Hoe je minder “te druk” bent in tendermanagement - twee strategieën om je workload beter te managen

Bij ieder gesprek dat wij hebben met bid- of tendermanagers horen we het. De werkdruk in het vak is moeilijk beheersbaar. Vaak werk je in vijf trajecten tegelijk. Ieder traject heeft zijn strakke deadlines en daar voelt jouw agenda de consequenties van.

Wouter van Tienhoven (ex Yacht, Facilicom, Deloitte, Randstad), expert bidmanager en voorzitter van APMP Nederland was te gast in Altura’s Bidcast. We spraken over workload management voor bid managers.

In deze podcast leer je:
Door een strenge bid/no-bid beslissing de effectiviteit van je team te verbeteren.
Door het invoeren van points-of-no-return (beslissingen waar je niet op terugkomt) tijdsdruk beperken.

Waarom ligt workload bij een bid- of tendermanager hoog?

Een van de uitdagingen onder bid managers is de hoge werkdruk. Waarom zijn bid managers vaak druk? de top vijf redenen:

• De capaciteit in het bid team is onvoldoende
• De organisatie schrijft te vaak in op inschrijvingen die niks opleveren
• Het doorgronden van een aanbestedende dienst vraagt veel tijd
• Werkprocessen zijn niet efficiënt ingericht
• Er wordt nog te vaak op gevoel gewerkt

Hoeveel tijd en geld kost het inschrijven op een aanbesteding?

Bij het inschrijven op aanbestedingen zijn veel mensen betrokken. Gemiddeld werken er tussen de 3 tot 10 mensen aan. De vormgeving van een inschrijving kost tijd, moeite en middelen. Wouter schat in dat er gemiddeld 120 uur bid writing en 80 uur bidmanagement aan te pas komt.

De kosten voor het inschrijven op een aanbesteding lopen snel op tot meer dan €30,000. Hier komen de uren van bijv. subject matter experts, prijsberekening en juridische ondersteuning nog bij.
Consequenties van inschrijven op de verkeerde aanbestedingen

Naast de gemaakte kosten zijn er andere consequenties. Het inschrijven op aanbestedingen wordt vaak gedaan op “goed gevoel”. Een sales manager kent de inkoper. Of er is ooit een aanbesteding gewonnen in de branche. Maar helaas, gevoel is niet een sterke leidraad. Dit zijn de pijnlijke gevolgen van verkeerd inschrijven:

• Je kan je tijd besteden aan een traject dat wel juist voor jou is.
• Een minder gemotiveerd tenderteam
• Negatief beeld van jouw organisatie
• Verlies van kostbare tijd (hieronder meer)

Strategie 1: Het juiste bid/no-bid proces weet of je een aanbesteding kunt en wilt winnen

###De bekende bid/no-bid beslissing
De bid/no-bid beslissing is de belangrijkste beslissing in tendermanagement. Het doel van deze beslissing is om te voorkomen dat je kostbare middelen, tijd en moeite verspilt aan een aanbesteding die je waarschijnlijk niet wint.

Hoe bouw ik een goede bid/no-bid matrix?

Voor een goede bid/no-bid is het belangrijk stil te staan bij de doelen van je organisatie. Overleg wat de antwoorden zijn op de volgenden vragen. Deze thema’s zijn het fundament waar jij je bid/no-bid matrix op baseert.

• Zijn er non-negotiables waar een aanbesteding aan moet voldoen om mee te (kunnen) doen?
• Past deze aanbesteding bij de doelen van onze organisatie gedurende het contract?
• Sluit de levering, werk of dienst aan bij het aanbod wat ik met onze organisatie in de markt wil zetten?
• Wat is mijn ideale klant en waarom win ik bij één klant meer dan bij een andere?
• Bij welk type inschrijving of onderdeel van een inschrijving scoort mijn organisatie goed? Bij welk soort contracten kan ik hier een voordeel uit halen?

Wanneer doe je een bid/no-bid beslissing?

Zet de bid/no-bid beslissing in op de volgende momenten:

• Voordat de aanbesteding is gepubliceerd, bij jouw eerste kwalificatie.
• Na de nota van inlichtingen, wanneer je vragen hebt gesteld over de uitsluitingsgronden en voor jou belangrijke onderwerpen.
• Op een door jou gekozen moment. Bijvoorbeeld bij de prijsbeslissing, of bij reflectie op een van de conceptversies van de inschrijving.

Wat zijn de voordelen van een goede bid/no-bid beslissing?

• Je behaalt een hogere winrate, omdat je beslissing gebaseerd is op voordelen die jouw organisatie heeft.
• Het gebrek aan capaciteit zal verminderen omdat er minder trajecten zijn.
• Je schrijft minder in op aanbestedingen die niks opleveren.
• Je kunt makkelijker laten zien waarom je mee wilt doen aan een aanbesteding en waarom niet.
• Er komt meer tijd en focus vrij voor de trajecten waar je wel aan mee doet.

Strategie 2: Minder meningen voor een strak proces

Nu jouw bid/no-bid beslissing er voor zorgt dat je de juiste trajecten kiest, is het belangrijk om workload weg te nemen in het inschrijfproces. Bid teams zijn meer afhankelijk van strategische keuzes dan je denkt. Om dit te verminderen, moet een structuur worden aangebracht.

‘Points-of-no-return’

Wat zijn points of no-return? De grootste fout in het inschrijfproces is dat de CFO twee dagen voor de deadline de pricing wilt aanpassen.
Dit willen we voorkomen. Points of no-return zijn momentopnamen van keuzes die gemaakt worden. Hierna wordt er niet meer gepraat of overlegd over de keuze.
In het inschrijfproces worden veel keuzes gemaakt. Points of no-return helpen je om bij die keuze te blijven. Zorg dat er voor deze keuzes vast staan en dat alle stakeholder aanwezig zijn, of op de hoogte.

Zo gebruik je ‘Points-of-no-return’

Geef aan welk onderwerp bij een beslismoment bespreekbaar is. Maak daarbij duidelijk dat de beslissing definitief is. Zo voorkom je dat collega's terugkomen over onderwerpen als win thema's, KPI’s, illustraties, of prijsbeslissingen.

Als onderwerpen op deze manier vast staan, kunnen bid teams efficiënter werken. Het doel van de ‘points-of-no–return’ is om sneller tot keuzes te komen, en vermijden van telkens discussiëren over de inschrijving.

Hoe zet je ‘points-of no-return’ in?

• Na de nota van inlichtingen (hier overweeg je uitsluitingsgronden en bevestig je dat jouw aanbod aansluit op de aanbesteding).
• Na vaststellen van jouw winnende prijs.
• Na het vaststellen van KPI's.
• Na de definitie van win thema's.

Wat zijn de voordelen van ‘points-of-no-return’?

• Urgentie die de effectiviteit verbeterd.
• Meer focus bij het bid team en alle stakeholders.
• Minder tijd kwijt aan teksten schrijven.
• Minder fouten en slechte verhaallijn in de inschrijving

De tijdswinst die je behaalt kun je inzetten om nog effectiever te werken. Verbeter jouw winkans door toenadering met sales en aanwezigheid in het voortraject. Of implementeer datamanagement om een duidelijker beeld te krijgen van jouw kwaliteiten.

Hulp nodig bij het datamanagement van jouw inschrijfproces en bid/no-bid beslissing? Wij leiden je graag rond op ons platform. Plan een demo in bij een van onze collega’s.

Meer lezen over hoe wij de bid/no-bid beslissing toepassen in ons platform? lees dan hier verder.