Ons verhaal Kenniscentrum
Help

Wat is e-aanbesteden?

1 maart 2022 • 3 minuten

E-aanbesteding is in de huidige aanbestedingsprocessen de standaardpraktijk geworden. Portalen voor e-aanbestedingen maken particuliere en openbare aanbestedingen efficiënter.

Wat is e-aanbesteden?

E-aanbesteden is de online versie van aanbesteden en is een essentieel instrument voor zowel overheidsinstanties als particuliere entiteiten. Het stelt kopers en verkopers in staat om snel toegang te krijgen tot (en zich aan te melden voor) aanbestedingen langs de elektronische weg. E-aanbesteden vereist dat partijen zich registreren op een e-aanbestedingsplatform (portaal). Via deze portalen kunnen inschrijvers: toegang krijgen tot aanbestedingskansen, inschrijvingen en verzoeken tot deelneming indienen, en documenten digitaal ondertekenen. Beide partijen kunnen documenten uploaden gedurende het aanbestedingsproces.

Enkele voorbeelden van e-aanbestedingsplatforms zijn: Negometrix, TenderNed, Vortal, en Mercell.

Voordelen van e-aanbesteden

Voor overheidsinstanties zijn e-aanbesteden en e-aanbestedingstools van onschatbare waarde geworden om het proces van overheidsuitgaven en aanbestedingen transparanter en efficiënter te maken. Bovendien vereenvoudigt en versnelt e-aanbesteding de procedures, verlaagt het de deelnamekosten voor beide partijen, vermindert het administratieve beperkingen en bureaucratische rompslomp, en stimuleert het innovatie. Als gevolg daarvan is e-aanbesteding geïntegreerd als onderdeel van de nieuwe EU-richtlijnen. E-aanbesteden is opgenomen in: richtlijn 2014/24/EU, betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten; Richtlijn 2014/25/EU, betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten door diensten die werkzaam zijn in de sectoren: water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten; en richtlijn 2014/23/EU, betreffende de gunning van concessieovereenkomsten die zijn omgezet naar het nationale recht van de EU lidstaat.

Deze voordelen zijn ook van toepassing op de private aanbesteding. Met e-aanbesteden is er duidelijkheid en zekerheid over de transacties. Aangezien de hele aanbestedingsprocedure online verloopt, hebben beide partijen toegang tot alle informatie. Dit voorkomt conflicten waarin partijen beweren dat ze bepaalde documenten niet hebben ontvangen. Bovendien maakt het online formaat van e-aanbesteden het mogelijk om (in real-time) de voortgang van de aanbesteding te volgen, maakt het een gestroomlijnde workflow mogelijk en biedt het een online database voor huidige en verlopen aanbestedingen.

Bovendien is tijdwinst een groot pluspunt. Het geautomatiseerde, elektronische aanbestedingsproces voorkomt vertragingen die anders zouden zijn opgetreden bij het opleveren van fysieke documentatie. Deze extra tijd betekent ook dat inschrijvers meer tijd hebben voor het voorbereiden van documenten, omdat ze niet langer rekening hoeven te houden met levertijden en het handmatig invullen van formulieren. Kostenbesparingen zijn ook een bonus, aangezien de kosten van papier, drukwerk, inkt en transport wegvallen.

Nadelen van e-aanbesteden

Er zijn een aantal nadelen bij e-aanbesteden die problemen kunnen opleveren tijdens het aanbestedingsproces. Gezien de toegankelijkheid en verspreiding van documenten online plaatsvindt, kan de digitale veiligheid een zorgpunt worden; dit kan de integriteit van bepaalde e-aanbestedingsplatforms aantasten. Bovendien kan een systeemstoring, als je voor aanbestedingskansen uitsluitend op e-aanbestedingsplatforms vertrouwt, leiden tot gemiste kansen als gevolg van te late, onvolledige of afgewezen inschrijvingen. Andere nadelen die het aanbestedingsproces kunnen bemoeilijken zijn de ingewikkelde lay-out van e-aanbestedingsplatforms, waardoor aanbestedingsdocumentatie moeilijk toegankelijk en te navigeren kan zijn. Bovendien staat het vaak beperkte format voor het indienen van inschrijvingen door e-aanbestedingsplatforms innovatie of creativiteit niet toe.

Bij Altura innoveren we het aanbestedingsproces om het voor nieuwe en ervaren inschrijvers zo efficiënt, snel en gemakkelijk mogelijk te maken om zich in te schrijven. Via ons aanbestedingsplatform kunnen inschrijvers een breed scala aan private en publieke Europese aanbestedingen bekijken. Deze aanbestedingen kunnen worden gefilterd op basis van meerdere filters (en zoekprofielen), met de mogelijkheid om eerdere, huidige en toekomstige (verwachte) aanbestedingen te bekijken. Bovendien is de toegang tot aanbestedingsdocumenten snel, intuïtief en gemakkelijk. Inschrijvers kunnen aanbestedingsdocumenten bekijken, downloaden en doorzoeken op relevante trefwoorden.