Kenniscentrum
Aanbestedingstips

10 Handige Productiviteit tools voor inschrijvers

1 maart 2022 • 6 minuten

Het is niet altijd gemakkelijk om uw productiviteit als inschrijver te behouden of verhogen, maar deze 10 productiviteit tools helpen u daarbij.

Als er één ding is dat inschrijvers weten, dan is het wel dat inschrijven vaak een moeizaam, complex, meerstappenproces is dat van inschrijvers vereist dat ze zeer adaptief en wendbaar zijn. Dit is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan. Tijdmanagement is cruciaal en met efficiëntie als doel, moeten inschrijvers op zoek gaan naar verschillende manieren om hun productiviteit bij aanbestedingen te verhogen. In dit artikel kijken we naar 10 handige tools die inschrijvers kunnen gebruiken om hun aanbestedingsprocessen te verbeteren.

1. RescueTime

Voor wie worstelt met tijdmanagement bij aanbestedingen en zich afvraagt hoe de tijd zo snel voorbij vliegt, zou RescueTime wel eens de redding kunnen zijn. Deze app laat je precies zien waar je jouw tijd aan besteedt, geeft je inzichtelijke rapporten, en de mogelijkheid om die vervelende afleidingen te blokkeren.

Functies: automatische tijdsregistratie; gedetailleerde rapporten, trends en inzichten; mogelijkheid om doelen te stellen; offline tijdsregistratie; blokkeren van afleidende websites; mogelijkheid om RescueTime te integreren met andere belangrijke apps (bijv. Agenda, Slack). Het gebruik van functies varieert afhankelijk van het abonnement.
Beschikbaar voor: Mac, Windows, Google Chrome, Android, iOS.
Prijs: er worden twee abonnementen aangeboden: ResueTime Lite (gratis) en RescueTime Premium ($9/maand). RescueTime biedt een gratis proefperiode van 14 dagen voor hun Premium-plan.

2. Basecamp

Voor teams die op zoek zijn naar samenwerken op afstand tijdens het aanbestedingsproces, is Basecamp de perfecte real-time communicatie tool. Het kan worden gezien als een projectmanagement tool die teams helpt de manier waarop ze communiceren te verbeteren, waardoor er uiteindelijk minder niet productieve vergaderingen nodig zijn. De software bevat verschillende hulpmiddelen die nodig zijn voor een project en brengt ze samen op één plaats.

Functies: to-do-lijsten toewijzen; toegang tot digitale prikborden die kunnen worden gedeeld met iedereen of specifieke personen; deelbare planningen maken die kunnen worden samengevoegd met Google Agenda/iCal/Outlook; documenten delen en bestanden opslaan; real-time groepschat; snelle check-ins die teams helpen tijdrovende statusvergaderingen te vermijden; toegang voor klanten; voortgangsgrafieken; chatmogelijkheden; e-mails doorsturen via BaseCamp voor teamdiscussies.
Beschikbaar voor: Mac, Windows, iOS en Android.
Prijs: $99/maand voor BaseCamp Business. Gratis 30 dagen proefperiode.

3. Todoist

Heb je het gevoel dat je het beste presteert met to-do-lijstjes? Todoist biedt dat en meer, en kan een hulpmiddel van onschatbare waarde zijn voor het aanbestedingsproces. Todoist is een app die je helpt bij het organiseren van taken, het maken van planningen en het halen van deadlines. De belangrijkste eigenschap die Todoist onderscheidt is de mogelijkheid voor integratie via je laptop, desktop, mobiele apparaten, e-mails en browsers.

Functies: snel taken toevoegen; terugkerende vervaldatums instellen; taken bekijken; favoriete taken; subsecties voor taken en subtaken maken; taken prioriteren; taken delegeren; meldingen instellen voor opmerkingen, voltooide taken; opmerkingen over taken en projecten toestaan; voortgang bekijken; Todoist met belangrijke apps verbinden; geautomatiseerde back-ups; labels, filters en thema’s toevoegen; activiteitenlogs bekijken. Het gebruik van functies varieert afhankelijk van het abonnement.
Beschikbaar voor: Mac, Desktop, iOS, Android, Browser Extensies, Linux, en wearables (smartwatches).
Prijs: het Gratis plan, het Premiumplan (€3/maand/gebruiker), en het zakelijk plan (€5/maand/gebruiker).

4. Freedom

Als je makkelijker afgeleid raakt en de neiging hebt veel tijd te spenderen aan sociale media en andere dergelijke entertainment apps tijdens het aanbesteden, kan Freedom daarbij helpen. Freedom is een website blokker die gebruikers ervan weerhoudt afleidende websites te bezoeken.

Functies: websites blokkeren, apps blokkeren, internet blokkeren, synchronisatie tussen apparaten, blokkadelijsten opstellen, planning instellen, vergrendelde modus (waarin een Freedom-sessie niet kan worden beëindigd), omgevingsgeluid voor focus, sessiegeschiedenis, sessie-annotatie.
Beschikbaar voor: Mac, Windows, Android, iOS, en Chrome.
Prijs: vanaf $ 6,99/maand. Gratis testversie beschikbaar.

5. CamScanner

We weten dat het aanbestedingsproces inschrijvers kan verdrinken in het papierwerk. Als fysieke documenten nog steeds deel uitmaken van je aanbestedingsproces, is CamScanner een gemakkelijke app waarmee je deze documenten eenvoudig kunt scannen, bewerken en beheren op je mobiele telefoon.

Functies: Scan je documenten via je mobiel, bewerk afbeeldingen, OCR-herkenning (beeld naar tekst) van 40 talen, synchronisatie op meerdere apparaten op elk moment, bewerk PDF-bestanden. Gebruik van functies varieert afhankelijk van het prijsplan.
Beschikbaar voor: iOS, Android, Mac, Windows, en als een browser extensie.
Prijs: Drie opties aangeboden: Basic (gratis), Premium ($ 4,99/maand/account), en Business ($ 6,99/maand/account).

6. Spike

Word je snel overweldigd door de vele e-mails in je inbox en weet je niet waar je moet beginnen? Spike is een e-mail applicatie die je helpt om e-mails op een conversationele manier te gebruiken (denk aan WhatsApp of iMessage), en zo de formele manier waarop ze vaak worden gepresenteerd, weg te nemen. Dit maakt het beantwoorden van e-mails gemakkelijker en aangenamer. Spike kan voordelig zijn voor alle contactmomenten bij het aanbestedingsproces, omdat het notities, taken en real-time samenwerking integreert in je e-mail inbox, waardoor je minder vaak tussen verschillende apps hoeft te wisselen.

Functies: conversationele -e-mails verzenden en ontvangen, samen notities maken, samen taken uitvoeren, groepschat, agendasynchronisatie, geavanceerd zoeken, in-line RSVP, video- en audiogesprekken, cloudintegratie, e-mails plannen om later te verzenden, tekst-naar-spraak, spraaknotities verzenden en ontvangen, real-time samenwerking, herinneringen instellen, interface voor slepen en neerzetten. Het gebruik van functies varieert afhankelijk van het abonnement.
Beschikbaar voor: Windows, Mac, iOS, Android. Een web-versie is ook toegankelijk.
Prijs: Vier prijsplannen beschikbaar: Gratis, Pro ($4/maand/account), Business ($6/maand/account), en Enterprise ($40/maand/account).

7. LiquidText

Aanbestedingsdocumenten kunnen behoorlijk ingewikkeld, complex en langdradig zijn. Deze documenten ontleden om te begrijpen wat de aanbestedende dienst echt wil van een inschrijver kan vaak moeilijk zijn. Voor degenen die houden van het ontleden van documenten in alledaagse termen, kan LiquidText het markeren, annoteren en doorzoeken van PDF-documenten een fluitje van een cent maken.

Functies: documenten verzamelen en organiseren, annoteren, kopiëren en highlighten, op meerdere manieren samenwerken met collega’s, verbanden tussen notities bekijken, door tekst zoeken, en documenten exporteren (PDF, DOCx) om ze met anderen te delen.
Beschikbaar voor: Mac, iOS, Windows
Prijs: Gratis te downloaden met basisfuncties. Upgraden naar LiquidText Pro vereist een eenmalige aanschaf van $30, maar er zijn mogelijke kortingen te verkrijgen.

8. Pomodor

Nog nooit gehoord van de Pomodoro-techniek? Het is heel eenvoudig. Je werkt 25 minuten, en neemt dan 5 minuten pauze. Om de 4–5 pomodoros is een langere pauze van 20–30 minuten gerechtvaardigd. Als je dol bent op de Pomodor-techniek voor tijdbeheer, kan de Pomodor app een hulpmiddel zijn om dat efficiënter te doen. Met Pomodor kun je timers instellen die aansluiten op jouw eisen. Het is een geweldig hulpmiddel voor wie de efficiëntie van zijn aanbestedingsproces wil verhogen. En het mooiste van alles? Je hoeft geen software te downloaden om Pomodor te gebruiken, want het is volledig online te gebruiken.

Functies: Stel je tijdsduur in voor werk, korte pauze, lange pauze; stel het aantal rondes in; donkere modus/lichte modus; notificaties; werkstatistieken beschikbaar; labels toevoegen.
Beschikbaar voor: Webbrowsers.
Prijs: Gratis.

9. DeskTime

Vergelijkbaar met RescueTime, richt DeskTime zich meer op de professionele (team)omgeving, waarbij productieve apps (en nuttige tijd) duidelijk worden onderscheiden van niet productieve apps (en verspilde tijd). Dit helpt teams elkaars prestaties en workflows te begrijpen.

Functies: automatisch bijhouden van tijd, bijhouden van documenttitels, kostenberekening (wanneer werknemers worden betaald op basis van de tijd die in een project is geïnvesteerd), afwezigheidskalender, offline tijdregistratie, automatische screenshots die met tussenpozen worden genomen (om ieders productiviteit te belichten), Pomodoro-timer, integraties met derden, URL & app-tracering, projecttracering, optie voor privétijd, facturering, genereren van aangepaste rapporten, roosterplanning. Gebruik van functies varieert afhankelijk van het prijsplan.
Beschikbaar voor: Mac, Windows, Linux, iOS, Android
Prijs: Vier prijsplannen beschikbaar: Lite (gratis), Pro, Premium, Enterprise. De prijs voor elk plan hangt af van het aantal mensen in het team. Dit kan worden berekend op de website.

10. Otter.ai

Als jij het type persoon bent dat belangrijke punten tijdens vergaderingen niet kan onthouden, kan Otter.ai je helpen je geheugen op te frissen zonder dat je handmatig notities hoeft te maken. Otter.ai automatiseert vergadernotities, markeert trefwoorden en voorziet gebruikers van volledige audio transcripties.

Functies: real-time transcripties; audio opnemen en afspelen, trefwoorden genereren; audio’s doorzoeken op trefwoorden; media toevoegen aan transcript, samenwerken met groepen; documenten organiseren in mappen; audio en tekst exporteren; Zoom opnames synchroniseren; audio importeren; audio bewerken om stiltes over te slaan; spreker voiceprints; tijdcodes; gebruiksstatistieken. Het gebruik van functies varieert afhankelijk van het tariefplan.
Beschikbaar voor: iOS en Android.
Prijs: Drie opties aangeboden: Basic, Pro ($8,33/maand/gebruiker), en Business ($20/maand/gebruiker).

Nu je op de hoogte bent van deze 10 handige productiviteitstools, hopen we dat je aanbestedingservaring soepeler en aangenamer wordt.