Inschrijvingen worden beoordeeld door een aanbestedingspanel of inkoopteam. Deze teams en panels bestaan vaak uit cross-functionele leden die kunnen behoren tot de inkoopafdeling, het management, HR… enz. Zij scoren de offertes op basis van de verschillende criteria, waarbij alle scores vervolgens worden vergeleken met de scores van de andere teamleden om de eindscores te verkrijgen. Deze scores worden vervolgens gecorrigeerd op basis van hun weging.

De toekenning van de punten kan gebeuren aan de hand van absolute of relatieve scoresystemen. Bij absolute scores wordt de geschiktheid beoordeeld op basis van een standaardschaal en worden punten toegekend op basis van de mate waarin de inschrijvingen aan bepaalde kenmerken voldoen. Bij een relatieve score worden bedrijven ten opzichte van elkaar gescoord, wat resulteert in een ranglijst van geschikte bedrijven.
Relatief scoren is weliswaar eenvoudiger voor aanbestedende diensten met beperkte marktkennis, maar brengt verschillende risico’s met zich mee. Ten eerste, als een inschrijver afvalt of zich terugtrekt, moet de hele evaluatie worden heroverwogen, aangezien de concurrentiesituatie verandert en er nieuwe vergelijkingen moeten worden gemaakt. Ten tweede is de kans groter dat de beoordelaars door de inschrijvers worden beïnvloed en gemanipuleerd.

We hopen dat dit artikel je een beter begrip geeft van hoe de evaluatie van aanbestedingen werkt, en hoe het relevant is voor het succes van inschrijvende partijen. De voorgestelde stappen zijn onder andere: het beoordelen van je inschrijving op basis van de gunningscriteria, (ver, ver) vooruit plannen om er zeker van te zijn dat er genoeg tijd is voor controle en het focussen op criteria met een zwaardere weging. Als er zaken onduidelijk zijn, schroom dan niet de aanbestedende partij om meer informatie te vragen, want het is beter om het zeker te weten dan om onjuiste aannames tevoorzie doen.