Kenniscentrum
Aanbestedingstips

Arjan van Leest - Tip 2: Beschrijf eerst hoe je het probleem oplost en nog niet wat

9 maart 2022 • 3 minuten

Deze week legt Arjan van House of Tenders je in zijn tweede tip uit hoe je het structureren van jouw inschrijving aanpakt en zo logisch opbouwt naar je oplossingen.

Arjan, de oprichter van adviesbureau House of Tenders, (voor succesvol inschrijven op aanbestedingen), schreef in op meer dan 300 aanbestedingen en deed sinds 2007 ervaring op in de competitieve inframarkt. Sinds 2018 heeft hij zijn focus verbreed naar o.a. ICT en facilitair, waar hij nu bedrijven helpt aanbestedingen te winnen.

Vanuit zijn ervaring legt hij je in 6 tips uit hoe je met jouw aanbestedingsplan een sterke indruk achterlaat en aanbestedingen binnenhaalt.

Tip van vorige week:
Profileer jezelf niet gelijk

Deze week legt Arjan je in zijn tweede tip uit hoe je het structureren van jouw inschrijving aanpakt en zo logisch opbouwt naar je oplossingen.

Eerst het probleem, dan pas de oplossing

Als je de tips uit het eerste hoofdstuk hebt toegepast, dan heb je een goede analyse gemaakt en weet je welke problemen je gaat oplossen. Je hebt het ‘waarom’ helder gemaakt. Nu volgt het ‘hoe’ en het ‘wat’.

Een aanbestedingsleidraad vraagt naar oplossingen, het is dan ook heel verleidelijk om gelijk met een hele hoop oplossingen te komen. Mijn advies is om oplossingen helemaal achteraan in je hoofdstuk te zetten, zodat je een logische verhaalopbouw krijgt.

Hoe

Sommige aanbestedingen zijn heel procesmatig, andere veel minder. Het uittekenen van een bepaald proces geeft veel inzicht in wie welke actie moet nemen om ervoor te zorgen dat het project naar wens verloopt. Een proces zorgt voor een logische opbouw in je stuk en verbindt je analyse aan je oplossingen.

Neem bijvoorbeeld het risicoproces. Stel je voor dat de aanbestedingsleidraad vraagt om het geven van vijf toprisico’s plus beheersmaatregelen. Je hebt hiervoor een bijlage beschikbaar voor je risicodossier en een A4 om je risico’s te onderbouwen.

Als je ons stappenplan volgt, dan zou je het hoofdstuk ‘risicomanagement’ als volgt opbouwen:

1. Je beschrijft waarom risicomanagement voor dit project zo belangrijk is.

Je laat hiermee zien dat je het belang van de opdrachtgever snapt.

2. Je laat zien hoe je binnen het project invulling geeft aan risicomanagement.

Het is het makkelijkst om een risicoproces te visualiseren en te laten zien wie, wanneer welk actie neemt.

3. Voor je concrete oplossingen, verwijs je naar de bijlage.

Het grootste voordeel van het weergeven van je proces is dat je aantoont dat je niet alleen de weergegeven problemen kan oplossen, maar dat je ook in veranderende omstandigheden goed kan optreden. Een proces geeft dus vertrouwen.

Wat

Nu mag je eindelijk je oplossingen opschrijven. ☺ De kunst is om deze oplossingen te koppelen aan je ‘waarom’ en je ‘hoe’, zonder te langdradig te worden. Neem als richtlijn acht maatregelen per bladzijde. Heb je er minder dan zes? Dan schrijf je waarschijnlijk te wollig. Heb je er meer dan tien, dan onderbouw je je maatregelen waarschijnlijk niet goed. Hierbij een voorbeeld van een goed opgeschreven maatregel:

Buffers in de planning: per fase hebben we een buffer van twee weken opgenomen in de planning. Eventuele vertragingen door onwerkbaar weer vangen we op deze manier op. Meerwaarde: we borgen dat we uiterlijk 31 januari het werk opleveren.”