Ons verhaal Kenniscentrum
Help

Openbare-, niet-openbare procedure en enkelvoudige onderhandse aanbesteding

1 maart 2022 • 3 minuten

De drie soorten aanbestedingen openbare- en niet-openbare procedure en enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Deze verschillen zowel in wie kan inschrijven als de voor- en nadelen.

Je bent al dan niet nieuw in de aanbestedingsprocedure. Als je dat wel bent, heb je waarschijnlijk de zinnen "onderhandelde aanbesteding", "open procedure" en "niet-openbare procedure" links en rechts voorbij zien komen. Als je een veteraan bieder bent, is dit artikel misschien niet zo interessant - dan hebben we hier een aantal andere artikelen die kunnen helpen om de manier waarop je aanbesteedt te verbeteren.

Zoals je wellicht al weet, zijn er verschillende soorten aanbestedingsprocedures die bepalen wie een voorstel voor een specifieke aanbesteding kan indienen. Dit heeft te maken met het brede scala aan goederen en diensten dat door de inschrijvers wordt gevraagd, en die soms alleen voor bepaalde kandidaten geschikt zijn. In dit artikel helpen wij jou om de voor- en nadelen van de meest gebruikte aanbestedingsprocedures te begrijpen.

Openbare procedure

Dit is hedendaags de meest gebruikte aanbestedingsprocedure. Dit proces nodigt iedereen uit om een aanbestedingsvoorstel in te dienen en biedt iedereen gelijke kansen. dit heeft als doel: het stimuleren van concurrentie, iedereen een eerlijke kans geven door discriminatie tot een minimum te beperken en het zou ervoor moeten zorgen dat de aanbestedende partij de meest kosteneffectieve optie ontvangt. Dit op haar beurt moet innovatie stimuleren.

Open procedures brengen ook een aantal nadelen met zich mee. Het is bekend dat het langzaam en kostbaar is, omdat het de aandacht trekt van een groot aantal leveranciers - waarvan er veel ongeschikten alsnog beoordeeld moeten worden. Dit kan leiden verspilling van tijd, geld en moeite bij het indienen en analyseren van een aanbestedingsvoorstel. Tot slot, hoewel concurrentie gunstig is voor de aanbestedende partij, aangezien inschrijvers ook op prijs concurreren, moeten zij voorzichtig zijn. Hoewel laaggeprijsde aanbestedingen aantrekkelijk kunnen lijken, kan er sprake zijn van een afweging tussen prijs en kwaliteit. Bij een lagere prijs kan er gewerkt worden met materiaal van lage kwaliteit, een lage kwaliteit van het werk en andere factoren om kosten te drukken.

Openstaande aanbestedingen kunnen zowel in één als in twee fasen plaatsvinden. Een enkelvoudige aanbesteding vindt plaats als er voldoende informatie is om direct tot een prijs te komen. Een tweefasige aanbesteding daarentegen betekent dat de informatie in eerste instantie onvoldoende is, waardoor er twee afzonderlijke overeenkomsten ontstaan. De eerste regelt de technische specificaties, de tweede de prijs.

Niet-openbare procedure

Deze aanbesteding is restrictiever, waarbij de aanbestedende partij een aantal leveranciers voorselecteert en hen uitnodigt zich in te schrijven voor het contract. Dit type procedure is het meest geschikt voor complexe contracten die slechts overeenkomen met de capaciteiten van enkele bedrijven, en heeft als doel de kwaliteit van de ontvangen offertes te verbeteren. Deze bedrijven hebben over het algemeen relevante ervaring, wat betekent dat zij bevoegd zijn voor soortgelijke projecten (bijvoorbeeld in termen van complexiteit, omvang en aard). Over het algemeen worden niet meer dan 6 leveranciers uitgenodigd om een offerte in te dienen. Met deze leveranciers wordt eerst contact opgenomen om hun belangstelling voor het contract te peilen; van de geïnteresseerden - zij die uiteindelijk een offerte indienen - wordt een inschrijver geselecteerd op basis van bepaalde criteria (bijvoorbeeld prijs, kwaliteit).

De voordelen van een selectieve aanbesteding zijn dat deze sneller tot stand komt dan een open aanbesteding en als minder verspillend kan worden beschouwd. Dit komt met name door de lagere documentatiekosten. Toch brengt de niet-openbare procedure ook nadelen met zich mee. Het heeft de neiging kleinere leveranciers uit te sluiten die bezig zijn zich in de markt op te werken. Bovendien gaat het bij deze contracten meestal om een hogere prijs, vanwege het gebrek aan concurrentie. Het gebrek aan concurrentie kan nog worden versterkt door het risico op kartelvorming en bevoordeling tijdens het keuzeproces.

Net als bij een openbare aanbesteding kan de selectie in één of twee fasen plaatsvinden.

Enkelvoudige onderhandse aanbesteding

Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt één leverancier benaderd die zeer geschikt is voor een gespecialiseerd contract, of wordt een leverancier gekozen om een bestaand contract te verlengen. Dit soort contracten komen veel voor in de bouw- en technische industrie
Aangezien de aanbestedende partij en de inschrijver elkaar en hun werk kennen, kan dit het aanbestedingsproces versneller en kunnen kosten voorkomen worden. Daarnaast is er sprake van kwaliteitszekerheid en een hoger verwacht slagingspercentage gezien de (verlengde) relatie tussen de opdrachtgever en de leverancier.

Het nadeel is dat de prijs van het contract waarschijnlijk zeer hoog is, waardoor de kosten die bij een selectieve en open aanbesteding zouden worden gemaakt, kunnen worden overtroffen. Bovendien is de onderhandeling niet zo eenvoudig als gedacht. Het ontbreken van concurrentie kan leiden tot een langere onderhandelingsperiode, om er zeker van te zijn dat beide partijen een eerlijk contract ondertekenen.

Het is belangrijk om te weten wat de verschillende soorten aanbestedingsprocedures inhouden en hoe deze het aanbestedingsproces beïnvloeden. Dit helpt bedrijven om beter te begrijpen (en zich voor te bereiden) met welke (niet-)concurrerende omgeving ze mogelijk te maken hebben.