Hoe ziet een aanvraag tot inschrijving eruit?

Een “uitnodiging tot inschrijving” is het document dat het startschot geeft voor de aanbestedingsprocedure, en wordt vaak aangeduid als: ‘call for bids’, ‘invitation to tender’ (ITT), invitation for bid (IFB), en ‘request for tenders’. Dit (papieren of elektronische) document wordt door aanbestedende diensten gepubliceerd om geschikte leveranciers te vinden voor de goederen of diensten die zij nodig hebben. De leveranciers aan wie gevraagd wordt een offerte in te dienen, zijn waarschijnlijk als geschikt beoordeeld op basis van het voorafgaande (reselectie document. Deze procedure is echter afhankelijk van het soort aanbesteding. Dit artikel gaat in op de typische inhoud van een uitnodiging tot inschrijving.

Wat staat er in een uitnodiging tot inschrijving?

De structuur van een uitnodiging tot inschrijving varieert naar gelang van de complexiteit van het project en de bedrijfstak en industrie waartoe het project behoort. De algemene inhoud omvat echter het volgende:

De ‘uitnodiging tot inschrijvings’-brief

Dit onderdeel van het document is de formele brief waarin de leverancier wordt uitgenodigd om in te schrijven op een aanbesteding. Het vermeldt de belangrijkste contactpersonen voor als de inschrijver belangstelling heeft. Daarna volgen de voorwaarden en bijzonderheden voor het project.

Achtergrond (van de aanbestedende partij)

Hier geeft de aanbestedende partij een kleine inleiding over zijn entiteit en het project. Dit gedeelte kan informatie bevatten zoals de taakomschrijving van de aanbestedende dienst, de rol, de organisatiestructuur en de context van het project.

Tijdschema

Geeft alle belangrijke deadlines weer voor het kiezen van een leverancier.

Richtlijnen voor het indienen van inschrijvingen en reacties

Geeft informatie over de (wettelijke) procedurele stappen voor het reageren op de aanbesteding, en wat een antwoord op de aanbesteding al dan niet mag bevatten (bv. grafieken, diagrammen, enz.). Het gaat ook in detail in op welke informatie van leveranciers wordt verlangd (bv. reikwijdte van het werk, leveranciersprofiel, succescriteria).

*Beoordeling van de offerte

Dit onderdeel behandelt een hele reeks punten waarop de offerte zal worden beoordeeld. Het kan gaan om: prijs, managementinformatie, naleving van het contract, dienstverlening capaciteit (bv. kwaliteit, ervaring met levering, plannen voor voortdurende verbetering), en financiële implicaties.

Wie kan op de aanbesteding reageren?

Hoewel de voltooiing van het preselectie document meestal voorafgaat aan de verzending van de aanbesteding, kan niet iedereen die denkt geschikt te zijn of wil inschrijven, reageren op een aanbesteding. Er zijn namelijk drie soorten aanbestedingen die bepalen wie wel en wie niet op een aanbesteding kan reageren: open aanbesteding, niet-openbare aanbesteding, (enkelvoudige) onderhandse aanbesteding.

1. Openbare aanbestedingen

Alle geïnteresseerden mogen zich inschrijven op het project.

2. Niet-openbare aanbestedingen

Alleen een handvol inschrijvers die vooraf zijn geselecteerd om op de aanbesteding in te schrijven, kunnen hun offerte indienen. Dit proces resulteert gewoonlijk in een shortlist van geschikte leveranciers, als resultaat van preselectie document, die ongekwalificeerde inschrijvers eruit filtert.

3. (Enkelvoudige) Onderhandse aanbesteding

Slechts één potentiële leverancier wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen.