Belofte maakt schuld, misschien spannend, maar Arjan legt je deze week uit hoe jij onderstreept dat je kundig bent door weloverwogen beloftes te doen om je kansen te verhogen.
Arjan, de oprichter van adviesbureau House of Tenders, (voor succesvol inschrijven op aanbestedingen), schreef in op meer dan 300 aanbestedingen en deed sinds 2007 ervaring op in de competitieve inframarkt. Sinds 2018 heeft hij zijn focus verbreed naar o.a. ICT en facilitair, waar hij nu bedrijven helpt aanbestedingen te winnen.
Vanuit zijn ervaring legt hij je in 6 tips uit hoe je met jouw aanbestedingsplan een sterke indruk achterlaat en aanbestedingen binnenhaalt.
Tip 1: Profileer jezelf niet gelijk
Tip 2: Beschrijf eerst hoe je het probleem oplost en nog niet wat
Tip 3: Benoem het effect
Tip 4: Maak iedere maatregel meetbaar en tijdsgebonden
Vertrouwen geven
“Je plan is niet SMART genoeg.” Wie heeft dit niet eens te horen gekregen van collega’s of beoordelaars? Door het verzinnen van winnende strategieën en onderscheidende oplossingen, raken de finesses ondergesneeuwd en geeft je plan te weinig vertrouwen door niet SMART-omschreven maatregelen. De oplossing is echter simpel.
Overtuigen
Een plan moet overtuigen en dus vertrouwen uitstralen. Dit betekent dat we harde beloften moeten durven maken. Nog te vaak zie ik goed bedoelde maatregelen met onvoldoende overtuigingskracht. Zo kom ik regelmatig het woord ‘direct’ tegen. Bijvoorbeeld: “Direct na gunning zetten we een communicatiemanager in.” Dit klinkt als een sympathieke maatregel en lijkt heel SMART, maar wanneer is ‘direct’? Is dit binnen vijf minuten na gunning of binnen vijf dagen? Bij klachten van de opdrachtgever kan de aannemer hier nog onderuit komen door te zeggen dat hij vijf weken bedoelde. Dat is toch ook vrij snel, nietwaar? Het punt wat ik hier wil maken, is dat veel maatregelen op deze manier voer zijn voor juristen. Ze maken er gehakt van, want je belooft eigenlijk niks.
SMART
SMART schrijven dus? Ja en nee. Het belangrijkste zijn de tweede en laatste letter: een maatregel moet meetbaar en tijdsgebonden zijn. Als je een maatregel meetbaar maakt en er een deadline aan koppelt, dan leg je jezelf juridisch vast. Dit is wat beoordelaars willen. Laat zien dat je niet onder je maatregelen wilt uitkomen en dat je staat voor een goede en tijdige uitvoer.
Voorbeeld
De onderstaande maatregel, vond ik in een plan.
“Wij zijn overtuigd van de waarde van de LEAN-methodiek om een integraal en gecompliceerd project als Nesselanden uit te voeren. Om de verschillende werkzaamheden goed af te stemmen en integraal samen te werken, houden we na gunning LEAN-sessies.”
Als je deze maatregel SMART zou omschrijven, dan kan het op de volgende manier.
“Wij zijn overtuigd van de waarde van de LEAN-methodiek om een integraal en gecompliceerd project als Nesselanden uit te voeren. Om de verschillende werkzaamheden goed af te stemmen houden we binnen drie weken na gunning een LEAN-sessie. Deze herhalen we iedere drie maanden. Vanuit ons bedrijf is minimaal onze projectleider, werkvoorbereider en technisch manager aanwezig. Daarnaast zorgen wij ervoor dat onze belangrijkste onderaannemers X en Y ook bij de sessies aanwezig zijn.”
Bij de laatste maatregel leg je dus vast wanneer je het doet, wie het doet en hoe vaak je het doet. Het is lastig om onder deze maatregel uit te komen. En dat is goed, want dat geeft vertrouwen.
Ontdek hoe bedrijven met Altura 60% meer relevante aanbestedingen vinden.